檔案收發管理制度
職場規章制度1.91W
檔案收發管理制度
一、總經辦設專人負責檔案的管理工作,對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般檔案收到後應在當日內或次日中午前送批,緊急檔案或會議通知收到後立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理;其餘檔案均應交公司領導批示後,再由總經辦專人按批示範圍進行送閱,嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦後的公文(包括按檔案要求報出的詳細資料、附件等)應及時主動地退給總經辦,以做好檔案歸檔工作。
三、凡本公司外發的檔案,應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、列印、蓋章、報出;要求做到一文一事,按級上報,用詞及格式規範,嚴禁多頭主送,並由總經辦統一進行登記編號。
四、部門或個人借閱檔案,應辦理借閱手續,總經辦定期做好檔案的清退工作,做到每月小清退一次,年終大清退一次,清退的檔案按文書檔案管理有關規定分類整理,裝訂成冊,歸檔。
五、嚴格遵守保密制度,對有密級的檔案應嚴加管理,辦理完畢後應立即退回,並核點份數,隨時存檔。絕密檔案,僅限於直接有關人員經領導批准後在檔案保管處閱讀。
六、如檔案丟失或違反保密制度,發生洩密的,除及時報告組織人事部外,還須向有關領導報告,情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
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