職場人士必備的電話禮儀

在日常辦公過程中，電話溝通是較為常見的職場聯絡方式。在電話溝通的過程中，對方能夠通過你的語氣和狀態對你個人的性格及人品進行判斷，因此職場電話禮儀也是職場禮儀的一部分。我們在進行電話溝通時都應該做到以下幾點：

打好草稿

電話的特點是及時性強，承載的資訊量少，在打電話前應該先想清楚自己要說什麼，如何稱呼對方、怎樣表達自己的意思，使用什麼樣的語氣進行溝通，措辭有哪些要注意的，如果要說的事情較多，可以把具體需要溝通的點寫在紙上，看著提綱進行溝通。

把握好通話時間

職場電話溝通不是和閨蜜間的閒談，因此應該有效把控總時長，一般的電話最好控制在三分鐘之內，多人間的電話會議溝通也儘量控制在10分鐘內。電話溝通的時間越長，對方的注意力會越難集中，溝通的效率也會降低。

開場白要注意

在職場中進行電話溝通時，需要接通後先確認對方身份，如“請問您是XX老師/經理嗎？”，詢問對方時間是否方便，然後再用一句話介紹自己，如“我是XX公司的XXX”，再開始進行需要溝通的具體內容。

挑對通話時機

如果電話溝通的內容是和對方的工作相關的，那麼最好挑對方在上班的時間來打。如果電話溝通的內容是和對方的生活相關的，那麼最好挑對方下班的時間來打。同時，如果不是特別急的事情，在打電話時應該避開吃飯和休息的時間。

掛電話前要總結確認

在電話溝通時，可以用紙筆把溝通的內容全部記錄下來，等到溝通接近尾聲時，再把這些要點全部總結提煉一下，和對方一一核對，以免自己或對方漏掉某些內容。同時，如果有些內容不能在電話中決定，那麼則要和對方約定好最晚確認的時間。

其他職場電話禮儀

在電話溝通中，還需要注意不能打斷對方講話，不論他講的對不對，讓對方把話講完是最基本的尊重。同時，在溝通中也要注意迴應，適時地表示：好的/可以/沒問題，不要一直沉默。在自己講完後，還需要詢問對方的意見，不要只顧自說自話。

最後，如果是在辦公室中需要與他人進行長時間的電話溝通時，可以去無人的小會議室，或者是人少的走廊、茶水間等地方；如果只能在自己的座位上，那麼最好是戴著耳機，用較小的音量進行電話溝通，避免打擾到坐在自己周圍的同事，這也是職場電話禮儀中的一部分哦。