職場新人必知 處理工作郵件的五個錯誤

又到12月，職場中人的工作逐漸增多，電子郵箱的使用頻率也逐漸增加——office裡的金領、白領們已經習慣用郵件來做日常工作的溝通、交流。而且，為了便於日常工作，往往每個人的收件人中，都會有整個部門、甚至整個公司同事的群發地址，正常的郵件就不說了，有時候一個馬虎，一鍵下去，把私人郵件發錯了地址，這下可就尷尬了。嚴重的錯誤還會影響到工作，萬一涉及公司內部機密，將造成無法挽回的損失。日前在前程無憂論壇上，就有網友討論了在傳送工作郵件時經常會犯的錯誤，其中“寫郵件時遺漏附件”是網友最常犯的錯誤，有77%的網友曾出過這個問題。本期講堂，記者特致電全國某500強企業北京分公司市場銷售主管李豔，來為大家說說辦公室裡的郵件錯誤。

特邀嘉賓：某企業北京分公司市場銷售主管李豔主講內容：謹防工作郵件失誤

錯誤一：收件人、抄送人分不清

不久前，李豔的一個下屬手頭有個專案需要另一個部門的配合支援，於是下屬就給那個部門的同事發了郵件，收件人裡第一位寫的是對方部門的合作同事、第二位是李豔的地址、第三位是對方部門經理的地址。

接到郵件以後，李豔有點發蒙，趕緊把下屬叫到了辦公室：“你是在叫我們幫你完成這件事情嗎？你不知道郵件有抄送這個功能嗎？”

小提醒

抄送人，是指只需要知道這回事的人，不需要對郵件予以響應，當然如果有建議，也可以回覆郵件；

收件人，是指那些要受理這封郵件所涉及的主要問題、理應對郵件予以回覆響應的人；

各收件人的排列應遵循一定的規則，比如按收件人的所屬部門排列、按收件人的職位等級從高到低或從低到高排列；

轉發敏感或者機密的資訊時要小心謹慎，不要把內部訊息轉發給外部人員。

錯誤二：最重要的附件沒傳送

一次，李豔在下班前再三囑咐下屬，第二天一早要把一個會議需要的重要電子檔案傳至她郵箱，下屬也再三保證沒問題。李豔這才放心下了班，誰知道第二天，問題真出現了。

早晨八點半，會議將準時開始，參會一方是一個非常重要的大客戶。結果，李豔八點鐘來了公司後，開啟郵箱一看，郵件是有，可是重要的“附件”怎麼重新整理也沒有。這下可把李豔急壞了。好在還有半個小時會議才開，李豔及時進行了處理，才不至於造成更大的損失。

小提醒

一般郵件中，附件都是必不可少的。因此，在按傳送鍵之前，一定要仔細檢視附件有無傳送上來，發件人還應在正文中提示收件人檢視附件；

當郵件中帶有多個附件時，發件人應在正文中對各個附件的內容作簡要說明。便於收件人分辨主次進行檢視；

當附件數目較多時應打包壓縮成一個檔案。另外，不少企業對郵件的附件大小設限，如果容量過大，發件人應將附件分成幾個小檔案分別傳送；

如附件是特殊格式的檔案，發件人應在正文中說明開啟方式。