祕書接聽電話禮儀

〖摘要〗不過，電話內容很重要而不能馬上結束通話時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。禮儀知識怎樣寫？這篇《祕書接聽電話禮儀》特別不錯，您不妨參照參照。

辦公祕書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結束後，對方會對您公司有極佳的印象。
　　通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室裡其他人的工作。

接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。

接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時為指定受話人提供便利。

當對方要找的人不在時，在不瞭解對方的動機、目的是什麼時，請不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話對方致歉，得到許可後結束通話電話。不過，電話內容很重要而不能馬上結束通話時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。

在電話中傳達事情時，應重複要點，對於數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯。

如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位？"要轉告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免洩露祕密，也可以避免由於打岔引起的尷尬和不悅。

聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

如果電話突然發生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。

結束通話電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已結束通話電話，才能放下聽筒。