學社聯辦公室資料管理制度

一、外部檔案（以靠門段開始）

1、牆上：

宣傳部：借用展板情況登記

相關部門：宣傳部

部門職責：各部門相應的職責制度等

相關部門：學社聯所有部門

社團登錄檔/簽到表：學期初各協會註冊/會長大會、會長論壇等會長的登記情況

相關部門：辦公室

會議記錄：學社聯幹部會議、各部門會議記錄

相關部門：辦公室、其他部門

備用夾（1個）：按不同時期各部門的需要經申請後可以使用

相關部門：學社聯所有部門

2、檔案架內：

活動申請表：左邊放活動申請表，上層是未批的申請表，下層是已批的申請表；右邊為未批活動的相應策劃書

相關部門：辦公室、監察部、公關策劃部、財務部

活動策劃書：已批活動的策劃書

相關部門：辦公室

活動總結：協會活動結束後相應活動的總結

相關部門：辦公室、資訊部

資訊部：協會相關活動的稿件

相關部門：資訊部

監察部評分表：監察部對於各協會活動的評分

相關部門：監察部

備用（2-3個）：按不同時期各部門的需要經申請後可以使用

相關部門：學社聯所有部門

為加強學社聯辦公室的資料管理，方便查閱，特制定如下制度：

1、 資料夾須按上述順序位置放好

2、 各類檔案按類別及上述擺放要求放於指定資料夾中，不可混放

3、 辦公室桌上散亂的檔案、表格應及時放入相應資料夾中

4、 抽屜中文件須按類別疊放好

5、 及時更新資料夾，將陳舊檔案放入相應的檔案袋中，（按檔案的有效期，一般為兩週整理一次）

6、 其他部門要使用備用資料夾須向辦公室人員提出申請，經同意後方可使用（聯絡人：）

二、櫃內檔案（順序從上往下）

檔案櫃內資料管理制度

1、 各協會均設一個檔案袋，並按性質分類

2、 檔案櫃內壁上張貼協會資料導向表，便於查閱

3、 檔案袋中資料須按時間順序依次放置

4、 檔案袋上設定標記

5、 學社聯內部資料僅供學社聯內部人員當場查閱，不外借

6、 協會資料僅供學社聯內部人員及協會內部人員當場查閱與影印，不外借

7、 向辦公室借閱資料需詳細記錄在案，包括借用資料名稱、借閱時間，借閱方單位、借閱人名稱、聯絡方式，學社聯經手人姓名及聯絡方式

8、 協會在非值班時間不得借閱資料

備註：若出現以下幾種情況者：

1、私自使用備用資料夾而未申請

2、私自將資料外借

3、不同程度破壞資料

第一次口頭批評並禁止使用辦公室檔案資料兩週，第二次則禁止其再次使用辦公室檔案資料