校社團聯合會檔案管理制度
為了加強對社團檔案資料的管理,規範社團的建設,提高工作水平,根據檔案管理實際情況,制定本制度。
第一條校社團聯合會檔案的管理工作由祕書處具體負責、專人管理,保證檔案管理的科學性、合理性。各社團應根據本制度制訂相應的檔案管理條例。
第二條檔案的分類管理:對校社團聯合會所有資料包括各社團上交的資料,進行統一整理和分類,校社團聯合會自身的各種資料按類別、性質分檔,各社團上交的資料按社團類別分檔。
第三條資料的存檔:按資料的性質、類別存檔、編號,統一入檔,每週對新資料進行一些清點,由專人負責分類存檔在年底統一上交校團委:
(1)每學期開學初:各社團負責人存以下資料:社團登錄檔、社團成員登記表、社團負責人登記表、社團學期工作計劃、社團會費收費情況及使用範圍。(合指導老師和掛靠單位意見)
(2)學期末存如下材料:社團工作總結、社團材料彙編、社團成員、個人小結、社團負責人總結及建議;社團活動申請登記表、社團的活動圖片及社團其他主要成果、財務帳目報表;
(3)以上材料應以列印稿留存,所有材料應客觀、公正、真實。
第四條檔案的查閱。需要查閱相關資料的按以下要求進行:
(1)校社團聯合會所有成員都有權檢視資料,辦公室成員可自由查閱,其它成員需查閱的,要經辦公室副主任或檔案管理負責人的許可。
(2)各級社團成員,如需查閱相關資料的,應說明理由報請校社團聯合會組委會批准。
(3)任何查閱人員,必須保證檔案的完整性,查閱後要恢復原狀,不得亂扔亂放,同時未經特別許可不得在其上塗改,或帶出,或影印,或其它非法形式使用,若有任何失誤,將按有關規定予以追究當事人責任。
第五條檔案的更新:每學期期未對全部檔案清點整理一次,根據實際情況或需要作以調查、更新,使之日趨合理化、科學化
附:本制度自公佈之日起實行,解釋權東華理工南昌校區社團聯合會。
東華理工大學南昌校區社團聯合會
20XX年7月23日
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