打電話的基本禮儀4篇 一通電話，幾點注意：正確掌握打電話的基本禮儀

電話作為我們日常溝通的重要工具之一，其使用也需要一定的禮儀。在電話中，我們應當知曉言語、音量、態度等方面的表現，並且應當儘可能儘早地自我介紹。本文將介紹一些基本的電話禮儀知識，以便良好溝通。

第1篇

一、電話鈴響兩遍就接，不要拖時間。拿起呼筒第一句話先說“您好”。如果電話鈴響過四遍後，拿起聽筒應向對方說：“對不起，讓您久等了”，這是禮貌的表示，可消除久等心情的不快。如果電話內容比較重要，應做好電話記錄，包括單位名稱、來電話人姓名、談話內容，通話日期、時期和對方電話號碼等。

二、電話的開頭語會直接影響顧客對你的態度、看法。通電話時要注意儘量使用禮貌用詞，如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時，姿勢要端正，說話態度要和藹，語言要清晰，即不裝腔作勢，也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候，也會給對方留下好印象。只要臉上帶著微笑，自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話，雙方彼此親切悅耳的招呼聲，會使人心情開朗，也會給人留下有禮貌的印象。電話接通後，主動問好，並問明對方單位或姓名，得到肯定答覆後報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(尤其是長時間沒見的`朋友、同事)，以使對方感到為難。

三、打電話時，應禮貌地詢問：“現在說話方便嗎”?要考慮對方的時間。一般往家中打電話，以晚餐以後或休息日下午為好，往辦公室打電話，以上午十點左右或下午上班以後為好，因為這些時間比較空閒，適宜談生意。

四、打電話、接電話時，如果對方沒有離開，不要和他人談笑，也不要用手後住聽筒與他人談話，如果不得已，要向對方道歉，請其稍候，或者過一會兒再與對方通電話。

五、對方要找的人不在時，不要隨便傳話以免不必要的麻煩，如必要，可記下其電話、姓名、以回電話。

六、要學會配合別人談話。我們接電話時為了表示認真聽對方說話，應不斷地說：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好處，否則會適得其反。要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況，應付方式各異。

七、掛電話前的禮貌也不應忽視。掛電話前，向對方說聲：“請您多多指教”、“抱歉，在百忙中打擾您”等等，會給對方留下好印象。

八、辦公場合儘量不要打私人電話，若在辦公室裡接到私人電話時，儘量縮短通話時間，以免影響其他人工作和損害自身的職業形象。

第2篇

一是要接聽及時。電話鈴響要立即停止自己所作之事，親自接聽電話。一般以鈴響三次拿起話筒為最好時機。

二是接電話時，一定要使自己的行為合乎禮儀，要注意以下三點：

(1)拿起話筒後，應自報家門，並首先向對方問好，如：“您好”，“您找哪位?”

(2)通話時，要聚精會神地接聽電話，通話終止時，要向對方道一聲“再見”。

三是主次分明。接電話時不要與人交談、看檔案或者看電視、聽廣播、吃東西。如在會晤客人或舉行會議期間有人打來電話，可向其說明原因，表示歉意，如“對不起，我正在開一個很重要的會議，會議結束後，我與你聯絡”。

在為他人代接、代轉電話的時候，也要注意以禮相待，尊重隱私，記憶準確，傳達及時。具體是：

以禮相待。在接電話時，對方所找的人不是自己，應友好地問：對不起，他不在，需要我轉告什麼嗎?

尊重隱私。代接電話時，不要詢問對方與其所找之人的關係。當對方有求於己，希望轉達某事給某人時，要守口如瓶，千萬不要隨便擴散。別人通話時，不要旁聽，更不要插嘴。

記憶準確。代接電話時，對方要求轉達的具體內容，要記錄的正確無誤，免得誤事。

傳達及時。代人接電話，首先弄清找誰。如果答應對方代為傳話，要儘快落實，不要輕易把自己轉達的內容託他人轉告，這樣不僅容易使內容走樣，而且有可能會耽誤時間。

1、通話時間：不要在他人的'休息時間之內打電話。如，每日上午7點之前，晚上10點之後以及午休的時間;也不要在用餐之時打電話。打公務電話，不要佔用他人的私人時間，尤其是節、假日時間。

2、通話時間的長度：以短為佳，寧短勿長。一般限定在3分鐘之內，儘量不要超過這一限定。

3、通話內容要簡明扼要，長話短說，直言主題，力戒講空話，說廢話，無話找話和短話長說。

4、通話語言要文明。通話之初，要向受話方首先恭恭敬敬地問一聲“您好”!然後再言其他。終止通話預備放下話筒時，必須先說一聲“再見”。

通話時，“您好”，“謝謝”，“請”，“麻煩”，“勞駕”之類的謙詞該用一定要用。若撥錯了電話號碼，一定要對聽者表示歉意，不要一言不發，結束通話了事。

在舉止方面，應對自己有所要求，不要把話筒夾在脖子下;不要趴著，仰著，坐在桌角上;不要高架雙腿在桌子上。撥號時，不要以筆代手，通話時，不要嗓門過高，終止通話放下話筒時，應輕放。

在電話鈴聲響起後，如果立即拿起，會讓對方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以後再接聽，是缺乏效率的表現，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。

在工作場合，接聽電話時，首先應問候，然後自報家門。對外接待應報出單位名稱，若接內線電話應報出部門名稱。

這裡，特別要注意的是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。

在辦公室工作的人員，應該有意識的訓練自己的聽辨能力。假如對方是老顧客，經常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那麼可以用合適的稱謂問好。這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。

接到錯打的電話，人們很容易忽略了禮貌問題，甚至很粗魯，這是因為人們認為錯打的電話與自己沒有關係。但事實上，並非錯打的電話都必定與自己沒有關係，有時，對方也恰恰是與自己有重要關係的人。

當對方向你說“再見”時，別忘了你也應該說“再見”，並等對方掛了以後再掛電話，最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。注意掛電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的擱機聲。

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第3篇

祕書打電話禮儀祕書的電話禮儀中表示，電話作為現代通訊聯絡的手段，在企業運作中起著十分重要的作用，當客戶第一次打電話到某公司時，祕書明朗的聲音。清晰的吐字、禮貌的語言和適度的措詞會給對方留下深刻而又美好的印象，同時也會使對方對該公司產生深刻而美好的印象。反之，對方就會對接電話者甚至該公司產生不好的印象。

接聽電話第一聲應說：您好，然後再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為祕書，應掌握接電話的規範：

打電話是從語言和聲調開始的。在接電話的過程中，你的眼睛、手勢以及各種形態的動作，對方都看不到，因此這時打電話的語氣和聲調就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音，會使人感到柔和、舒服。所以，在接聽電話時，應隨時保持笑容。

在接聽電話中，雖然通話雙方互相看不到對方，但你的心理狀態、當時的心情和心境，都會非常微妙而又非常真實地反映到語調、語氣上來，所以，在接聽電話時，不可以有一副慵懶的姿態或者懶散的樣子。這樣，會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。

電話鈴聲響兩下時，要迅速拿起電話，這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。

如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲後才接電話，應向對方致歉，這樣才會使對方對你產生良好印象，認為你很有禮貌、很有修養，同時也會對你的單位產生良好的印象。

接聽公務電話時，一定要用左手持話筒，右手執筆，一邊交談，一邊記錄電話內容。

企業電話講究效率第一，電話的記錄傳達宜求簡潔明瞭，最忌諱拖泥帶水，不得要領。在做電話記錄時，要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。

對打錯的電話表示諒解;對個人私事的來電簡要回答;對電話騷擾不予理睬;對員工家庭急事予以緊急處理;對態度粗暴語言粗魯的來電，仍應保持你的禮貌和職業性語言，不和他爭辯和頂撞。

如果撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機，然後向對方說：對不起。

如無緊急情況，一般白天應在8點以後(假日在9點以後)，夜間則在22點之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話，一般通話時間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少佔用時間。

通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達意，結結巴巴的通話。

如發傳真，而對方使用的又是電話/傳真兩用機，也就是兩種機器使用同一個電話號碼，你可先撥通對方號碼，通知對方：您好，請開啟傳真機，我有傳真件發給您，謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時，便可傳送傳真件。

如果是為上司或同事代撥電話，接通電話後先確認對方身份，然後客氣地請對方稍後，告訴對方誰要和其通話，然後把電話轉給有關人員或用手捂住話筒請委託者來接電話。

不可佔用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天

手機作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經成為禮儀的最大威脅之一，祕書在社交場所或工作場合放肆地使用手機，嚴重影響他人，也影響到其本身的形象。關於手機禮儀，祕書們應該注意一下幾點。

公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會議中或是與人洽談時，最好把手機關掉，特殊情況下可以調成靜音或震動狀態。

在與人一起用餐的時候，也有必要把手機關掉或是調成震動狀態，不要出現當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。

在所有公共場合，都要在手機沒有使用時，把它放在合乎禮儀的常規位置，放手機最正規的位置是隨身攜帶的公文包裡，無論如何都不要拿在手裡，安全其間不要放在桌子上，公共場合使用手機，應儘量壓低自己的音量，而絕不能大聲說話。

手機簡訊因其快捷又類似書面信函的優勢，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關注一下手機簡訊的使用禮儀，在公共場合和社交承和不時響起的手機簡訊聲音，和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。

祕書們應杜絕一邊和別人交談，一邊低頭檢視簡訊的舉止，這是對對方的極大不尊重。同時在簡訊的內容選擇和編輯上，應該和同行文明一樣重視。

祕書的電話禮儀，從祕書接聽電話，撥打電話，使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合，都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。。

化妝並不是一種隨心所欲的塗抹，而是一種審美的藝術過程。其基本原則如下：

化妝是為了突出自己美的部分，掩飾自己不足或有缺陷的部分;色彩的選用取決於膚色和服裝的色彩;因人、因時、因地制宜，切記強求一律;化妝創造新意時不失自己的基本形象尋找統一和諧美。淨面後，均勻打好粉底定妝，粉薄而均勻;眉頭自然、眉峰清晰;眼影塗於眼部凹陷處;眼線緊貼睫毛;腮紅自顴骨向上;口紅先畫脣線，再塗口紅。

“雲想衣裳花想容”，相對於偏於穩重單調的男士著裝，女士們的著裝則亮麗豐富得多。得體的穿著，不僅可以顯得更加美麗，還可以體現出一個現代文明人良好的修養和獨到的品位。職業女性著裝要求四講究。

整潔平整。服裝並非一定要高檔華貴，但須保持清潔，並熨燙平整，穿起來就能大方得體，顯得精神煥發。整潔並不完全為了自己，更是尊重他人的需要，這是良好儀態的第一要務。

色彩和諧。不同色彩會給人不同的感受，如深色或冷色調的服裝讓人產生視覺上的收縮感，顯得莊重嚴肅;而淺色或暖色調的服裝會有擴張感，使人顯得輕鬆活潑。因此，可以根據不同需要進行選擇和搭配。

配套齊全。除了主體衣服之外，鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協調為好，帶有大花紋的襪子不能登大雅之堂。正式、莊重的場合不宜穿涼鞋或靴子，黑色皮鞋是適用最廣的，可以和任何服裝相配。

飾物點綴。巧妙地佩戴飾品能夠起到畫龍點睛的作用，給女士們增添色彩。但是佩戴的飾品不宜過多，否則會分散對方的注意力。佩戴飾品時，應儘量選擇同一色系。佩戴首飾最關鍵的就是要與接待員的整體服飾搭配統一起來。

站姿是靜態的造型動作，是其他動態美的起點和基礎。良好的站立姿勢應給人一種挺、直、高的感覺。

兩腳跟相靠，腳尖展開45度到60度，身體重心主要支撐於腳掌、腳弓之上;兩腿併攏直立，腿部肌肉收緊，大腿內側夾緊，髖部上提;腹肌、臀大肌微收縮上提，臀、腹部前後相夾，髖部兩側略向中間用力;脊柱、後背挺直，胸略向前上方提起;兩肩放鬆，下沉，氣沉於胸腹之間，自然呼吸;兩手臂放鬆，自然下垂於體側;脖頸挺直，頭向上頂;下頜微收，雙目平視前方。

坐是一種靜態造型，是祕書每日的主要內容之一，無論是伏案書寫、參加會議、會客交談、娛樂休息都離不開坐。不正確的坐姿會顯得懶散無禮，正確的坐姿能給人一種安詳端莊的印象。

入座要輕而穩，女士著裙裝要先輕攏裙襬，而後入座;面帶笑容，雙目平視，嘴脣微閉，微收下頜;雙肩平正放鬆，兩臂自然彎曲放在膝上，也可放在椅子或沙發扶手上;立腰挺胸、上體自然挺直;雙膝自然併攏，雙腿正放或側放;至少坐滿椅子的三分之二，脊背輕靠椅背;起立時，右腳向後收半步而後起立;談話時，可以側坐，此時上體與腿同時轉向一側。

女士坐姿要挺拔優雅，表現出女士的魅力，可以有如下幾種姿勢。開關式坐姿。坐正，雙膝並緊，兩小腿前後分開，兩腳前後在一條線上，兩手合握置於兩腿間或腿上;右側點式坐姿。坐正，雙膝並緊，上身挺直，兩小腿向左斜伸出，左腳靠近右腳內側，左腳腳掌內側著地，右腳腳跟提起，雙手放置於右腿上，頭向右側轉;右側掛式坐姿。在左側點或右側點式基礎上，將左腳提起掛在右腳踝關節處，兩腳併攏，上身左轉45度，立腰挺胸。

側身重疊式坐姿。髖部左轉45度，頭胸向右轉，左小腿垂直於地面，右腿重疊於左腿上，右腿向裡收，右腳尖向下。男士坐姿應注意這幾個方面，男士前伸式坐姿。坐正，兩腿前伸，雙腳在踝關節處交叉。男士後點式坐姿。坐正，上體微向前傾，雙小腿向後屈回，雙腳掌著地。男士開關式坐姿。坐正，兩小腿前後分開，兩腳前後在一條線上，兩手合握置於兩腿間。男士正身重疊式坐姿。右小腿垂直於地面，左腿在其上重疊，左小腿向裡收，腳尖向下，雙手扶於扶手上或交叉於腿間。不論男女，坐姿的關鍵在上體的挺直，腰部要立住，而後再變化的不同姿態，重點在頭、頸部、軀幹和四肢的協調配合，和諧的姿態會讓人感到端莊、大方、自然、舒適。

女士不宜將雙膝分開，或大腿併攏而小腿分開;坐在鬆軟的沙發中，不可將整個人推入沙發裡;不要為了表現謙虛，故意坐在椅子邊上，身體前傾給人阿諛之感。

一般常見的手勢有橫擺式、直臂式、曲臂式、斜擺式。

橫擺式。表示的是“請進”。五指伸直併攏，然後以肘關節為軸，手從腹前抬起向右擺動至身體右前方，不要將手臂擺至體側或身後。同時，腳站成右丁字步，左手下垂，目視來賓，面帶微笑。

直臂式。表示“請往前走”。五指伸直併攏，屈肘由腹前抬起，手臂的高度與肩同高，肘關節伸直，再向要進行的方向伸出前臂。

曲臂式。表示“裡邊請”。當左手拿著物品，或推扶房門、電梯門，而又需引領來賓時，即右手五指伸直併攏，從身體的側前方，由下向上抬起，上臂抬至離開身體45度高度，然後以肘關節為軸，手臂由體側向體前左側擺動成屈臂狀，請來賓進去。

斜擺式。表示“請坐”。當請來賓入座時，即要用雙手扶椅背將椅子拉出，然後一隻手曲臂由前抬起，再以肘關節為軸，前臂由下向上擺動，使手臂向下成一斜線，表示請來賓入座，當來賓在座位前站好，要用雙手將椅子前移到合適的位置，請來賓坐下。

但在介紹人或為他人指路時不可用手指指點點，而應使用手掌，四指併攏，掌心向上;手勢不宜過多，幅度不宜過大，更不要手舞足蹈，手勢要控制在一定範圍內;在公共場合切忌撓頭皮、抓耳撓腮、咬指甲、用手指在桌上亂寫亂畫。

第4篇

在打電話時，必須把握住通話的時間、內容和分寸，使得通話時間適宜、內容精煉、表現有禮。

把握好通話時機和通話長度，即能使通話更富有成效，顯示通話人的幹練，同時也顯示了對通話物件的尊重。反之，如果莽撞地在受話人不便的時間通話，就會造成尷尬的局面，非常不利於雙方關係的發展。如果把握不好通話時間，談話過於冗長，也會引起對方的`負面情緒。

打電話時忌諱通話內容不著要領、語言囉嗦、思維混亂，這樣很容易引起受話人的反感。通話內容精煉簡潔是通話人的基本要求。

在撥打電話之前，對自己想要說的事情做到心中有數，儘量梳理出清晰的順序。做好這樣的準備後，在通話時就不會出現顛三倒四、現說現想、丟三落四的現象了同時也會給受話人留下高素質的好印象。

電話接通後，發話人對受話人的講話要務實，在簡單的問候之後，開宗明義，直奔主題，不要講空話、廢話，不要囉嗦、重複，更不要偏離話題，節外生枝或者沒話找話。在通話時，最忌諱發話人東拉西扯、思路不清，或者一廂情願地認為受話人有時間陪自己聊天，共煲“電話粥”。

撥打電話的人在通話的過程中，始終要注意待人以禮，舉止和語言都要得體大度，尊重通話的物件，並照顧到通話環境中其他人的感受。