公司會務組織管理辦法

公司會務組織管理辦法

第一條 為規範會議管理工作，提高會議組織實施效果，保障各類會務工作的正常開展，特制定本辦法。

第二條 本辦法所指的會議，包括董事會、黨委會、總經理辦公會、黨政聯席會、職工代表大會、機關各職能部門組織的全公司性不定期工作會議、外出開會和接待外部檢查、調研、評審等會議。

第三條 各類會議由綜合管理部統籌管理、策劃，其它各部門組織的會務由部門自行承辦，綜合管理部協助並登記備案。

第四條 會務管理的原則

1、精簡。要儘量壓縮會議數量，縮短會議時間，減少參會人員。能合併召開的會議儘可能合併召開。

2、高效。組織召開會議要考慮其必要性，會議內容要主題鮮明，參會人員要準備充分。

3、務實。召開會議要注重實效，集中精力研究和解決實際問題並做好會後監督落實。

4、節約。會議要厲行節約，凡涉及經費開支的會議要嚴格按照有關規定執行，嚴禁鋪張浪費。

第五條 會議準備

1、公司組織的各類會議，凡涉及到相關部門的，部門應給予積極配合，保證會議所需人、財、物的合理高效配置。

2、凡涉及上級主管部門、業務主管部門、地方行政部門等外部檢查、評審等會議，各承辦部門必須事先通知綜合管理部，由綜合管理部做好相關的接待和籌備工作。

3、會議組織部門要做好會前準備工作，將會議主持人、會議議題、議程、時間、地點和會務相關資料報綜合管理部，由綜合部統籌安排或協助組織部門進行會務準備。

4、凡需要媒體部門參與報道的會議，召集部門要提前請示分管領導，按分管領導批示通知綜合部辦理。

5、對參加人員大致相同、內容接近、時間相近的幾個會議，綜合部在請示領導後可視情況合併召開。

第六條 會務管理

1、由公司各職能部門組織的全公司性各類會議，均須經分管領導批准後，提前3個工作日填寫《會議室預約單》報綜合部，同時註明是否需要茶水、音響、投影等方面的服務。

2、會議內容由組織部門派專人記錄和整理，會議記錄及書面下發的會議紀要中要將參會人員名單、請假人員名單、無故缺席人員名單等列清。會議紀要應於會議召開後3天內由主管領導審批簽發。

3、各類會議的資料、記錄、紀要、簡報、照片、錄影、領導講話等由會議記錄人及時整理，按時歸檔。

4、承辦部門要重點抓好會議的落實工作，按照督辦制度跟蹤檢查落實情況，反映工作落實中存在的問題。

5、參加外部會議，參會人員會後應將會議資料交予綜合管理部，綜合管理部簽署意見後方可辦理財務報賬手續。綜合管理部根據會議內容將資料轉發到相關部門，或報請相關領導召開專題會議。

6、召開大型會議時，由綜合管理部提前通知保安人員引導車輛停放，並負責會場外圍秩序維護。會議組織部門應公佈會場紀律，並設專人維持會場秩序，使會議達到預期效果。

7、會議結束後，會議組織者要安排參會人員有序離開會場。在多功能會議室組織的會議散會後，有外部領導參會的請主席臺領導先行離開會場，其他參會人員從最後一排按從左到右的順序依次退場。

第七條 會議紀律

1、與會人員必須按會前通知時間按時到會，無特殊情況不得遲到、早退或缺席，因故不能參加會議的應提前向會議組織者請假。會議進行中，與會人員如需處理緊急事項，應向會議主持人請假。

對參加會議遲到人員、無故缺席人員，由會議組織部門負責記錄備案，按相關制度進行處罰。

2、會議期間不得大聲喧譁、私下議論、互相爭吵，要將手機調成振動或靜音狀態。

3、參加各類會議的人員，應就會議相關議題提前做好發言準備，積極履行參政義務，暢所欲言，為會議決策提供合理化建議。

4、會議內容如有保密事項，與會人員必須嚴格遵守保密紀律。

第八條 本辦法從二O一一年十月一日起執行。