如何做一個成功的祕書？

陷入求職怪圈

祕書，是個讓人歡喜讓人憂的職位。在職介所登記求職的20—40歲的女性當中，有將近50%的求職者希望獲得祕書、文員、文祕、助理等職位。令人納悶的是，在這50%的求職者當中，又有將近40%是同職位跳槽者。我們給這些求職者做指導的時候，發現她們陷入了一個怪圈。一方面，她們因不喜歡先前的工作而想跳槽，另一方面，她們的求職意向依然是“祕書”。她們潛意識裡似乎認為，以前碰到的事情只是個案，只要換一個環境就皆大歡喜了。

但事實並非如此。據我們瞭解，她們中的大部分人都回答不出“祕書是什麼”這個基本問題，也不清楚什麼是“祕書應該做的”。

什麼是祕書

對“祕書”一職，一種通用的解釋是：“祕書”是一種與領導者保持儘量小的空間的職務，是專門提供以文字材料處理為主要特徵的資訊和其他事務服務的行政人員。

這個定義主要是從職能角度來解釋的。從這個角度出發，祕書應該是幫助上司處理事務工作的服務人員，即能使上司專心致志地從事本職工作的輔助人員，這種輔助工作除了文案處理、關係協調之外，也包括泡咖啡、整理辦公室等工作。

一個能力強、受信任的祕書是老闆或上司的左右手，可以說，每個公司都需要這樣的人。在目前來講，這依然是一個不斷升值的職業。

如何做成功的祕書

那麼，如何做一個開心而又成功的祕書呢？

首先，並不是所有的人都適合做祕書。祕書必須細心、主動、周到、忠誠，像老闆一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇祕書這個職業的時候——如果你不是隻想混口飯吃的話——最好慎重考慮，這個職業跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。

其次，祕書必須要清楚地知道自己的身份。祕書也可以期待當“將軍”，但是除非機遇從天而降，否則最好是把“大祕書”這樣的職位當作自己的目標。祕書工作帶有很強的服務性質，所以一心想取代主管的祕書是無法做好工作的。此外，在與其他同事相處的時候，謙和是很重要的品質，狐假虎威的祕書讓人討厭，會給事務的處理帶來阻礙。

再次，祕書是處理事務工作的，所以要永遠“對事不對人”。如果上司將一件工作全權交給另一個人來做，並要求祕書輔助此事的話，那麼祕書要做的就是服從這個專案主管的命令，全力協助他處理好事情，而不是時不時地向上司打小報告。如果連專案主管都誇獎你是一個得力助手，你這個祕書的角色就算扮演好了。

接下去，祕書不是決策者，不能隨意“做決定”。

最後，主動細心是一個成功祕書最重要的條件。一個好祕書一定知道什麼事情是重要的，哪些細節會給上司帶來幫助，誰又是老闆眼中的“大人物”……

要做一個好祕書，多方位的能力是很重要的，比如打字、速記、文案，還有一定的語言能力等等。把握好保密原則也是一個好祕書的基本素質之一。

一個被公司需要的、不可替代的好祕書，配得上一份高工資，也配得上公司的尊重。當新祕書被老闆差遣做這個那個或被老闆責罵的時候，千萬不要把時間浪費在抱怨上，而是要低下頭檢討：為什麼先前沒有想到如何把工作做好？（朱亮佳）

來源：普陀職介中心