一個人越來越優秀的9個方法

導語

精益工作法是一門關於如何開始、如何完成、如何加速、如何放緩、如何取捨的工作哲學，其核心就是「精益部署」。

它適用於生活、工作的方方面面。面對需要完成的各項任務，我們可以進行謹慎思考、提前規劃、做好準備工作、安排時間，進而積極專注、有始有終地完成。同時，不斷進行總結、反饋、修正，讓自己持續進步。

很多人總是會把「做計劃」這件事放在生活和頭腦中最不起眼的角落裡。他們認為做計劃會打斷和延遲工作。

清晨，他們帶著匆匆完成的清單，一頭扎進一天的工作中，他們總是不記得去檢視日曆上那些迫切的和不久要進行的活動。

面對混亂，他們是如此不堪一擊，他們被那些不是他們自己制定的時間表所困擾，時間到了，可他們還沒有準備好。

如果不開會，他們就會忘記自己該做什麼，往往連那些預期事項都會忽視，更別提給突發事件留出餘裕了。

他們是計劃不足者。

相反，還有些人花了過多時間做計劃，他們的清單過於複雜，無窮無盡。

他們期待每一天都盡善盡美，他們的日程裡塞滿了一個接一個的預約以及要完成的任務。他們已經列得夠多了，但還是拼命想塞進更多的東西。

他們每天都對自己不滿意，他們給自己創造了一種特別的混亂—自我施壓。

同樣，他們也沒有餘裕來處理意外狀況。

他們是過度計劃者。

計劃不足者屈服於時間，過度計劃者則與時間作對並詛咒時間。

其實，我們真正需要的是面對時間和可完成的任務的誠實感——承認我們能做什麼、不能做什麼，正視屈服於時間或與時間作戰所帶來的後果。

我們需要的是對時間和可完成的任務的精益部署。

「精益工作」是近來比較火的工作理念，它包括三個要素：準備、實施和全身心投入。

知名記者、普利策新聞獎學金得主丹·查納斯的新書《精益工作法》寫到：

精益工作能夠改變你的生活，個人的精益部署是一種韌性，如果你能掌握並有效利用它，它就會伴隨著你從一個工作到另一個工作，從一個機會到下一個機會。當我們在這些工作機會中穿梭時，精益部署會讓我們感到舒服自在，因為我們知道，我們的成功依賴於自我引導。

採用精益工作法，為每一天安排好日程表，對可以完成的任務瞭然於心，對無法完成的任務也瞭解原因並有應對的方法，那就可以在很大程度上減少困惑，提高工作效率。

1

尋找你的平衡點

這裡有一個為過度計劃者準備的練習。這個練習可以幫你找到你每日的平衡點—在開始超負荷工作之前，你可以在日程表上列出最佳行動數量，這也將成為你日常工作的標準。

讓我們來從每週一天的練習開始，找到你的平衡點會幫助你擺脫過度計劃的習慣。

週五是做這個實驗的好日子，因為週五通常是對於過度計劃的我們來說壓力最小的一天。

1、為這一天挑選最多 3 個行動。

每一個行動可以大到需要 5 個小時來完成，也可以小到只需要5分鐘就能搞定。就像正常的每一天一樣，你需要在大小任務之間做好平衡。

2、在你的日程表上給這些行動分配合適的時間。

3、不要再為這一天計劃或安排其他的任務。

當然，只要你遵守你的時間表，你可以做計劃外的任務。

4、遵守你的時間表。

履行你的預約和任務。如果發生緊急情況，使你不能遵守你的時間表，那麼你最好換一天再來做這個練習。

5、一天結束之後，記錄下這 3個任務你完成了多少個。

6、如果3個任務全完成了，那麼在下個星期指定的這一天，你可以挑選 4個行動來安排。但如果這一次你沒有全部完成，那麼下週你還需要保持在3個任務的水平。

7、連續堅持3周，直到你無法再突破你列在單子上的任務數量。

舉例來說，如果有時候你能完成9個任務的清單，但完成不了10 個任務的清單，那麼你的平衡點就是9。

一旦達到了你的平衡點，你就可以把其他工作日也新增到你的計劃之中了。以你的平衡點為指導來安排每一天你的最大任務量。

2

計劃待辦事項

「行動」就是計劃在每一天要做的所有事情。任何任務都是行動，每個預約也是行動。

在考慮日程計劃的時候，任務和約會沒有什麼區別，因為它們都需要佔用你的時間，也都需要你本人在場。

我們安排行動並且給它們排序（無論是任務還是預約）的主要原因是，我們想給自己最好的機會來完成它們。

作家彼得·佈雷格曼寫道，「我們的日程表，是指導我們達成日常目標的完美工具。」

我們通過計劃自己的行動來幫助自己做出決定，同時把計劃作為一種手段來強迫我們實施。

日程表使我們可以誠實面對時間。

3

提前到達

問：提前多早？

答：15 分鐘。

問：為什麼？

答：提前赴約能帶給你平靜，幫你抓住機會。

平靜地走進去，場面就在自己的掌控之下，你不需要給任何人道歉就能保持你的力量和尊嚴。

我們中的很多人總是在約定時間之後匆匆忙忙、跌跌撞撞地闖進房間，這樣的話，甚至還沒等我們坐下來就已經失去了大部分精力。

4

培養對可完成專案的直覺

有意識地完成，始於有意識地開始。

若我們在開始時就問自己「什麼是可完成的？」，我們成功的概率就會增加。

我們可以通過兩個引數來判斷一個專案是否可完成：難度和期望值。

難度指的是時間加精力—我們完成一個專案需要多長時間？在這段時間裡，我們需要花費多少精力？

期望值指的是截止期限以及利益相關人—誰在等我們的產品？他們期望何時得到它？

高期望值和低難度的任務是可完成的。

低期望值和高難度的任務是可延緩的。

低期望值和低難度的任務是令人分心的。

高期望值和高難度的任務是複雜的，最需要妥善安排。

有些我們必須做而且有益的事情是很難完成的，但我們必須將它們與那些易完成的事項等量齊觀。

針對你一天的工作，嘗試思考練習，把你當日清單中的每項任務都用上述「完成」矩陣中的某一個類別加以標記，然後根據實際和人際利益的最佳組合，選擇要完成哪些任務。

在可完成任務（高期望值 / 低難度）和複雜任務（高期望值 / 高難度）之間找到平衡，這種平衡也是我們在當代職場生存的祕訣。

5

找到失敗的原因

行動未完成的問題實際上在於不能繼續。我們失敗的原因各式各樣，不同問題需要不同的解決方案。

1、疲勞

面對一大堆工作，我們會身心俱疲。疲勞的解決方案是休息。

工作到精疲力竭不能當作一種可持續策略。硬撐到底，作為一種「完成」策略，只能是偶爾的或暫時的。如果額外的辛勞是一個週期性的負擔，那麼額外的休息就是你應得的週期性補償。

首先，學會辨別恐懼與疲勞。

恐懼經常被人誤認為是疲勞，它們會讓人有相似的生理反應——眼皮沉重、肌肉痠痛，甚至打瞌睡。

真正的疲勞應得到尊重，而與恐懼相關的疲勞則通常需要一杯咖啡、一番鼓勵的談話，或是一點點批評和引導。

其次，要去計算暫停工作的代價。

暫停工作後，你的工作效率會高很多嗎？

再次啟動所需的時間也能補回來嗎？

還是現在距離任務完成只有幾分鐘或幾小時，停下來會給你在之後招來更多的工作？

現在硬撐下去的心理能讓你在完成之後休息得更輕鬆嗎？

還是工作到筋疲力盡只會帶來更多的挫敗感和糟糕的工作成果？

在無法完成的所有原因中，疲勞是最合情合理的。我們需要了解疲勞的原因並思考應對它的方法。

2、恐懼、憤怒和絕望

有時，我們會失去對完成專案的自信。有時，對周圍環境的憤怒或絕望也會耗盡我們的精力，並驅使我們放棄工作。

無論我們懷疑的是自己的技能還是意志，面對恐懼、憤怒或絕望的解決方案其實都是一樣的：小步前進，請將一隻腳放在另一隻腳前面，或移動你的手臂並保持手指移動。

動作一定要慢。你需要一點兒時間來辨別這些感覺是否合理，或者這些恐懼是否值得我們更改工作程序。

無論如何，沒有動作你就無法更改你的工作程序，所以要繼續行動。

3、野心驅使

野心就是我們內心深處那個瘋狂的執行者。

如果我們第一件事還沒完成，我們內心的執行者就開始命令我們去做接下來兩件事，那麼，我們可以先給自己暫時「降級」一下—這位執行者需要冷靜一下。

讓自己調整到員工而不是老闆的心態：在我的專案完成之前，我是流水線工人，而不是執行官。我不應該去做其他事情。

4、精力分散

任務未完成，通常是因為我們沒有優先考慮重要的事情。

別人有了危機來找我們——但那是他們的危機，確實不是我們的，我們放下自己的工作去幫助他們，從而縮短了我們本該用來完成自己任務的時間。

我們忽然想到，我們可以延遲某項任務，但最終等待著我們的還是我們最開始打算完成的那個任務。又或者，我們對我們的專案生出一點兒靈感，我們因此感到頭暈目眩，陷入興奮中而不能靜坐下來去執行。

對困擾的解決方案是全神貫注：當你感到精力分散時，保持你的眼睛實實在在地盯在你的工作上。把你的身體穩定下來。保持雙腳固定。儘可能地阻止或避免外部刺激。

5、過度自信

有時候，我們會陷入某種「神奇」的思維狀態當中，高估我們的個人能力而低估時間和空間的法則。

過度自信會使我們相信自己不必估計完成某個專案需要多少時間，也不必刻意留出時間來進行這個專案，過度自信會讓我們在最後一刻才去開始一個專案。

例如，寫一封電子郵件時留下最後幾句話或細節待日後完成；兩天後，那封電子郵件仍然留在電腦桌面上，未完成也未傳送。

過度自信會讓我們總是遺忘，一旦我們暫停了一個專案，我們只有花費時間才能重新啟動它。

對過度自信的解決方案是誠實對待時間，認識到我們都是受物理定律制約的。

有時候我們可以在一天內搞定需要一週才能完成的工作，或者靈感突發，簡化或改變了我們的某項任務，似乎我們的意志折服了時間和空間。

但不要總指望那些超現實的時刻。只有那些對自己領域的專業知識達到一定掌握程度的人才能經常做到那種事。

時間和空間確實會折服於人的意志，但它們只會折服於全身心投入的人，而非漫不經心的人。

6

把任務收束起來

有時，我們無法完成任務，因為我們確實遇到了真正緊急的情況，或者只是我們沒有時間了。

當我們知道自己將要留下散亂的結尾無法完成時，我們要設法將它們收束起來，保證重新啟動時所需的時間最短。

以下是一些策略：

恢復工作之前把專案的所有資料彙集起來，並儲存在特定的位置。

把你想要記住的最重要的想法寫下來。

把恢復工作的日程安排好，或現在先設定一項對日後安排的提醒。

把你的進度告訴合作伙伴或利益相關者，評估還剩下哪些工作要做，以及當下或恢復工作時能否得到幫助。

「正如你需要在開始時就想到完成或中止，你也需要在完成時想到開始或恢復。」

作家歐內斯特·海明威習慣在每寫完一個段落時，就把接下來打算寫的那一部分的第一個句子寫下來。

他說：「最好的辦法就是，總在你進展順利的時候，或在你知道接下來會發生什麼的時候停下來。」

這個方法不僅適用於寫作，也適用於其他型別的專案，它可以幫助你在下一個階段啟動時減短熱身時間，保持你的工作勢頭，確保不會產生「孤兒任務」。

7

不斷排除障礙

我們應該不斷為那些卡住的專案排除障礙，以便能夠完成它們。

對於每個重要的目標、專案或任務，我們都應該問自己一個問題：到底是什麼在阻礙我前進？又是什麼阻礙了這個程式？

有時候，外部程式（例如，等待批准）會阻礙我們，讓我們不得不停下來。但是，如果我們能夠排除這一障礙，就可以讓這一專案再次執行起來。

當我們保持一種「完成」心態時，我們會培養出對潛在外部障礙的直覺，並盡力去避免障礙。

如果我們無法避免這些障礙，如果我們必須放棄繼續專案，我們就要努力配合這些外部程式，儘可能多地排除或避免那些阻礙我們前進的障礙。

比如我們每天都要使用公共交通上下班，當我們乘坐地鐵和公共汽車時，會面臨一系列阻礙，如要排隊和候車。

通過這些障礙後，我們仍然會受到地鐵或公共汽車停留間隔的支配。因此，我們在任何停留點的目標是：最大限度地減少等待的時間。

8

抵制完美主義

完美主義有兩種情感來源：對失敗的恐懼，或是對失敗即將到來的絕望。

完美主義者也分兩類：放棄專案的人和仍在完成專案的人。

兩種人都心懷恐懼，但前者通過放棄工作來應對，而後者則通過無限期地工作來應對。

要記住：「追求完美」和「完美主義」並不是一回事。

追求完美者和完美主義者都在追求一個理想。但是，前者知道卓越不是要創造某種最高質量的東西，而是要高質量完成某種產品，而這種完成是受到各種限制的—截止時間、期望值、意外事件和反饋。

沒有完成，就沒有反饋，也就沒有創造卓越的改進迴圈。高質量的完成才是卓越。

不要讓完美主義害你錯過一些重要的東西。

9

將時間分成小塊

嘗試將大型專案分解為若干小模組，分配相應的時間去完成它們並設定若干標準。

例如，如果你可以在 1~2 小時內寫出 500 字，那麼你可以將你的寫作專案分解成同樣大小的模組，並儘量不讓分配的任務超過這個量，這樣你就能真正完成已經開始的工作。

較小的目標可以振奮精神，因為我們更容易看到結果。

總結起來：

1. 弄清楚如何將專案分解為各個部分。

2. 有目的地設立你的節點。

3. 專心地根據這些節點工作。

在現代生活中，沒有什麼比清理工作更讓我們害怕了，雖然清理本身相對容易，揮一下手或按一下滑鼠就可以完成。

建立一個系統也不難— 各種清單、各種顏色編碼的日程表、空的資料夾、記號筆，以及良好的意圖。

最難的是維護這個系統，真正做到精益工作—空間、時間、資源和人。

每一個練習精益部署的人都知道，你必須是那個做決定的人，你必須是那個採取行動並一步一步腳踏實地去實現目標的人。

奇蹟就在於你自己。