集郵協會印章管理制度
第一條目的
為保證公章使用的合法性、嚴肅性和可靠性,杜絕違法行為,維護市集郵協會(以下簡稱本會)利益,特制訂本管理制度。
第二條適用範圍
本制度適用於本會及其各縣(市、區)和行業集郵協會。
第三條印章的刻制和啟用
一、印章的刻制
1、本會印章的刻制均須報會長批准,由祕書長開具介紹信,到公安機關相關部門辦理刻制手續。
2、印章的形體和規格,按國家有關規定執行。
二、印章的啟用
1、新印章啟用前要做好戳記,並留樣儲存,以便備查並向邯鄲市民政局等有關部門備案。
2、印章啟用應報會長批准,並下發啟用通知,註明啟用日期、發放單位和使用範圍。
第四條印章的保管、交接和停用
一、本會各類印章必須有專人保管
1、本會公章和祕書處公章由祕書長保管,財務專用章、法人代表人私章分別有會計和出納保管。
2、印章保管須有記錄,註明公章名稱、頒發部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批准人、圖樣等資訊。
3、嚴禁工作人員私自將本會印章帶出本會使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用的,由用印人填寫《印鑑使用籤批單》,徵得祕書長同意,並經會長批准,由印章保管人陪同前往辦理。如確因印章保管人不便陪同的,由借用人填寫借據,經會長批准,方可帶離本會。印章外出期間,借用人只可將印章用於申請事由,並對印章的使用後果承擔一切責任。
4、印章保管人因事離崗時,須由祕書長指定人員暫時代管,以免貽誤工作。
二、印章保管必須安全可靠,加鎖儲存,不可私自委託他人代管。
三、印章保管有異常現象或遺失,應保護現場,及時彙報,配合查處。
四、印章移交須辦理手續,簽署移交證明,註明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等資訊。
五、有下列情況,相關印章須停用:
1、本會名稱變動;
2、印章使用損壞;
3、印章遺失或被竊,宣告作廢。
六、印章停用時須經會長人批准,及時將停用印章送祕書處封存或銷燬,建立印章上交、存檔、銷燬的登記檔案。
第五條印章使用
一、使用範圍如下:
1、凡屬以本會名義對外發文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋本會公章;
2、凡屬業務範圍內(除會費收取、接受捐助等以外)的加蓋祕書處章;
3、凡屬財務會計業務的用財務專用章。
二、使用程式
1、本會業務、專案協議、授權書、承諾書等用印都須先經祕書處稽核、會長領導批准,填寫《印鑑使用籤批單》後方可用印,同時需將用印檔案的影印件交印章保管部門備案。
2、印章使用必須建立用章登記制度,嚴格審批手續,不符合規定的和不經主管領導簽發的檔案等,印章管理人有權拒印。
3、嚴禁在空白協議、證明及介紹信上用印。因工作特殊確需用印時,須經會長簽字同意方可;待工作結束後,必須及時向會長彙報用印空白檔案的使用情況,未使用的必須立即收回作廢,已使用的協議類檔案須報祕書處備案。
第六條違紀處理
一、違反以上規定者,本會將追究相關人員的責任,若給本會造成經濟損失或不良社會影響者,本會將追究其法律責任。
二、印章保管員應將《印章使用籤批單》儲存好,每年年底底交祕書處彙總存檔。
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