接聽電話禮儀7篇 "應對來電，從接電話開始——珍視通訊禮儀細節"

接聽電話是日常工作中必不可少的一項工作，接聽電話禮儀則是提高企業形象的一種方式。合適的語氣、禮貌的態度、清晰的表述和溝通技巧，都是做好接聽電話的必備素質。本文將介紹如何提高接聽電話的效率與質量。

第1篇

接電話時，電話鈴一響，無其他特別要緊的事情，都應主動接電話，電話禮儀培訓心得。一般電話鈴響3下，必須接電話。拿起話筒後，應立即說“您好!”然後通報自己的單位名稱，根據情況還可報上姓名，如“這裡是×××組織部辦公室，我是小馮”。電話鈴響了較長時間後才接電話，應首先向對方致歉：“您好，對不起，讓您久等了。”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，不要使對方尷尬。

拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裡。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問您是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?”當對方說明要找的人後，應說“請稍等”，然後找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向對方解釋並提出建議，以免浪費對方時間，如“王先生現在正忙，您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋並提出建議，如“王先生不在(不在的原因)，我能幫您什麼忙嗎?”

在接電話的.過程中，應避免打斷對方的講話，可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂，致歉後再請求對方重複。對重要的內容應記錄，並請求對方重複確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方：“請問您還有什麼事情嗎?”當確認對方已經講完之後，方可結束通話。掛電話時，切忌沒有致結束語就掛機或室機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮益範，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼著香菸、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

電話接聽記錄是辦公室工作的重要文件資料，是領導安排工作、排程工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用資訊。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，並及時將情況報告相關領導及參會人員。

在工作場合，接聽電話時，首先應問候，然後自報家門。對外接待應報出單位名稱，若接內線電話應報出部門名稱。自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規範的電話體現的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位。

第2篇

(1)接聽電話禮儀 電話鈴響應立即去接，一般電話鈴響不超過三次，在響第二聲的時候最佳，既不唐突也不怠慢。

首先致以簡單問候。如“早上好”或“您好”，語氣柔和親切。外線電話報單位名稱，內線電話報部門或崗位名稱。然後認真傾聽對方的電話事由，如需傳呼他人。應請對方稍候;如是對方通知或詢問某事，應按對方要求逐條記下，並複述或回答對方，記下時間、地點和姓名。最後對對方打來電話表示感謝，等對方放下電話後，自己再輕輕放下。

如果確實分不開身接電話的時候，電話響了超過了三次你在接起的時候，你應該要向對方表示歉意：說一句讓您久等了。一般的規範電話用語：首先應自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所打的電話是無誤的，避免了一些因為打錯電話浪費的時間。

首先將電話內容整理好，正確無誤查好電話號碼後向對方撥出號碼。對方接聽後應致以簡單問候，並作自我介紹。然後說明要找的通話人的姓名或委託對方傳呼要找的人，如確定對方為要找的人應致以簡單的

問候。接著按事先準備的通話內容逐條講述，確認對方明白或記錄清楚後，應致謝語、再見語。最後等對方放下電話後自己再輕輕放下。

首先，咬字要準確。通話時如果咬字不準，含含糊糊，就難讓人聽清聽懂。其次，音量調控。音量過高會令人耳鼓欲裂;音量過低，聽起來含糊不清。第三，速度適中。通話時講話的速度應適當的放慢，不然就可能產生重音。最後，語句簡短。通電話時所使用的語句務必精煉簡短，不僅可以節省對方的時間，而且會提高聲音的清晰度。

當對方在與你說再見的時候，同事你也要禮貌的回覆對方一下，表示尊重對方，等對方先把電話掛掉，你確認通話結束後你才把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。

在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的資訊。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重複，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的`名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什麼?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：“真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘後趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

自己接的電話儘量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你應該向對方解釋一下原因，並請求對方原諒。例如，你可以說：“布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應當確定地方願意你將電話轉給他人。例如，你可以說：“對於這件事，我們很快會派人跟您聯絡的。”

如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說：“您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去?”

讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如，你可以說：“約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。”當你查詢完畢，重新拿起電話時，可以說：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。

對於接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話說：“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然後迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

5、不要過分堅持自己的意見，世上沒有什麼太絕對的事。

職場禮儀禁忌中電話禁忌是很重要的一部分。在商務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”，“你是誰”，或者“有什麼事兒呀?”

萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度，切勿發脾氣“耍態度”。為了確認對方是否撥錯了電話，應先自報一下“家門”，然後再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，應該禮貌的用“沒關係”去應對，而不要教訓人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。

如果有可能，不防問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，說不定還會藉機宣傳了本單位以禮待人的良好形象。

在職場中打拼的朋友，一定要懂得職場禮儀禁忌，並且應該學會如何巧妙地避開這些問題。這樣才能夠幫助你在職場中迴避尷尬的局面，還能有助於增加別人對你的好感，從而在職場中避免難堪。

第3篇

太快或太慢接聽電話都是不合適的。如果第一聲響起後立刻拿起話筒，對方會沒有思想準備。就象你希望和某個人講話，如果他猛然衝到你的面前，你也會嚇一跳的;如果在第三聲響後接聽，對方已經有等待的感覺了。所以我們在第二次鈴聲響過以後拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲後才接聽，應該有道歉的話語，如您好!讓您久等了。

第一聲電話鈴聲響起，我們可以把左手放在電話上，準備用左手拿話筒，右手進行電話記錄(左手寫字傾向的人恰好相反，用右手準備拿起話筒)。

通常拿起話筒，我們習慣性的第一句話是喂。嚴格來講，喂是試話筒的聲音。當接聽電話是工作的一部分時，應該體現精煉、從容的職業感覺，所以喂這句開場白是必須去掉的。取而代之的應該是問候語。

根據公司要求，在問候語之後，可以報出公司和部門名稱以及你個人的姓名。

5 個w是指when 、who(whose) 、what 、where、why ，1個h 是指how。具體來講，電話記錄應該包括來電時間、來電人、來電事由、哪裡打來電話、為什麼來電話，怎樣處理等。在進行電話記錄時對數字、對方說的某個時間、電子郵件地址等資訊應該重複一遍給予確認。

詢問對方的姓名時應該說：請問您貴姓?，不能直接問你叫什麼名字?。如果對方告訴你他的姓名，應該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知，姓名就是一個人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時可以避免產生音同字不同的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨後的稱謂中也不要直呼其名，儘量使用姓+職務的稱呼方式，或者說先生、女士。

電話交談應該語言簡潔、措辭高雅，避免俚語或者不禮貌的語言。

有研究顯示，當你與別人交流時，你說話的內容對別人的影響佔20%，而你的聲音對別人的感染力佔到80%。因此，聲音的`作用不可小覷。在電話裡應該保持語調積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節奏，如果對方語速過快，你可以比他稍慢一點，反之，如果對方說話很慢，你可以比他稍快一點，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人說話節奏相差很大，雙方都會感覺到不和諧，會影響雙方的愉快溝通;總之，聲音的把握能夠經營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮定的工作風格。

不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態度、聲音、表情、動作等外在與內在的狀態是整體統一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說出悅耳動聽的語言，即便那樣，你的聲音也是乾澀的，毫無感染力可言。微笑不只是表情，它是一種美好的感覺，在電話裡看不到但是感覺的到!

如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會顯得悶而不暢，會給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對方能夠聽出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態是很有必要的。

10、正確處理接電話過程中的各種情況。

如果對方要找的人不在，應該說他(她)恰好不在，或者說公務外出，不要透露同事的去向。若有留言需轉告，應該記錄下來，以免忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話內容。如果電話需要轉接，應該說好的，請稍等。若分機無人接聽轉回總機，應該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對方說話，應該直截了當的告訴對方對不起，我聽不清您講話，請您再撥一遍。有時辦公室內恰好有客人在，電話鈴聲響起時，應該對客人禮貌的說明對不起，我接個電話。對自己沒有及時接到的電話，應該在二十四小時以內給予回覆，如果有特殊的情況沒能及時回覆，一定要向對方做一個簡單的解釋。

商務電話不是煲粥，時間一般不應超過三分鐘。結束通話電話時，應該禮貌的說再見，並由打出電話的一方先結束通話電話。

第4篇

1、有的父母的電話開通了親情號碼服務，互相通話是免費的，這給寶寶提供了一個良好的訓練機會。每天晚上，爸爸媽媽都可以通過電話聊天的實戰訓練來教寶寶學會電話禮儀。

2、如果寶寶找對了家裡合適的人來接聽，或是成功找到了他想要找的人，那麼爸爸媽媽就會給寶寶一個深深的擁抱或是甜甜的親吻，以示鼓勵。

1、告知幼兒接聽電話時應有問候的言語，溫暖的笑容和得體的姿勢；

3、注意語音、語調、語速，不能太慢，也不能太快；

4、最好1—3聲拿起話筒，遲接須表歉意，對不起，讓您久等了；

5、接聽時勿忘先報自己的.名字和說聲謝謝您的來電；

6、告知幼兒轉接電話時一定要確認對方姓名和身份；

7、幼兒接聽電話中要注意正確使用敬語，會禮貌性的寒暄；

8、電話結束時，告知幼兒讓對方先掛電話，再輕放話筒；

9、請幼兒記住對方的名字及電話，應備置常用電話號碼錶；

10、即使打錯電話也應親切應對，告知對方打錯電話；

11、電話聽不清楚時應立即告訴對方，說聽不清楚，可否再打一次；

12、教會幼兒電話應對中要表達關懷對方的心意，讓接聽方感受到關懷。

（1）孩子接電話的時候要學會說“你好”、“請問”、“請等一下”這樣的禮貌用語。

（2）接電話時聲音要放輕一些，不要在電話中大聲嚷嚷。

（3）接電話時要有問有答，回答問題時要大方，不可以長時間不迴應對方的問題，也不要在不知如何回答時，把電話一扔跑到別處去。

（4）大人打電話時，孩子不要在一旁插嘴或搶話筒。

（5）打電話時要先報上自己的名字，並說明要找的人。

（7）掛話筒時，要輕拿輕放，不可以摔話筒，或重重地掛電話。

（8）接打電話時，要學會說“再見”，然後再掛電話，不要只管自己講完就掛電話。

（9）要注意打電話的時間，通話時間不可太長，也不要選擇太早或太晚的時間打電話，以免影響別人的休息。

第5篇

語言表達儘量簡潔明白，吐字要清晰，不要對著話筒發出咳嗽聲或吐痰聲。措辭和語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。稱呼對方時要加頭銜，無論男女，都不可直呼其名，即使對方要求如此稱呼，也不可用得過分。切不可用輕浮的言語。

接打電話，雙方的聲音是一個重要的社交因素。雙方因不能見面，就憑聲音進行判斷，個人的聲音不僅代表自己的獨特形象，也代表了組織的形象，所以打電話時，必須重視聲音的效果。一般要儘可能說標準的普通話，這不僅易於溝通，而且普通話是最富有表現力的語言。其次，要讓聲音聽起來充滿表現力，聲音要親切自然。使對方感受到自己是位精神飽滿、全神貫注、認真敬業的人，而不是萎靡不振、灰心喪氣的人。再次，說話時面帶微笑，微笑的聲音富有感染力，且可以通過電話傳遞給對方，使對方有一種溫馨愉悅之感。

當通話時線路突然中斷時，此時，撥打電話的一方應負責重撥，接通後應先表示歉意。即使通話即將結束時出現線路中斷，也要重撥，繼續把話講完。要是在一定時間內打電話的一方仍未重撥，接電話一方也可撥過去。

如果約定某人某時回電話，屆時一定要開手機或在辦公室等候。有事離開辦公室時，務必告訴同事自己返回的準確時間，以防萬一有人打來電話他們無從對答。

對電話留言必須在一小時內給予答覆。因為不能及時回電話，就意味著不尊重對方。一般也要在24小時之內對電話留言給予答覆。如果回電話時恰遇對方不在，一定要留言，表明已經回過電話了，即使找不到對方所需要的資料，也要讓對方知道自己是誠懇負責的，這是最基本的禮儀。如果自己確實無法親自回電，也要託付他人代辦。

如果自己走進別人辦公室時，正好別人正在通話，應輕聲道歉並迅速退出，否則是很不禮貌的'。如果通話時間不太長，所談也並非什麼保密的事，接話人也許會示意自己坐下稍候，此時應儘可能坐在一旁等待，但決不可出聲干擾。如果確有急事非馬上打斷正在打電話的人，只能將要談的問題寫在便條上放在他的眼前，然後退出。

起始控制：控制通話時間和資訊;

背景控制：通話質量即環境要好;

2、四不原則

不要借用別人的手機;

不要製造噪音，這樣會造成別人的反感;

3、注意的事項

第6篇

在職場當中，用電話溝通和交流工作，是必不可少的。當你給他人打電話時，你應調整好自己的思路。而當你的電話鈴響起之時，你應該儘快集中自己的精力，暫時放下手頭正在做的事情，以便你的大腦能夠清晰地處理電話帶來的資訊或商務。當然，上述過程應該迅即完成，如果你讓電話鈴響得時間過長，對方會結束通話電話，你便會失去得到資訊或生意的機會。以下幾點是你在接電話時可以參考和借鑑的技巧：

1、來電鈴聲不可超過三次才接。有時候電話響一次就接了，會給人以一種很唐突的感覺，會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話，單是當來點響了三次以後再接，會讓對方等的不耐煩、焦急的情緒。如果是客戶的話，可能會影響雙方的合作，所以，在電話鈴聲響了兩次後接是最佳的狀態，單是如果確實分不開身接電話的時候，電話響了超過了三次你在接起的.時候，你應該要向對方表示歉意：說一句讓您久等了。一般的規範電話用語：首先應自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所打的電話是無誤的，避免了一些因為打錯電話浪費的時間。

2、要注意通話時語氣的用法。電話是非常直觀的一種溝通方式，也是一種非常便捷的溝通方式，所以語氣是一地要注意了，因為對方不僅會注意你的內容，同事也非常的注意你的語氣，在工作電話中儘量要採用禮貌用語，要有積極主動的語氣，讓對方產生想與你溝通的心情，這樣機會就會大很多了。

3、與客戶通電話要堅持後掛電話的原則。當對方在與你說再見的時候，同事你也要禮貌的回覆對方一下，表示尊重對方，等對方先把電話掛掉，你確認通話結束後你才把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。

第7篇

the telephone is an amazingly useful machine, and very easy to use, but believe it or not, people don't always use them effectively. because we're busy and focused on ourselves, we often use our phones in a manner that's helpful for us, but not necessarily for everyone else.

hopefully you know a few of the basics, such as keeping your phone volume low, or on vibrate, resisting the urge to use them during meetings or training sessions, and of course, refraining from personal texting while at work. for personal texting, it's best to give yourself one or two times per day. you'll step away from your work, say, outside, or in a cafeteria, and then engage your personal texts.

those are obviously important, but what i really want you to think about is how you interact and respect the person with whom you're speaking. and that begins before you even pick up the phone. when you hear the ring, grab a pad of paper and pen, so you can be ready to take needed notes without causing a delay while you look around your desk. before saying "hello," i want you to smile, and choose to be positive. how you feel will be sensed by the person on the other end of the phone, so smile and make a positive impression.

finally, during the call, remember to never interrupt the person. interrupting tends to be viewed by everyone as a sign of disrespect. if you're very busy and facing a huge deadline, you can shape the call when it's your turn to speak, for example, by telling them you need to get back to them, but then, do suggest a specific time. of course, if you're honestly not able to talk, you probably shouldn't have answered the call, unless it's your boss, or a person you're expecting an important call from.