技術檔案管理制度
技術檔案管理制度
1.技術檔案分為“受控”個“非受控”檔案兩大類。“受控”檔案指與質量管理體系執行的有關檔案。
2.檔案的更改須填寫《檔案更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識,檔案更改幅度較大時,予以換版。換版檔案下發後,必須將原檔案由行政部收回,以保證使用有效版本。
3.檔案領用者,因檔案丟失或者損壞需要領用新檔案時,到行政部填寫《檔案處理單》,經常務副總稽核、批准後方可領用。
4.檔案管理者、檔案持有者要派專人管理檔案,並保持文字清晰,外來借閱者需填寫《檔案借閱登記表》,經常務總經理批准後方可借閱。
5.作廢檔案銷燬時,由該部門填寫《檔案處理單》,由總經理稽核、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計,行政管理部門審查批准,統一編號控制。質量記錄表需要更改時,仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫:要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、資料準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改,如有失誤或者計算錯誤時,在改動處劃改並簽名。
8.質量記錄的借閱:外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱,公司人員經行政部部長批准後,辦理借閱手續。
9.質量記錄的管理和儲存:質量記錄由本部門制定專人負責保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、儲存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂,行政部負責歸檔並規定期限儲存。
11.質量記錄銷燬:對於超過儲存期的質量記錄,由行政部和使用部門負責簽字,包常務副總稽核批准後,進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一儲存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄,填寫《監督檢查記錄》,發現問題及時進行糾正。
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