行政前臺工作職責
一、日常接待
1. 接待來訪者:接待不明目的的來訪者,先問清對方來訪原因,根據原因來看來者是否是無關人員,還是需要找公司相關人員再進行接待。
2. 接待諮詢者,若有諮詢者來訪,應及時請實驗室或辦公室相關工作人員來協助接待。
3. 接聽轉接電話:前臺是總機電話,一般電話撥入後都需轉接其他分機,根據通訊錄的分機號碼,準確的進行電話轉接;接聽諮詢電話,若在前臺接到諮詢電話,如對方不明確自己的諮詢顧問是誰,直接將電話轉接至相關部門助理處。
4. 接待推銷人員:上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應婉轉拒絕,告知上班時間在公司推銷,會影響他人工作,若有員工需要他們的服務,告知相關部門員工直接與其對接。
5. 面試人員:請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表,並帶領其前往會議室等待,通知辦公室主任或相關部門領導進行面試。
6. 接待頻繁往來的相關人員:
a) 快遞,公司內部不論發件或者寄件,均以電話通知相關員工至前臺處進行處理,不能讓快遞員直接進入公司實驗室內部。
b) 物業公司,公司內部的水電維修、物業規定的各項活動的聯絡工作;
c) 送水公司,關注公司各處飲水機水量情況,及時聯絡送水,每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”桶,拿走空桶“XX”個即可。每月月底結賬,填寫請款單提交辦公室主任,向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常,如有異常及時通知飲水公司進行維修。
二、辦公用品管理
1. 盤庫:每月23-25日對庫存的辦公用品進行全面盤點,製作“辦公用品庫存統計表”提交辦公室主任審查。若有用品數量不足或已領用完,即時上報,進行補充;
2. 購買:每月25-28日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單,統計出“購買清單”後報辦公室主任審批。批准後,聯絡辦公用品供應商送貨;
3. 領用:員工領用所需辦公用品時,讓其填寫“辦公用品領用表”並簽字,然後給予發放;
4. 結算:每月底聯絡辦公用品供應商提供本月未結貨款清單及發票,確認無誤後,填寫支出單,報財務人員審批後通知供應商前往領款。
三、日常事務
1. 保證行政電子裝置的正常使用,包括:掃描器、傳真機、影印機等,若機器出現故障,及時聯絡供應商解決問題;
2. 每月15日左右統計公司提供話費補助的員工名單,並將名單與話費總數報於辦公室主任稽核。領款後,前往移動和聯通營業大廳購買充值卡,並開具發票。將充值卡發放給相關員工,並要求其簽字確認;
3. 每月定期統計公司所有人員通訊資訊,更新員工通訊錄,公司若有新進或離職員工,都應在2-3個工作日內製作新的通訊錄,傳送至每位員工郵箱中;
4. 名片的申請與製作:當公司部門有印製名片需求時,需要其填寫“名片申請單”,並提供名片相關資訊。確認名片資訊後,將資訊傳送給供應商,通知其排版印刷,電子版確認無誤後印刷,後交於名片申請人;
5. 每週一定時檢視公司信箱,將信件發放至員工手中;
6. 公司備用門卡的管理,前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用;
7. 公司有人員招聘時,協助人事部門電話通知應聘人員各項事宜;
8. 收發傳真,協助各部門員工收發業務傳真;
9. 協助辦公室主任組織協調公司內部活動,如員工生日會、公司集體活動、拓展等業務的聯絡、通知、協調事宜。
10. 新員工入職時,提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等,並收取新員工的個人身份證明(身份證、學歷學位證、戶口本、照片)的影印件,提交辦公室主任整理歸檔。
11. 積極配合公司的市場宣傳活動,做好後勤保障工作。
四、接待工作
1. 接待前準備工作
a) 來客人數確認:會議前向相關負責人確認來客人數,為佈置會議室及訂餐做準備;
b) 會議室桌椅佈置:在開會前將會議室的桌面收拾整潔,會議椅歸位;
c) 茶水及點心:會議前準備好茶、熱水及杯子,等來客就位後逐個送茶;接待貴客時,應提前準備必要的水果及點心供開會人員食用;
d) 相機:準備公司相機,為來客拍照留念所用。
e) 訂餐:向會議負責人確認是否需要訂餐,如需訂餐應確認就餐人數後,電話聯絡餐廳預訂包房;
f) 預訂酒店:如需為來客預訂酒店,確認主客姓名後,電話聯絡錦江富園大酒店預訂房間,預訂成功後向辦公室主任彙報確認。
2. 會議中服務工作
a) 為開會人員新增茶水;
b) 按照領導要求提供會議支援;
c) 安排專人負責會議中的攝像工作;
3. 會議後完善工作
a) 組織來客及公司領導合影留念,並將照片發至來訪者郵箱內或作為賀卡傳送。
b) 如遇重要客戶來訪,應及時將會議相片資料上傳至公司網站內。
c) 會議後的清理工作:將剩餘茶水及茶杯清理乾淨,未食用的點心整理歸入茶點處,以備公司員工食用;
d) 會議後器材的歸庫:會議後器材應及時歸庫,將相機及其他器材放回原處;
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