接聽電話禮儀共7篇 優雅應對電話，體味微妙溝通

本文將介紹接聽電話的禮儀共享，幫助讀者提升專業形象。無論是在商務場合還是日常生活中，正確的接聽電話禮儀都是我們與他人交流的重要方式。通過了解常見電話禮儀和技巧，我們可以更好地與他人進行溝通，建立良好的人際關係。

第1篇

重要事項要做好記錄：來電話者姓名、電話號碼和要義。

問候你好，自報單位、職務、姓名，感謝代接代轉之人;

前臺接聽電話基本的要求是：確定對方的電話號碼及接話人的姓名。在可能的情況下，選擇適當的通話時間，這樣可以提高通話效果。通話前準備筆和紙。做好備忘錄。備忘錄應簡單明瞭，記錄主要內容，如：姓名、時間、地點、內容、原因、處理結果。另外接聽電話不同情況採用的電話技巧包括以下內容：

電話鈴響了，立即去接聽。如果電話超過4次鈴響以後才接起來，一定要說一聲致歉的話：;對不起，久等了。;要使用適當的問候語。說話聲音要清晰、溫和、語調適中。

如果正在處理緊急事情，聽到電話鈴響也應立即接起，然後要先致歉，向對方解釋：;對不起，請稍候片刻;，或者徵求其意見可否另外時間打來，或打另外一個電話。如：;實在對不起，請您再撥一次***好嗎?;如果暫時擱置電話，回頭再接聽時要說：;對不起，讓您久等了。;或;很抱歉，浪費您的時間了。

如果電話講到中途斷線，一般來講，接聽電話的一方，應把電話放下，並等候對方再撥電話來，而打電話的一方要再撥一次，在再次接通電話後，應加上一句;剛才中途斷線，真是抱歉。

五、指定接聽的人重要事情處理中：

六、指定接聽的人無法出面時：

當事有不在卻遇急事時，留下對方電話號碼，請當事人主動回電聯絡。

九、物業前臺接待禮儀工作需注意以下幾點：

前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久，一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊原因需要外出時，應該先找妥代辦人，並交待清楚接聽電話的方法等。

前臺接待人員應該嚴格遵守作息時間。一般情況下，應該提前5-10分鐘到崗，下午下班應該推遲20-30分鐘。

應該區分閒談與交談。前臺人員應該儘量避免長時間的私人電話佔線。更不應該出現在前臺與其他同事閒談的場面。

物業管理禮儀接待要講究禮貌，要克服服務工作低人一等的思想，要認識到尊重賓客就是尊重自己，所以要在接待中既堅持原則，又要注意禮貌。

物業管理禮儀接待的物件都必須熱情的對待，不能看客施禮，更不能以貌取人，必須以優質接待服務來取得業主或使用者對你工作的信任，使他們乘興而來，滿意而歸。

在物業管理接待服務工作中，業主或使用者可能會提出一些無理甚至是失禮要求，應耐心地加以解釋，寬容待人。

在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說您好，公司，接起電話的聲音要不急不慢，並終保持輕鬆、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說請問、對不起、請稍等之類的謙詞。

如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的藉口擋駕，或者轉到相關部門處理。

迎送禮節是指禮儀接待服務人員在迎送賓客時的禮節，這種禮節既能體現我們對賓客的歡迎和重視，也反映了接待的規格和服務的周到。

賓客進門後，接待人員應主動起立並熱情地說您好/早上好/下午好，請問有什麼可以幫到您?/請問您找哪位?要配以微笑和恰當的肢體語言，不要毫無反應或語氣冷淡。

熱情招呼業主坐下，請倒杯水接待，如業主沒坐下，則接待人員不可坐下，當賓客站著的時候，不可以坐著同其說話。

對於老弱病殘幼的賓客，要主動上前進行扶助，並隨時採取應急措施。

應說：對不起，請您稍等。然後迅速處理手頭上事務後接待賓客。

迎送禮節是指禮儀接待服務人員在迎送賓客時的禮節，這種禮節既能體現我們對賓客的歡迎和重視，也反映了接待的規格和服務的周到。

1、 客人告辭時，應主動起身送至門口，並說：再見/您慢走/歡迎再來。

2、 對於重要的賓客，必要時應組織管理人員和服務人員在大廳或門口列隊歡迎，隊伍要排列成行，精神飽滿、著裝整齊、笑容滿面。

第2篇

不要太快或太慢，語速太快容易造成客戶聽不清楚，一般情況下，語速保持在120字～140字/分鐘比較合適。當然，如果能夠根據客戶的語速而調整自己的語速，這樣效果更好。

服務人員打電話發音要標準，吐詞要清晰，能夠讓客戶在電話中很容易聽清楚自己說的話。表達清晰對於一名服務人員來說是一項最基本的要求。

語氣是打電話人員內心態度的晴雨表，打電話的語氣要求是：平和中有激情，耐心中有愛心，杜絕產生不耐煩的語氣。經常會遇到這類客戶，給他講第一次，沒有聽清楚，講第二次也沒有聽清楚，到講第三次時還不清楚，這時電話服務人員解釋一次，語氣可以，解釋第二次，也可以，解釋第三次時就明顯可以聽出不耐煩的語氣，這時心裡肯定這麼想：“你怎麼這麼笨呀，都跟你講三遍了，你還不清楚。”這種語氣一流露出來，結果就是把客戶給嚇跑了。

音調要自然，一定要做到抑揚頓挫，音調要有高、中、低之分，富於變化，不要太機械化。

相聲演員姜昆曾說過一段相聲，他是這樣形容經典歌曲的：“經典歌曲剛開始時就像平地行走，音調較平，然後開始爬坡，音調往上走，爬到最高處時，突然往下，音調驟降，到結尾時，翻幾個跟斗，音調也跟著繞幾個圈。”這樣的歌曲唱出來後，那簡直是是“餘音繞樑，三日不絕”。

電話營銷是一門聲音的藝術，那營銷人員就應下點功夫好好修煉一下自己的說話音調。

就是恰到好處的停頓，這樣就可以有時間來感知談話進行的感覺，也讓客戶有機會參與到談話中來，高明的服務人員可以做到根據客戶的語言節奏來決定自己的節奏。從而使整個談話非常投機、默契。停頓的頻率一般是每說兩句話就停頓一、二秒鐘較好。

音量的高低能夠反應一名服務人員的素養，音量過高容易給人一種缺少涵養的感覺，音量過低又會給人一種自信不足的印象。

成功學大師拿破崙·希爾花了20xx年的時間，分析和研究了全世界500名各行業頂尖的成功人士的成功原因，最後歸納出17條成功定律，其中熱情排在最前面，可見保持熱情的重要性。

熱情一定是由內而外的自然流露的，只有那些從心裡熱愛自己的.工作的人，心中才會有一團火焰，這團熊熊燃燒的火焰使充滿熱情的人魅力四射，從而具有非凡的影響力。

作為服務人員如果沒有一種發自內心的對自己工作的熱愛，說話聲音有氣無力，即使學了一大堆的技巧和方法，也是沒有用的。

人們常說“伸手不打笑臉人”“相逢一笑泯恩仇”，可見，這一笑威力有多大，上面兩種情境是面對面才發生的。可是，在電話裡，對方看不到服務人員的笑臉，怎麼辦?這就是服務人員在給客戶打電話時一定要笑出聲來的原因，否則就像在黑暗中給絕世佳人暗送秋波一樣，自作多情，徒勞無益。讓客戶聽到服務人員的微笑，帶有微笑的聲音是非常甜美動聽的，也是極具感染力的。

在聲音中放入笑容，並且笑出聲來，這是一招很有殺傷力的電話服務技巧，因為人是追求美和快樂的動物，笑聲則傳達了一名服務人員的快樂，電話那端的客戶當然願意和一個快樂的人交談。

一個人只有自己喜歡自己，別人才可能喜歡你;一個人只有自己對自己有信心，別人才會對你有信心。這樣說，好像有點孤芳自賞，自欺欺人的嫌疑，然而，這的確是一個不為大多人所知的人性奧祕。

簡潔其實就是一種力量，特別在當今這個講究效率和速度的年代，每個人都很忙，到大街上去看看，廣州和深圳的行人走路的速度要比內地城市快很多，為什麼?時間對於每個人來說都很緊迫，接聽我們電話的人都希望在最短的時間裡明白我們在表達什麼;做到這一點有一個小竅門，那就是每次打電話之前，將自己要表達的核心內容寫一個提綱，然後在打電話時自己會胸有成竹，簡單明瞭;而如果沒有這個提綱，想起什麼就說什麼，就會讓對方覺得你的思路不清，說話羅嗦嘮叨，拒絕就是很必然了。

在語言中注入情感同樣一句話，用不同的情感來表達，效果是不一樣的。

第3篇

需要注意的是，在商務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀？”作為“見面禮”，特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰？”，“你是誰？”，或者“有什麼事兒呀？”

萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度，切勿發脾氣“耍態度”。確認對方撥錯了電話，應先自報一下“家門”，然後再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以“沒關係”去應對，而不要教訓人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。

如果有可能，不妨問一問對方，是否需要幫忙查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，不是“吃飽了撐的”，而是藉機宣傳了本單位以禮待人的良好形象。

在通話途中，不要對著話筒打哈欠，或是吃東西，也不要同時與其他人閒聊，不要讓對方由此感到在受話人的心中無足輕重。

結束通話時，應認真地道別。而且要恭候對方先放下電話，不宜“越位”搶先。

在接電話時，要注意給予對方以同等的待遇，堅持不分物件地一視同仁。極其個別的人，長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”，即使是接電話，也極為庸俗地“因人而異”，“物件化”的傾向十分明顯。他們在接電話時，一開始總是“拿架子”，“打官腔”。先是愛搭不理地問上幾句“誰呀？”、“什麼事呀？”，然後能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不關己，高高掛起”。不過他們的“天氣”也不是永遠這般“陰沉”，一旦聽出來對方是上司、家人、朋友，或是自己正在求助的人，立即就會“雨過天晴雲散盡”，低聲下氣，細語柔聲，卑躬屈膝，有求必應，不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法，既容易得罪人，也會讓旁人看不起。在接待外來的電話時，理當一律給予同等的待遇，不卑不亢。這種公平的`態度，容易為自己贏得朋友。

在通話時，接電話的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會、會客，不宜長談，或另有其他電話打進來，需要中止通話時，應說明原因，並告之對方：“一有空閒，我馬上掛電話給您。”免得讓對方覺得我方厚此薄彼。

遇上不識相的人打起電話沒個完，非得讓其“適可而止”不可的話，應當說得委婉、含蓄，不要讓對方難堪。比如，不宜說：“你說完了沒有？我還有別的事情呢！”而應當講：“好吧，我不再佔用您的寶貴時間了，”“真不希望就此道別，不過以後真的希望再有機會與您聯絡”。

第4篇

首先，聲音基本要求：聲音清晰、態度和藹、言語準確、反應迅速。

6、做好記錄。一個完整的電話記錄應包括下列內容：

如果員工在通話過程中務必離開一下，應該請發話人等待一下或請對方再掛電話來。如果對方願意等待，應告知對方他的電話沒有結束通話，並輕輕放下話筒。

員工只有在確信電話所轉物件能向發話者提供幫助時，才能將電話轉過去，應告訴發話人要將電話轉接並解釋為什麼要轉接的理由。

前臺接待是比較正式的場合，應儘量使用敬語。主要包括：您、請、貴方、閣下、請多指教、包涵、請稍等、謝謝、對不起、再見。

（4）業主向你致謝時：請別客氣、很高興為您服務、這是我應該做的；

（6）對待稍等的客人打招呼：對不起、讓您久等了。

（4）業主對前臺機（線路）經常出現故障抱怨時，禁止說：

當我們打電話給xx單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裡一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣如果作為一名專業的客服人員說：“您好，這裡是 xx物業服務中心”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有很好印象。因此要記住，接電話時，應有 " 我代表公司形象 " 的意識，其次，微笑會促進大腦內啡呔的分泌，使人開心愉悅。同時微笑也會增強人體免疫功能，分泌健康的激素，令人充滿活力。

（2）也不要太久接聽電話，遵守鈴聲不過三聲原則，這樣可以給客人高效的感覺。

（1）說話必須清晰，正對著話筒，發音準確。通電話時，不能大吼也不能喃喃細語，而應該用正常的聲音並儘量用熱情和友好的語氣。

（2）同時還應該調整好你的表情，要知道微笑也可以通過電話傳遞。積極使用禮貌用語，傳遞好電話重要的第一聲是非常重要的。

（3）當你在尖銳而又無力擺脫的糾纏中學會微笑的時候，那麼一切問題都將迎刃而解。

（1）禮貌性的應答：“您好，xx酒店前臺，××ד（做自我介紹時應該一氣合成，單位、部門及工號或（工牌號）一起報）很高興為您服務/請問有什麼可以幫您，請講！

（2）表明自己身份後並確認電話接聽者身份（代姓稱呼，如：張女士/先生等）。

您好，前臺，很高興為您服務/請問有什麼可以幫您，請講！

（重複兩遍），對不起，您的電話沒有聲音，我稍後給您回電，感謝您的合作，再見！”

“對不起，先生/女士，您的電話聽不清楚，請您大聲點，好嗎？” （仍然無效） “對不起，您的電話聽不清楚，我稍後給您回電，感謝您的合作，再見！”

“對不起，這裡是前臺，您這個問題需要跟xx部門聯絡，現在我把他們的聯絡電話告訴您，您看可以嗎？”

“對不起，這裡是前臺，請查證後再撥，若您有相關業務需要諮詢請隨時撥打，謝謝合作，再見！”

“對不起，給您造成不便，敬請原諒。請您慢慢說好嗎？我會盡量幫您解決的。”

c）遇到客戶責備動作慢時：“對不起，讓您久等了，我們會盡快為您查詢。”

“x先生/女士，很抱歉，我剛才沒有聽清楚，請您再說一遍，好嗎？”

很抱歉，請問x先生/女士方便留下您的聯絡電話嗎？我核實好了馬上跟您聯絡，您看這樣可以嗎？或者：很抱歉x先生/女士，您的問題需要向xx部門諮詢，請問方便留下您的聯絡電話嗎，稍後我讓他們打電話給您？

情形三：如果由於電腦系統等原因暫時無法為客戶服務時——很抱歉，現在系統故障，請您留下您的聯絡電話，我們儘快給您回電，您看這樣可以嗎？

感謝您的教導，我會馬上改正的！歡迎您為我們提出寶貴意見。

（如果客戶沒有主動掛機，我們也應該等待3秒後再掛機）。

在溝通中你要充分重視“聽”的重要性，你能善於表達出你的觀點與看法，抓住客人的心，使業主接受你的觀點與看法。這只是你溝通成功的一半。那成功的另一半就是善於聽業主的傾訴，會不會與人溝通，能不能與人達到真正溝通的重要標誌，做一名忠實的聽眾，同時，讓客人知道你在聽，不管是讚揚還是抱怨，你都得認真對待。

6、不能只會傾聽，還要通過提問，引導客人完成整個傾訴。

7、在傾聽投訴客人的時候，不但要聽他表達的內容還要注意他/她的語調與音量，這有助於你瞭解業主語言背後的內在情緒。

8、要通過解釋與澄清確保你真正瞭解了客人的問題。例如，你聽了業主反映的情況後，根據你的理解向業主解釋一遍。

9、認真傾聽業主，向客人解釋他/她所表達的意思並請教客人我們的理解是否正確，都向客人顯示你對他的.尊重以及你真誠的想了解問題。這也給客戶一個機會去重申他/她沒有表達清晰的地方。

10、要積極地去傾聽。通常情況下，心煩意亂時，他/她們想要的就是你樂意去傾聽他/她們的擔憂。

隨著生活水平的不斷提高，客人對工作人員的服務態度也加強了關注，即使那些生氣的業主/客戶會使你精疲力竭，也不要讓他們再重提生氣的事情，或者貶低公司、同事或服務水平來附和他們。這隻會火上澆油。如果合適，你在傾聽過程中可以面帶微笑，態度平和，偶爾插入一些積極的評語，然後設法找到一個有效的解決方法。

（1）只有你具有良好的態度，才能讓客戶接受你，瞭解你；

（3）在溝通時，你要像對待的朋友一樣對待你的客戶。

（4）要有一個平和的心態、萬一發生了什麼令人不愉快的事情，也應該微笑面對，不失風度。控制自己的情緒，“宰相肚裡能撐船”對於客戶服務工作同樣適用！

（5）以真誠的態度對待客人的同時，也要在電話溝通過程中擁有熱情的服務態度對待每一位客人，溝通才有可能成功。

（6）“真誠的服務態度”是溝通能否取得成功的必要條件。

讚美是一件好事情，但如何在工作中適當地讚美客人，卻不是一件易事。若在讚美別人時，不掌握一定的技巧，很難收到好的效果。真誠讚美客人其實也是自己進步的開端。只有當自己抱著開朗、樂觀的態度面對生活時，才能被別人的優點和長處所吸引；讚美是雙方溝通的潤滑劑。

（5）讚美的目的：為了讓你的客戶有被尊重的感覺，但是讚美絕不等於拍馬屁，讚美要發自於內心，不帶有任何目的性的，因而要掌握適度原則。

（1）讚美應真誠：人總是以心換心的，你只要對別人做出讚美的真誠，發自內心的，是肺腑之言，真誠的讚美才能被接受被理解。

（2）讚美應看物件：讚美要對準對方的興奮點，根據對方的文化修養、脾氣秉性、心理特性、所處背景、角色關係、語言習慣乃至職業特點、性別年齡、個人經歷等不同來讚美。如對知識分子，他們看重的是業務能力、學術成果；對企業家，他們自詡的是自己的創業史與企業的經濟效益；對普通婦女，她們引以為榮的則往往是治家有方，或孩子聽話；對於商人，如果你稱讚他腦子靈活、手腕高明，懂得生意經，他可能會高興；對年輕人，你贊他一表人才，並舉出幾點證明他的將來大有作為，他會引你為知己；對老年人，如果你誇他的子孫出類拔萃，他也一定喜歡你。

（3）讚美要把握好時機：注意瞭解並通過電話“聆聽”對方的聲音與語氣是很重要的一個過程，如果對方恰逢情緒特別低落，或者有其他不順心的事情，過分的讚美往往讓對方覺得不真實，所以一定要注重對方的感受。

（4）讚美要注意分寸：讚美不可過分。肉麻的吹捧，不僅會降低自己的人格，也會令對方反感。或者恭維、奉承頻率過高，也會令人討厭。讚美要注意分寸，只有適度的讚美才會令人感到欣慰。

真誠地讚美，是拉近與客戶距離的最好方式。在電話的交流中，聲音是可以讚美對方的第一點。“在與客戶的交流中，只要客服人員細心凝聽，實際上可以通過聲音掌握到客戶很多方面的資訊，例如：年齡、教育程度、做事情的態度等等。”

在客服人員接聽電話的聲音要不急不慢，並始終保持輕鬆、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

在電話鈴響的第二聲、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，綠城物業服務”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。總而言之，通過電話，客服人員應該給來電者留下這樣一個印象：公司是一個禮貌、溫暖、熱情和高效的單位。

2、當我們接到一個電話時，應該遵循以下規範流程：

（1）首先應該說：“xx酒店，×××（做自我介紹時應該一氣合成，單位、部門及工號或（工牌號）一起報）很高興為您服務/請問有什麼可以幫您，請講！”；

（2）如果客人要查詢某部門的電話，禮貌告知：“請稍等”，然後將電話告知客人；

（3）如果客人要查詢領導電話，禮貌詢問客人姓名、單位，視情況告知電話。

（4）如果來電者撥錯了號碼，應該說““對不起，這裡是xx酒店，如果有必要還可以告訴來電者“這裡的號碼是xxxx”，切不可粗暴掛機。

大多數人習慣用右手拿起電話聽筒，但是在與客人進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄，這時就很不方便。因此，接電話時應儘量用左手拿聽筒，右手寫字，這樣就可以輕鬆自如的達到與客人溝通的目的。

接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。

如果來電需要代為轉達相關資訊，在電話接聽完畢之前，不要忘記複誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應該對來電人員單位、聯絡電話等各方面的資訊進行核查校對，儘可能地避免錯誤。

通話結束時，要對客人致謝：“謝謝，歡迎致電”或者“再見”，千萬不要因為不直接面對客人而認為可以不用搭理他們。

在打電話和接電話過程中要牢記讓客人先掛機。因為一旦先結束通話電話，對方一定會聽到“喀嗒”的聲音，這會讓客人感到很不舒服。因此，在通話結束時，應該禮貌地等待客人先掛機，這時整個通話才算圓滿結束。

（6）當正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話對方致歉，得到許可後結束通話電話。不過，電話內容很重要而不能馬上結束通話時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。

第5篇

細節決定成敗，接打電話看似不起眼的事情，其實也是種藝術，不是每個人都能做好的。一個人的態度是隨便還是重視，對方即使看不到，也能感受得到，尊重他人也就是尊重自己，尤其是在職場上，小事更要做好。

1.在電話旁應該隨時準備一些白紙和筆，當對方需要你記什麼或者讓你給上司傳話，都可以快速準確記錄下來，而不需傳達有誤，如果你事先沒有準備好紙和筆，而要求對方等待，這是很不禮貌的行為。

2.接聽電話的時候要專心，同時要停止其他事情或者是動作，不要邊聽電話邊與旁邊的人進行交談，這一點要切記，你這樣做會讓對方感到你很不用心，從而也感到自己沒有被尊重。

3.接聽電話的時候要注意身姿正確，不要躺著或者是把腳放到檯面上，因為身姿不正確也會影響聲音的效果，加上身姿不正確也容易讓電話滑落，會讓對方感到十分不滿意。

4.接聽電話時最好是面帶微笑，雖然別人看不見你的微笑，但是會從你的話語中感受到你的熱情。

5.要在電話響三聲之內接起電話，響了超過6聲就要跟對方說聲對不起。

1.撥打電話的時候要選擇好時間段，如果不是十分重要的`事情，請不要在休息、用餐的時間段給別人打電話，同時也不要在節假日打電話給對方。

2.要把握好通話時間，一般來說通話時間不應超過3分鐘，這也就是“3分鐘原則”。

3.如果對方並不知道你是誰的情況下，你應該要首先進行自我介紹。同時要多使用敬語。

以上就是接聽電話和撥打電話的禮儀事項，做一個合格的職場人，這些細節不可以忽略。

第6篇

辦公祕書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結束後，對方會對您公司有極佳的印象。

通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室裡其他人的工作。

接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時為指定受話人提供便利。

當對方要找的人不在時，在不瞭解對方的動機、目的是什麼時，請不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受話人的'行蹤。

當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話對方致歉，得到許可後結束通話電話。不過，電話內容很重要而不能馬上結束通話時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。

在電話中傳達事情時，應重複要點，對於數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯。

如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"

要轉告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免洩露祕密，也可以避免由於打岔引起的尷尬和不悅。

聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

如果電話突然發生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。

結束通話電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已結束通話電話，才能放下聽筒。

第7篇

太快或太慢接聽電話都是不合適的。如果第一聲響起後立刻拿起話筒，對方會沒有思想準備。就象你希望和某個人講話，如果他猛然衝到你的面前，你也會嚇一跳的;如果在第三聲響後接聽，對方已經有等待的感覺了。所以我們在第二次鈴聲響過以後拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲後才接聽，應該有道歉的話語，如您好!讓您久等了。

第一聲電話鈴聲響起，我們可以把左手放在電話上，準備用左手拿話筒，右手進行電話記錄(左手寫字傾向的人恰好相反，用右手準備拿起話筒)。

通常拿起話筒，我們習慣性的第一句話是喂。嚴格來講，喂是試話筒的聲音。當接聽電話是工作的一部分時，應該體現精煉、從容的職業感覺，所以喂這句開場白是必須去掉的。取而代之的'應該是問候語。

根據公司要求，在問候語之後，可以報出公司和部門名稱以及你個人的姓名。

5 個w是指when 、who(whose) 、what 、where、why ，1個h 是指how。具體來講，電話記錄應該包括來電時間、來電人、來電事由、哪裡打來電話、為什麼來電話，怎樣處理等。在進行電話記錄時對數字、對方說的某個時間、電子郵件地址等資訊應該重複一遍給予確認。

詢問對方的姓名時應該說：請問您貴姓?，不能直接問你叫什麼名字?。如果對方告訴你他的姓名，應該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知，姓名就是一個人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時可以避免產生音同字不同的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨後的稱謂中也不要直呼其名，儘量使用姓+職務的稱呼方式，或者說先生、女士。

電話交談應該語言簡潔、措辭高雅，避免俚語或者不禮貌的語言。

有研究顯示，當你與別人交流時，你說話的內容對別人的影響佔20%，而你的聲音對別人的感染力佔到80%。因此，聲音的作用不可小覷。在電話裡應該保持語調積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節奏，如果對方語速過快，你可以比他稍慢一點，反之，如果對方說話很慢，你可以比他稍快一點，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人說話節奏相差很大，雙方都會感覺到不和諧，會影響雙方的愉快溝通;總之，聲音的把握能夠經營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮定的工作風格。

不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態度、聲音、表情、動作等外在與內在的狀態是整體統一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說出悅耳動聽的語言，即便那樣，你的聲音也是乾澀的，毫無感染力可言。微笑不只是表情，它是一種美好的感覺，在電話裡看不到但是感覺的到!

如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會顯得悶而不暢，會給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對方能夠聽出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態是很有必要的。

10、正確處理接電話過程中的各種情況。

如果對方要找的人不在，應該說他(她)恰好不在，或者說公務外出，不要透露同事的去向。若有留言需轉告，應該記錄下來，以免忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話內容。如果電話需要轉接，應該說好的，請稍等。若分機無人接聽轉回總機，應該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對方說話，應該直截了當的告訴對方對不起，我聽不清您講話，請您再撥一遍。有時辦公室內恰好有客人在，電話鈴聲響起時，應該對客人禮貌的說明對不起，我接個電話。對自己沒有及時接到的電話，應該在二十四小時以內給予回覆，如果有特殊的情況沒能及時回覆，一定要向對方做一個簡單的解釋。

商務電話不是煲粥，時間一般不應超過三分鐘。結束通話電話時，應該禮貌的說再見，並由打出電話的一方先結束通話電話。