關於電話的禮儀7篇 “小心謹慎：在電話中展現優雅的禮儀技巧”

電話禮儀是指在打電話時需要注意的一系列規矩。良好的電話禮儀可以讓人們在通話中更加得心應手，讓通話變得更加愉快和高效。作為現代社會中重要的溝通方式，電話禮儀已經成為人們必備的素養之一。本文將為大家介紹電話禮儀的常見規範以及應對方法。

第1篇

如果電話鈴響過四遍後，拿起聽筒應向對方說："對不起，讓您久等了"，這是禮貌的表示，可消除久等心情的不快。

如果電話內容比較重要，應做好電話記錄，包括單位名稱、來電話人姓名、談話內容，通話日期、時期和對方電話號碼等。

二、電話的開頭語會直接影響顧客對你的態度、看法。

通電話時要注意儘量使用禮貌用詞，如"您好"、"請"、"謝謝"、"麻煩您"等等。

打電話時，姿勢要端正，說話態度要和藹，語言要清晰，即不裝腔作勢，也不嬌聲嬌氣。

這樣說出的話哪怕只是簡單的`問候，也會給對方留下好印象。

只要臉上帶著微笑，自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。

特別是早上第一次打電話，雙方彼此親切悅耳的招呼聲，會使人心情開朗，也會給人留下有禮貌的印象。

電話接通後，主動問好，並問明對方單位或姓名，得到肯定答覆後報上自己的單位、姓名。

不要讓接話人猜自己是誰（尤其是長時間沒見的朋友、同事），以使對方感到為難。

三、打電話時，應禮貌地詢問："現在說話方便嗎"？要考慮對方的時間。

一般往家中打電話，以晚餐以後或休息日下午為好，往辦公室打電話，以上午十點左右或下午上班以後為好，因為這些時間比較空閒，適宜談生意。

四、打電話、接電話時，如果對方沒有離開，不要和他人談笑，也不要用手後住聽筒與他人談話，如果不得已，要向對方道歉，請其稍候，或者過一會兒再與對方通電話。

五、對方要找的人不在時，不要隨便傳話以免不必要的麻煩，如必要，可記下其電話、姓名、以回電話。

我們接電話時為了表示認真聽對方說話，應不斷地說："是，是"、"好，好吧"等，一定要用得恰到好處，否則會適得其反。

要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況，應付方式各異。

掛電話前，向對方說聲："請您多多指教"、"抱歉，在百忙中打擾您"等等，會給對方留下好印象。

八、辦公場合儘量不要打私人電話，若在辦公室裡接到私人電話時，儘量縮短通話時間，以免影響其他人工作和損害自身的職業形象。

第2篇

很多工作都是要接聽電話的，那麼在接聽時應該注意什麼呢?下面就來看看吧。

本人受話，就是自己親自接聽別人打給自己的電話。自己接聽電話的時候，按照電話職場禮儀的要求，需要注意三個問題：

接聽電話是不是及時，實質上也反映著一個商務人員待人接物的真實態度。一般的情況下應該保證在電話鈴響三聲之內接聽電話。但要避免在電話剛剛響起就接電話，否則說不準會讓對方嚇一跳。當電話響第二聲以後接電話是最合適的時間。如果因為其他原因在電話鈴響三聲之後才接起的話，在接起電話後首先要說聲：“對不起，讓您久等了!”

接電話的時候，受話人要努力使自己的所作所為合乎禮儀，要注意：

拿起話筒後，首先就要問好，然後自報家門。向打電話的人問好，一是出於禮貌，二是為了說明有人在接聽。嚴禁以“喂”字開頭，因為“喂”表示是希望先知道對方是誰，在等著對方告訴你。而且，如果“喂”時語氣不好，就極容易讓人反感。所以，接電話時的問候應該是熱情而親切的“您好!”。如果對方首先問好，就要立即問候對方，不要一聲不吭，故弄玄虛。

至於要自報家門，則是為了告訴對方，這裡是哪個公司或是哪個部門或是具體哪一位。

通話的時候，不應該心不在蔫，更不要把話筒放在一旁，任其“自言自語”。在通話過程中，對打電話的人的態度要謙恭友好，尤其是在打來業務電話諮詢或有求於己的時候，更要表現得不卑不亢、熱情親切。

通話終止的時候，不要忘記向發話人說聲“再見”。如通話因故暫時中斷後，要等候對方再撥進來。對於重要的顧客或上級，要主動撥回去。不要揚長而去，也不要為此而責怪對方。

接到誤撥進來的電話，需要耐心、簡短地向對方說明。如有可能，還要給對方提供必要的幫助，或者為其代轉電話就行了，不要生氣動怒，甚至出口傷人。

接聽電話的時候，要暫時放下手中的`工作，不要和其他人交談，或做其他事情。如果正在和別人談話，要示意自己接電話，一會在說，並在接完電話後向對方道歉。同時也不要讓打電話的人感到“電話打的不是時候”。但如果目前的工作非常重要，那麼就要在接到電話後向來電者說明原因，表示歉意，並再約一個具本時間，到時候自己再主動打過去，當然要在通話的開始，再次向對方致歉。

作為商務人員來說，既然再忙，都不要撥下電話線，對外界進行隔絕。也不要在接電話的時候以忙為藉口敷衍了事。

第3篇

選擇好通話時間。應根據受話人的工作時間、生活習慣選好打電話的時間。

比如，白天宜在早晨8點以後，節假日應在9點以後，晚間則應在22點以前，以免受話人不在或打擾受話人及家人的休息。如無特殊情況，不宜在中午休息時和一日三餐的常規時間打電話，以免影響別人休息和用餐。給單位打電話時，應避開剛上班或快下班兩段時間，還要顧及接話一方所在的場合。給國外的客戶打電話，還要特別注意其所在地與國內的時差和生活習慣。

講究通話語言藝術。話如其人，不管是在公司還是在其他地方，憑雙方在電話裡的講話方式，就可以互相判斷出對方的基本教養水準。電話的語言藝術，不僅要堅持用"您好"開頭，"請"字在中，"謝謝"結尾，更重要的是控制語氣語調。因為電話只聞其聲不見其人(可視電話除外)，雙方的聲音是一個重要的社交因素，聲音往往代表自己的或組織的形象。因此，在通話時要態度和藹，聲調溫和而富有表現力，語氣適中，語言簡潔;口齒清晰，要抱著對方就在眼前的感覺來打電話，讓對方感到自己在微笑。特別是有關時間、地點要交待準確，使人感到親切自然，切不可高聲大喊，裝腔作勢或拿腔捏調、嗲聲嗲氣，更不能粗暴無理。打電話推銷產品時，要熟悉產品的特點、效能、價格，通話技巧、措詞要因人而異，因事、因時而異，不可千篇一律。放下電話時，務必雙手輕放。

擬好通話要點。在電話中應該說些什麼，一次電話該打多久，打電話前應有"腹稿" 。如怕遺漏，可擬出通話要點，理順說話的順序，備齊與通話內容有關的檔案和資料。電話撥通後，應先向對方問一聲"您好!"接著問："您是× × ×單位嗎?"得到明確答覆後，再報自己的單位和姓名，然後報出受話人姓名。如受話人不在，可請人轉告，或過一會兒再打。如撥錯了號碼，應向對方表示歉意。打電話的時間宜短不宜長，每次通話一般以3分鐘～5分鐘為宜。說話要簡明扼要，長話短說。

接聽電話不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話，我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。

一般來說，在辦公室裡，電話鈴響3遍之前就應接聽，6遍後就應道歉："對不起，讓你久等了。"如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。儘快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問："請問你是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?"但是，人們習慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句："喂!哪位?"這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。接到對方打來的電話，您拿起聽筒應首先自我介紹："你好!我是某某某。"如果對方找的人在旁邊，您應說："請稍等。"然後用手掩住話筒，輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在，您應該告訴對方，並且問："需要留言嗎?我一定轉告!"

接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。

最後，應讓對方自己結束電話，然後輕輕把話筒放好。不可"啪——"的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。

當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裡。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。

打、接電話的時候不能叼著香菸、嚼著口香糖;說話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白。

當打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裡一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給

對方留下完全不同的印象。同樣說："你好，這裡是xx公司"。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有"代表單位形象"的意識。

打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著"對方看著"的心態去應對。

打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠"聽"得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。

現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裡會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電

話鈴聲後，附近沒有其他人，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是"喂"了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

隨時牢記5wih技巧，所謂5w1h是指① when何時② who何人③ where何地④ what何事⑤why為什麼⑥how如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於5wih技巧。

上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說"不在"就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。首先應瞭解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說一聲"再見"，再掛電話，不可只管自己講完就結束通話電話。

第4篇

一般的公務電話最好避開臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急於下班，很可能得不到滿意的答覆。公務電話應儘量打到單位，若確有必要往對方家裡打時，應注意避開吃飯或睡覺時間。

當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裡一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。同樣說：“您好，這裡是××公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有“我代表單位形象”的意思。

打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡樂的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態去應對。

打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的.姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰或躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力，因此打電話時，即使看不見對方，也要當做對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。

現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，電話鈐一響，應儘快去接，最好不要讓鈐聲響過五遍。電話鈐響一聲約3秒鐘，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方等待時心裡會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象，即便電話離自己很遠，聽到電話鈐聲後，附近沒有其他人，我們應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈐聲響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

對對方的談話可作必要的重複，重要的內容應簡明扼要地記錄下來，如時間、地點、聯絡事宜、需解決的問題等。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話、接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備。

上班時間打來的電話幾乎都是與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可馬虎，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。我們首先應瞭解對方來的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電話的目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說一聲“再見”，然後輕輕放下電話，不可只管自己講完就結束通話電話。

第5篇

接聽電話的人雖然處於被動的位置，但是，也不能在禮儀規範上有所鬆懈。撥打電話過來的人可能是你的上級，可能是合作方，也可能是對你很有幫助的友人，因此，受話人在接聽電話時，要注意有禮和得體，不能隨隨便便。

當本人接聽打給自己的電話時，應注意及時接聽並謙和應對，無論對方地位尊卑，都要待人以禮。

電話鈴聲響起，要立即停下自己手頭的事，儘快接聽。不要等鈴聲響過很久之後，才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話，也可從一個側面反映出他的待人接物的誠懇程度。

一般來說，在電話鈴聲響過三遍左右，拿起話筒比較合適。“鈴聲不過三聲”是一個原則，也是一種體諒撥打電話的人的態度，而且鈴聲響起很久不接電話，撥打電話的人也許會以為沒有人接而結束通話電話。如果接電話不及時，要道歉，向對方說“抱歉，讓您久等了”。

在接電話時，首先要問候，然後自報家門，向對方說明自己是誰。向發話人問好，也有向發話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報家門是為了確認自己是否是發話人真正要通話的物件。

在私人住所接聽電話時，為了安全起見，可以不必自報家門，或者只向對方確認一下電話號碼來確定是否對方找對了人。即使對方錯撥了電話，也不要勃然大怒，口出穢語，而要耐心解釋。

在接聽電話時，要聚精會神，認真領會對方的話，而不要心不在焉，甚至把話筒擱在一旁，任憑通話人“自言自語”而不顧。

其一，電話鈴聲一旦響起，接電話就成為最緊急的事情，其他事情都可以先放一邊。接聽電話時，不要再與旁人交談或者看檔案、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時候你忙著別的'事，在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。

其二，有時候確實有無法分身的情況，比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間，不宜與來電話的人深談，此時可以向來電話的人簡單說明原因，表示歉意，並主動約一個具體的雙方都方便的時間，由自己主動打電話過去。一般來說，在這種情況下，不應讓對方再打過來一次，而應由自己主動打過去，尤其是在對方打長途電話的情形中。約好了下次通話的時間，就要遵守約定，按時打過去，並向對方再次表示歉意。

其三，如果在接聽電話的時候，適逢另一個電話打了進來，切忌不要中斷通話，而要向來電話的人說明原因，要他不要結束通話電話，稍等片刻。去接另一個電話的時候，接通之後也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來，或者自己過一會兒再打過去。等對方理解之後，再繼續方才正接聽的電話。

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問您是哪位？我能為您做什麼？您找哪位？”但是，部分人習慣的做法是，拿起電話聽筒就盤問一句：“喂！哪位？”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。當對方說明要找的人後，應說“請稍等”，然後找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向對方解釋並提出建議，以免浪費對方時間，如“王先生現在正忙，您過5分鐘再來電話吧？”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋並提出建議，如“王先生不在（不在的原因），我能幫您什麼忙嗎？”

在接電話的過程中，應避免打斷對方的講話。為了表示自己在專心聆聽，應視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂的話，應致歉後再請求對方重複。對重要的內容應記錄，並請求對方重複確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方：“請問您還有什麼事情嗎？”當確認對方已經講完之後，方可結束通話。掛電話時，切忌沒有致結束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規範，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4釐米左右的距離；要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼著香菸、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方；當對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裡。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑；你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂；你心事重重、滿臉愁容，電話也會傳遞你的不開心。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。

電話接聽記錄是辦公室工作的重要文件資料，是領導安排工作、排程工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據，能夠比較清晰、準確、原始地反映辦公室值班工作。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用資訊。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，並及時將情況報告相關領導及參會人員。

打電話是通聯禮儀的一個主要內容。撥打電話的人是發話人，是主動的一方，而接聽電話的一方是受話人，是被動的一方。因而在整個通話過程中，撥打電話的人起著支配作用，一定要積極塑造自己的完美的電話形象。

在打電話時，必須把握住通話的時間、內容和分寸，使得通話時間適宜、內容精煉、表現有禮。

把握好通話時機和通話長度，即能使通話更富有成效，顯示通話人的幹練，同時也顯示了對通話物件的尊重。反之，如果莽撞地在受話人不便的時間通話，就會造成尷尬的局面，非常不利於雙方關係的發展。如果把握不好通話時間，談話過於冗長，也會引起對方的負面情緒。

打電話時忌諱通話內容不著要領、語言囉嗦、思維混亂，這樣很容易引起受話人的反感。通話內容精煉簡潔是通話人的基本要求。

在撥打電話之前，對自己想要說的事情做到心中有數，儘量梳理出清晰的順序。做好這樣的準備後，在通話時就不會出現顛三倒四、現說現想、丟三落四的現象了同時也會給受話人留下高素質的好印象。

電話接通後，發話人對受話人的講話要務實，在簡單的問候之後，開宗明義，直奔主題，不要講空話、廢話，不要囉嗦、重複，更不要偏離話題，節外生枝或者沒話找話。在通話時，最忌諱發話人東拉西扯、思路不清，或者一廂情願地認為受話人有時間陪自己聊天，共煲“電話粥”。

撥打電話的人在通話的過程中，始終要注意待人以禮，舉止和語言都要得體大度，尊重通話的物件，並照顧到通話環境中其他人的感受。

第6篇

電話鈴響後，應迅速拿起聽筒，而不要故意延誤。一般情況下，拿起電話應先說“您好，我是× × × ”或者“您好！ 請問您找誰？”或者說“請稍等” 。這些禮貌用語是接電話時不可缺少的，它能給人以親切、友好、文明的感覺。如果拿起話筒，還照常和周圍人閒談，置對方於不顧，就是不禮貌的。在電話中和對方談論問題要簡明扼要，不要不著邊際，東拉西扯，不要反覆囉裡囉唆，要態度溫和，口齒清晰，耐心解釋。【商務禮儀：接電話的禮儀】商務禮儀：接電話的禮儀。

不要隨意打斷對方的講話，要準備好紙、筆，作好必要的記錄。聽完電話要輕輕放下，不要重重扣下，更不能在雙方談不攏時摔下電話筒。如果接聽後，對方要找的不是自己，應說：“請稍候，我幫您去找。”但不能尚未放下聽筒就大叫：“ × × ，你的電話！”這樣會顯得你缺乏教養。如果要找的人不在，應告訴對方並表示歉意，詢問是否有事要轉告，如有，應詳細作好記錄，並複述一遍，以免有誤。若是對方不願告訴，切不可貿然打聽。【商務禮儀：接電話的`禮儀】文章商務禮儀：接電話的禮儀出自時不想結束通話電話，這時不妨委婉地告訴對方：“真想和你多談談，但現在我正有件急事需要處理，明天我打電話給你好嗎？”電話通訊，一般由發話人先結束談話。如果對方沒有結束談話，自己先結束通話電話，就會顯得很不禮貌。接到打錯的電話時，絕不能衝著電話筒大叫：“你打錯了” ，然後把電話聽筒一摔。而應客氣地告知：“您打錯了，我這裡是× × × ” ，或者說“對不起，您要找的人我們這裡沒有” ，也可以說：“您打錯了，請查清號碼後再打” 。

對於電話中提出的問題，事後應及時處理，該傳達的傳達，該彙報的彙報，必要時還應主動答覆，切不可言而無信。接到不指名找人的電話時，一定要耐心傾聽。

第7篇

接電話時，電話鈴一響，無其他特別要緊的事情，都應主動接電話，電話禮儀培訓心得。一般電話鈴響3下，必須接電話。拿起話筒後，應立即說"您好！"然後通報自己的單位名稱，根據情況還可報上姓名，如"這裡是xxx組織部辦公室，我是小馮"。電話鈴響了較長時間後才接電話，應首先向對方致歉："您好，對不起，讓您久等了。"如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，不要使對方尷尬。

拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裡。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑；你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問："請問您是哪位？我能為您做什麼？您找哪位？"當對方說明要找的人後，應說"請稍等"，然後找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向對方解釋並提出建議，以免浪費對方時間，如"王先生現在正忙，您過5分鐘再來電話吧？"如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋並提出建議，如"王先生不在（不在的原因），我能幫您什麼忙嗎？"

在接電話的過程中，應避免打斷對方的講話，可視情況用"嗯"、"是的"、"對"、"知道了"等作答。沒有聽清聽懂，致歉後再請求對方重複。對重要的內容應記錄，並請求對方重複確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方："請問您還有什麼事情嗎？"當確認對方已經講完之後，方可結束通話。掛電話時，切忌沒有致結束語就掛機或室機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮益範，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4釐米左右的距離；要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的`講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼著香菸、嚼著口香糖。要多用"您好"、"請"、"謝謝"、"對不起"、"不客氣"等文明用語，而不能用失禮的"喂"來稱呼對方；當對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

電話接聽記錄是辦公室工作的重要文件資料，是領導安排工作、排程工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用資訊。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，並及時將情況報告相關領導及參會人員。

在工作場合，接聽電話時，首先應問候，然後自報家門。對外接待應報出單位名稱，若接內線電話應報出部門名稱。自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規範的電話體現的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位。