校團委辦公室管理制度
第一章 總 則
第一條 為強化校團委辦公室職能,規範其使用與管理,增強辦公室使用的規範性與明晰性,提高辦公效率,本著責權統一的原則,現結合實際情況,制定本制度。
第二條 本制度所指的辦公室管理包括辦公室職能、物資管理、檔案管理、值班管理、會議管理。
第二章 校團委辦公室職能
第三條 辦公室職能
第一項 團委指導老師、學生副書記辦公、專職團幹辦公;
第二項 舉行小型會議;
第三項 收發各項檔案;
第四項 存放各部門檔案檔案,辦公室設有各部門檔案存放櫃,可用於檔案整理及歸檔;
第五項 日常辦公,辦公室可用於各部門日常辦公,整理資料等事務;
第六項 物資管理,校團委物資借用、歸還等管理均在此辦公室進行;
第七項 收集材料,收集基層上交材料,包括報名表、申報書、方案、徵文等等。
第三章 辦公室物資管理
第四條 校團委辦公室所有物資歸團委所有。
第五條 校團委物資旨在方便老師辦公、各組織舉行活動。
第六條 校團委物資包括辦公用品、辦公裝置、庫房物資;
辦公用品包括筆、尺子、訂書機、資料夾等常用辦公用品;
辦公裝置包括電腦、印表機、電話、飲水機、書櫃等裝置;
庫房物資指團委內設機構辦公室存放的所有物資,包括地毯、麥克風等。
第七條 校團委物資一般不外借,如需借出,必須在相應表格填寫登記。
第八條 物資使用與保管
第一項 辦公用品的使用要以勤儉節約為原則,杜絕奢侈浪費;
第二項 所有校辦公裝置使用權屬校團委所有,其他組織或個人不享有使用權;
第三項 所有辦公用品使用完畢後,應立即放回原位;
第四項 辦公裝置若有損壞,需及時報修,以保證正常的辦公室運作;
第五項 所有物資在使用過程中,如有惡意損壞或丟失現象,需作出相應賠償;
第六項 值班結束後務必切斷電腦、印表機、飲水機等辦公裝置的電源;
第七項 辦公室電腦使用者未經相關人同意,一律不得刪除、拷貝電腦資料;
第八項 辦公室電腦使用者應合理使用電腦,不得利用其進行與工作無關的事情,保持電腦正常運作;
第九項 未經老師同意,任何人不能擅自使用老師的電腦;
第十項 印表機一般僅為團委學生副書記、專職團幹使用,其他人未經老師同意不得擅自使用。如有違規,視嚴重程度給與懲罰。
第九條 物資借用與歸還
第一項 辦公用品、辦公裝置僅供團委內部使用,庫房物資可外借;
第二項 辦公用品一般不得帶離辦公室,如需帶離,務必填寫《校團委辦公用品借用登記表》並及時歸還所屬辦公室;
第三項 團委內部借用庫房物資,無需寫申請書,但需要事先與相關負責人說明,並填寫相應的“物資借用歸還登記表”;
第四項 其他組織借用庫房物資,務必遵循《校團委物資借用程式》相關規定;
第五項 團委內部或其他組織在借用庫房物資期間需保管好物資,若物資有所損壞或丟失,視嚴重程度給與懲罰。
第十條 物資清點與整理
第一項 辦公用品每兩個月清點一次,詳細記錄庫存數量、損耗情況,並填寫《校團委辦公用品物資清點登記表》,彙集所有已經損壞或無法使用的辦公用品,根據實際情況,由辦公室相應負責人統一處理;
第二項 辦公裝置每月清點一次,並填寫《校團委辦公裝置清點登記表》。如有丟失,追究相關責任人並作相應懲罰;
第三項 庫房物資每月清點並整理一次,詳細記錄每種物資庫存數量、損耗數量等情況,詳細填寫《校團委庫房物資清點登記表》。彙集所有損壞由辦公室相應負責人統一處理已損壞物資。
第四章 檔案管理
第十一條 文件管理
第一項 不得隨意翻閱保密檔案和老師專用檔案;
第二項 可以翻閱非機密檔案,查閱後及時放回原位;
第三項 辦公室所有檔案一律不得調出辦公室,若需調出,必須經辦公室主任同意;
第四項 不得對外透漏未正式發文的檔案內容;
第五項 定期清理儲物櫃,及時歸檔檔案。
第五章 檔案整理
第十二條 整理信件
按照來信人的類別分為團省委信件、外校團委信件、其他信件三類,並將各類信件分別置於對應資料夾內。
第十三條 整理檔案
按照檔案來源地的類別分為團省委發文、省直團工委發文、校團委發文、內部檔案、其他檔案等,將各類檔案按分類放入各自對應的資料夾內。
第十四條 整理部內檔案部內關於大型活動的檔案也要定期進行整理。
第十五條 工作計劃與工作總結
1、上交時間為每月1、2號,上交紙質版至團委辦公室,同時傳送電子版至4x39107 @。資訊內容整理為壓縮包,註明日期和事件,郵件主題註明日期和事件,資訊以word格式報送,一個word檔案對應一篇資訊,儲存為doc格式,不接收docx格式的word檔案。word檔名與標題一致。上報資訊標題使用小二號黑體加粗,正文采用小四號宋體,首行縮排兩個字元,1.5倍行距;
2、每篇資訊請寫清楚標題,標題和正文要嚴格區分,沒有標題的資訊一律不予採用;
3、報送資訊時請寫清楚事件發生的時間(如20XX年11月15日);
4、上報資訊的內容要體現出各組織的工作內容,反映學院發展動態,可涉及團的職能部門、學生組織、學生社團、團總支、團支部等,能及時反映本學院學生工作的新思路、新舉措、新活動;
5、資訊報送要做到及時準確,必須嚴把質量關。每條資訊要主題明確、內容精煉、格式規範、重點突出、言之有物,儘量做到有情況、有分析,每篇稿子字數不少於1000字。
第六章 值班管理
第十六條 值班管理旨在加強各值班人員工作效率,規範其工作職責。
第十七條 值班時間、地點與值班人員
值班時間:星期一到星期五 上午8:00—12:00 下午14:30—17:20
值班人員:辦公室主任、副主任、辦公室幹事。
第十八條 辦公室值班主要工作
第一項 協助老師完成所需工作;
第二項 做好保密工作;
第三項 及時跟進未完成工作;
第四項 保持辦公室乾淨整潔;
第五項 完成檔案簽收、簽發工作;
第六項 整理未歸檔檔案;
第七項 每天發放、整理各類報紙、雜誌;
第八項 老師外出期間,做好接待工作。如接聽電話、接待來訪賓客等;
第九項 工作彙報。及時將值班期間發生的重要事項向老師彙報;
第十項 管理物資,包括接收各組織物資借用申請書、登記、領取、驗收以及存放工作;
第十一項 按時到辦公室值班,不遲到,不早退;到後如實登記,他人不得代簽 (有特殊情況不能按時值班者,須提前一天向辦公室主任請假,以便做臨時調整);
第十二項 認真履行值班職責,嚴格按照要求完成值班工作,對值班期間須解決的問題,要及時處理,並在值班本上做好詳細記錄;做好交接班工作;
第十三項 如遇特殊情況無法獨立處理時,應及時向團委老師求助或致電有關責任人,不得擅自處理;
第十四項 值班結束離開辦公室時,務必保證所有電源、門窗等均關閉。
第七章 會議管理
第十九條 例會分為團委例會和團委內設機構全體幹部大會兩種。
第二十條 團委例會
1、參加人員:團委書記處成員、各院系團組織負責人、校級學生組織負責人;
2、時間:原則上規定每兩週召開一次,一般是週一19:00。團委可根據工作和活動的實際需要,適時調整會議時間;
地點:暫定於圖書館三樓會議室 ( 每次例會的具體時間和地點,將由辦公室提前通知各院系指導老師和各校級組織負責人);
3、主持:團委書記或副書記;
4、內容:通報前期工作和活動情況,探討近期工作計劃,佈置相關工作任務;
5、會議記錄:由辦公室負責做好明確的會議記錄;
第二十一條 團委內設機構全體幹部大會
1、參加人員:校團委各部長及全體幹事;
2、時間:原則上規定每週召開一次,一般是週三下午17:30。團委可根據工作和活動的實際需要,適時調整會議時間;
地點:定於2106教室; (每次例會的具體時間和地點,將由辦公室提前一天通知各部長,由各部長及時通知本部門的幹事。)
3、主持:團委學生副書記
4、內容:通報前期工作和活動情況,探討近期工作計劃,佈置相關工作任務;
5、會議記錄:由辦公室負責做好明確的會議記錄。
第二十二條 考勤規定
1、例會執行嚴格的考勤規定,全體與會人員須於會議前在考勤表上籤到,團委例會由團委辦公室負責考勤,內設機構會議由組織部負責考勤;
2、與會者要嚴格遵守會議時間,不得無故缺席、遲到、早退。因故不能按時參加或不能參加者均應提前向團委書記或副書記請假,經批准後方予准假,否則以缺席論處;
3、與會者務必攜帶會議記錄本,認真作好會議記錄,否則按缺席而論;
第二十三條 處分條例
1、凡會議期間無故遲到5分鐘到10分鐘者,在會議上做口頭檢查;無故遲到10分鐘以上者,按缺席而論;
2、無故缺席一次者做書面檢討,並在例會上做檢查,缺席兩次者給以通報批評;
3、無故缺席兩次者,取消其一切團內評優資格;
4、無故缺席三次者,經團委會議討論,院工作領導小組同意,予以撤消相應職務;
5、會議期間,將所有通訊裝置設定為無聲狀態,並保持會場秩序,不得隨意交頭接耳。
第八章 附則
第二十四條 本規章解釋權歸校團委辦公室。
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