企業會計檔案管理制度

1範圍

本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核。

本標準適用於xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業財務通則》。

財政部會第5號《企業會計準則》。

財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。

華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)

3管理職責

會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。

4管理內容與要求

4.1基本任務

4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑑定、銷燬與統計本局形成的會計檔案，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、複製利用工作，為全域性經營管理工作服務。

4.1.3負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。

4.1.4負責對已超過保管期限的或無儲存價值的會計檔案提出存毀意見，並監銷經批准銷燬的會計檔案。

4.2歸檔範圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字說明，其他財務報告。

4)其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，其他應當儲存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊、保管清冊、銷燬清冊。

4.2.2局財務部採用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔案外，還應將磁碟、光碟等磁性介質移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔範圍詳見本局標準：《檔案材料歸檔管理規定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，並編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，暫由局財務部保管一年，期滿之後，第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等內容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢後，交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據計算機檔案管理程式的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的順序，逐卷、逐個欄位地輸入微機。

4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄專案的內容後，按“年度——會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑑定與銷燬

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年4類。

4.5.2全域性職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、銷燬清冊等，定為永久保管。

4.5.3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、彙總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行餘額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理後的卡片、月、度會計報表其保管期限定為5年。

4.5.6主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規定確保的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。

4.5.9局分管領導須在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。

4.5.10銷燬會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷燬會計檔案前，按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案；銷燬後，須在會計檔案銷燬清冊上簽字蓋章，並將監銷情況向局分管領導報告。

4.5.11保管期滿後但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢索工具，積極主動地提供檔案，為全域性經濟工作服務。

4.6.2歸檔儲存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分管領導批准，可以提供查閱或複製，並辦理登記手續。

4.6.3查閱或複製會計檔案的人員，不準在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫溼度，即：溫度控制在14℃～24℃之間，溼度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕。

5檢查與考核

本標準的檢查與考核按《xxxxxx質量綜合考核辦法》執行。

本標準的檢查與考核還應按xxxxxx有關規定執行。