企業檔案管理制度

(一)總則

第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種檔案、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類檔案分別由黨委辦公室和厂部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收
　　1.凡來廠公啟檔案(除廠領導訂啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外)後分別交兩辦機要祕書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
　　2.對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。

第五條　公文的編號保管
　　1.兩辦機要祕書對上級來文拆封後應及時附上檔案處理傳閱單，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟檔案，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。
　　2.本廠外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交兩辦機要祕書進行登記編號保管，不得個人儲存。

第六條 公文的閱批與分轉
　　1.凡正式檔案均需分別由兩辦主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱籤後，由機要祕書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
　　2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯絡後再分轉處理。
　　3.為加速檔案運轉，機要祕書應在當天或第二天將檔案送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 檔案的傳閱與催辦。
　　1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
　　2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
　　4.檔案閱完後，應送交兩辦機要祕書，切忌橫傳。
　　5.兩辦機要祕書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
　　6.按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

(三)發文的管理

第八條 發文的規定

　　1.全廠上報下發正式檔案的權力分別集中黨委和厂部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
　　2.各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦稽核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體檔案由黨委批轉。
　　3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。

第九條 發文的範圍：

　　1.凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

　　2.黨委、厂部下發檔案主要用於：
(1)公佈全廠規章制度；
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案；
(3)公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；
(4)公佈全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)釋出有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關全廠的重大事項；

　　3.黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯絡有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案釋出。