與客戶開會時需要注意的幾個要點
熟練進出商務會議場合是職場人必備的技能,不論是拜訪客戶還是客戶到訪,幾乎所有的正式場合都圍繞著商務會議來進行。尤其是做服務行業的職場人,與客戶開會作為最日常的工作之一,開會是與客戶溝通、確認方案、展示成果的重要形式。那麼,我們怎麼才能在會議中塑造專業形象,同時贏得客戶的信任和口碑?今天這篇文章,根據常見的會議場景,總結了與客戶開會時需要注意的幾個要點,希望對你有所幫助。
提前傳送會議議程及參會方式
每次會議前,如果會議需要確定的事項較多,那麼會議涉及的議程就需要提前傳送給相關參會方。比如對會議著裝的要求,男女職員可以以襯衫為主要搭配元素,視場合的正式程度再選擇是否要搭配西裝外套或穿著套裝。其次是和對方確定會議時間時,儘量不要選擇休息時間或私人時間,可以在對方的工作時間範圍內進行選擇。如果是重要會議,就需要提前打電話預約具體拜訪時間。除此之外,遲到是任何場合都非常忌諱的,很多職場新人都容易犯這樣的問題。至少提前10分鐘到達會議場地。
相關會議物品準備齊全
相關會議物品準備齊全,可以保證講演的發揮效果。除了大家都知道的筆記本電腦和紙筆外,這裡列出了一些會議中需要提前準備或確認的小事項,供大家參考:1、如果是比較重要或需要反覆回聽的會議場合,錄音筆就顯得很重要了。這樣做,能保證會議中所有的內容都存檔記錄。需要注意的是,錄音前需要和對方確認是否介意用錄音裝置。2、如果是第一次會見客戶,一定要攜帶名片,增加客戶對你的印象,也是團隊品牌傳播的一個必要環節。
確保有人陪同客戶
客戶到達後,要安排好會議議程及後續活動,確保客戶時刻能感受到被陪伴。如果客戶提前到達,而其它參會者還沒有到,我們可以引導客戶在公司內先參觀一下,或者給客戶發放一本產品服務手冊等等,避免尷尬的同時又能加強客戶對企業文化的瞭解。如有必要,面向重要客戶還可以準備接待宣傳背景圖,讓客戶有“賓至如歸”的感覺。最後,如果會議進行時間較長,中途可以安排茶點,並提前預定好午飯或晚飯。
會議是一個面對面的交流過程,客戶對於你的任何動作和反饋在開會過程中都會更加敏感。會議前約定時間地點, 並通知所有與會人員,確保所有會議物料準備齊全,並確保客戶有人陪同,如此,這場會議便成功了一半。
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