學生會檔案管理制度

為了加強檔案管理，培養規範意識，提高工作效率，特制訂此制度。

一、檔案的撰寫

1、各部門必須對檔案撰寫引起高度重視，必須依照實際情況進行撰寫。

2、規範標題。階段性的檔案標題格式為“機構+時間+檔案型別”，

如“中文系團總支學生分會辦公室20XX—20XX學年第二學期工作計劃”；活動等事件性檔案標題格式為“機構+時間+事件+檔案型別”，如“中文系學生分會文體生活部20XX年迎新晚會工作計劃”。具體參照檔案命名錶。

3、規範落款。檔案署名發文機構全稱，後落日期，一併落於檔案右下角，居右對齊。日期格式為“20XX年2月16日”（落款日期為阿拉伯數字），多部門聯合發文的，按層級高低由上到下的署名。

4、規範文稿。手寫稿紙統一用規範的材料紙，電子稿標題統一

為三號黑體加粗，正文四號仿宋，正文中小標題為四號黑體，落款為四號仿宋。

5、規範蓋章。檔案撰寫完成後，按部門所屬在落款處加蓋公章，

公章要求清晰公正。跨機構聯合發文的，按層級高低由左到右蓋章。

二、檔案的收發

1、各部門於學期初以及學期末擬定學期工作計劃於總結，並在

規定的時間內上交至院團委學生會。活動計劃、總結分別在活動開展的前三天和結束的後三天內上交，並在本部門“院級材料上交登記表”上做好登記，註明檔名稱、送交時間、送交人姓名、接受人姓名（其中接受人姓名必須由院團委學生會接受材料人員籤）。院級材料上交表”各部門自行保管，遺失或損壞自行負責。

2、上級材料下達，各部門按部門對口原則和職能劃分原則負責

接受，並在收件不上做好登記，註明檔名稱、接受部門、接收時間、接收人姓名，檔案傳達完畢後保留一份影印件後送辦公室歸檔。

3、其他材料，如學院工資訊（校報，系雜誌、報刊）傳閱完畢

後，交辦公室歸檔。

三、檔案的存放

1、各部門所有材料一式三份，一份交與院團委學生會，一份交

與辦公室，一份本部門留底（不蓋章）。

2、各部門檔案必須存有電子稿。

3、各部門定期（一般為半個月）對本部門的檔案進行編號，歸

檔，並製作檔案歸檔電子目錄。

4、主席團將聯合辦公室於每學期第七週、第十四周、第十八週進行各部門材料清查，清查內容包括學期工作計劃、活動計劃、總結及圖片材料、學期工作總結、院、系級會議記錄本、上交院級材料簽收表等。

四、檔案的借閱

1、歸檔檔案借閱，須經辦公室人員同意，並做好登記，準時歸

還。任何人不得不經允許私自翻閱，帶走檔案。

2、檔案如不幸遺失馬上和部門負責人聯絡，及時補好遺失檔案。

五、管理的組織

1、中文系團總支、學生分會辦公室負責所有檔案統籌管理，定期審查、彙編。

2、各部門負責人協助辦公室做好本部門檔案管理，定期檢查檔案，

並做好相關電子存檔工作。

中文系團總支、學生分會辦公室