員工入職管理規定

員工入職管理規定

1 目的
規範PAS&GELS公司員工入職工作流程，幫助新員工消除對新環境的陌生感，順利將其匯入公司的文化氛圍中，在試用期內對新員工的工作進行跟蹤和評估，為員工轉正提供依據，同時有效規範用工風險。

2 適用範圍
適用於PAS&GELS公司所有員工的入職工作。

3 關鍵詞
3.1　入職：是指員工被單位錄用，接到錄取通知並按時到錄取公司辦理入職手續，雙方正式建立勞動關係，只完成公司相關規章制度等入職培訓，還沒有被指派到崗位上接受崗位職責和工作試用。

3.2　上崗：是指員工與錄取公司正式確定勞動關係後，完成人力資源部安排的公司相關規章制度方面的入職培訓，由人力資源部引並轉交用人部門負責人，由用人部門負責人指定崗位，明確崗位職責，確定指導老師，開始崗位培訓和崗位試用。

3.3　試用期培訓：新員工在辦理完相關入職手續後，由公司人力資源部根據培訓計劃表展開一系列試用期培訓工作，主要包括公司介紹、企業文化、規章制度、崗位業務培訓等，通過培訓使員工瞭解所從事的工作的基本內容與方法，使他們明確自己工作的職責、程式、標準，並向他們初步灌輸企業及其部門所期望的態度、知識、技能，從而更快地融入公司文化氛圍中，順利展開工作。

3.4　試用期評估：通過對新員工在試用期間的跟蹤、觀察和訪談，從工作業績、能力、態度等全方位做出客觀評價，以確定新員工是否符合公司要求。

4 入職通知
4.1　最終面試負責人確定員工是否錄用，將被錄用人員的隸屬部門、崗位名稱、薪資待遇、入職時間、其它特殊事項通知人力資源部。

4.2　人力資源專員接到以上的資訊後，以電話聯絡的方式將入職通知告知被錄用人員，通知內容包括隸屬部門、崗位名稱、入職時間、入職所需資料、其它（如個人用品）等。

5 入職準備
在新員工入職的前一天，與員工入職工作相關的部門提前做好相應的準備工作，以順利迎接新員工的到來。

5.1　行政部

5.1.1　工位確定（與用人部門溝通）。

5.1.2　辦公工具（如辦公電腦及辦公椅），在新員工入職前一天安置好。

5.1.3　公司郵箱、RTX、CRM相關賬號與許可權設定的開通。

5.1.4　筆記本、簽字筆、資料夾、書架、垃圾桶等辦公用品。

5.1.5　門禁卡。

5.1.6　培訓資料（電子版或紙版）。

5.2　人力資源部
5.2.1　勞動合同（一式兩份）。

5.2.2　保密協議（一式兩份）。

5.2.3　入職手續清單（一份）。

5.2.4　入職登記表（一份）。

5.2.5　培訓資料（電子版或紙版）。

5.2.6　新員工入職前一天將其入職時間通知行政部和用人部門。

5.3　用人部門

5.3.1　工位衛生清理。

5.3.2　電腦軟體配置。

5.3.3　崗位說明書。

5.3.4　指導老師。

5.3.5　培訓資料（電子版或紙版）。

5.4 入職員工

5.4.1　身份證原件及影印件4份。

5.4.2　畢業證原件及影印件1份。

5.4.3　學位證原件及影印件1份（如果有）。

5.4.4　資格證書原件及影印件1份（如果有）。

5.4.5　離職證明原件1份。

5.4.6　體檢證明原件1份（視情況而定）。

5.4.7　彩色1寸照片2張。

5.4.8　個人用品（如水杯等必需品）。

6 入職報到
6.1　新入職員工按照入職通知中約定的報到時間，帶齊所有資料準時到公司進行報到，公司前臺（或行政專員）熱情接待並對新員工的到來表示歡迎，然後將引領新員工至人力資源部。
6.2　人力資源專員首先對新員工的到來表示歡迎，與新員工進行簡單的寒暄，以接近距離感。將入職流程向新員工進行講解，以方便其辦理相關手續。
7 入職手續辦理
新員工入職報到後，由人力資源專員安排新員工進行入職手續辦理的工作。辦理次序依次為：人力資源部——行政部——用人部門。

7.1 　人力資源部
根據入職手續清單，逐項辦理以下工作，每完成一項打“√”註明。其中7.1.1-7.1.8項由人力資源專員負責，7.1.9項由人力資源總監負責。

7.1.1　收取並稽核員工提供的資料，原價稽核後交還新員工，影印件存檔。如果材料不齊全，與員工約定補齊時間，一般為1個月，到期仍舊無法補齊者，按照勸退處理。如果發現證件不真實，取消其入職資格。

7.1.2　安排新員工填寫入職登記表。

7.1.3　簽署勞動合同和保密協議。

7.1.4　確認有關檔案、戶口是否需要轉入事項，如有確定轉入時間。

7.1.5　收集員工工資卡號（工行），如果沒有告知員工及時去辦理。

7.1.6　引領新員工至行政部，連同入職清單與行政部進行移交。

7.1.7　釋出新人入職公告。　

7.1.8　整理員工個人檔案。每個員工各有一份，以單獨的檔案袋歸檔存放。內容包括員工簡歷、應聘登記表（含照片）、試題及答案、面試評價表、入職登記表、入職清單、勞動合同、保密協議、身份證影印件、畢業證影印件、學位證書影印件（如果有）、資格證書影印件（如果有）、離職證明、體檢證明、試用期面談記錄及評估表、轉正申請及轉正申請測評表，在職期間所有的工作異動情況（包括職務變動、職等和薪等的調整變化、福利待遇、獎懲、集體戶口狀況、檔案存放情況等）、放棄交納五險一金的宣告、離職申請、離職工作交接單等所有資料。

7.1.9　將新員工的入司時間、隸屬部門、崗位名稱、薪資待遇、工資卡號通知財務部負責人。

7.2 　行政部
行政專員在接到人力資源部移交來的新員工後，首先對新員工的到來表示歡迎。根據入職清單，逐項辦理以下工作，每完成一項打“√”註明。

7.2.1　根據工作清單逐項發放辦公用品，並協助新員工進行搬運。

7.2.2　將新員工指紋錄入考勤系統，發放門禁卡（一週內完成）。

7.2.3　將新員工引領至其工位，並進行簡單介紹。

7.2.4　通知管理員開通公司郵箱、RTX、CRM相關賬號與許可權設定。

7.2.5　對工位介紹完畢後將新員工連同入職清單移交用人部門負責人。

7.2.6　收集名片印製所需的相關資訊，擬需要進行名片的印製工作。

7.2.7　將新員工的通訊方式填入《公司員工通訊錄》，並E-mail給公司全體員工。

7.3 　用人部門
用人部門負責人根據入職清單，逐項辦理以下工作，每完成一項打“√”註明。

7.3.1　用人部門負責人首先進行自我介紹，然後將本部門員工向新員工一一進行介紹。

7.3.2　用人部門負責人將指定的指導老師向新員工進行介紹，並簡述指導老師的責任。

7.3.3　在召開部門例會時，向新員工的加入表示熱情的歡迎。

7.3.4　引領新員工至人力資源部，將新員工及入職清單移交人力資源專員。

8 　試用期培訓
入職手續按以上程式辦理完畢後，由人力資源部根據培訓計劃表展開新員工的入職培訓工作。次序依次為：人力資源部——行政部——監察部——用人部門。其中人力資源部、行政部和監察部培訓時間共半天，用人部門培訓時間為１周。

8.1 　人力資源部入職培訓　
8.1.1　培訓方式：採取授課和員工學習相結合的方式。

8.1.2　培訓地點：公司會議室。

8.1.3　培訓時間：1小時。

8.1.4　培訓講師：人力資源主管或專員（如無，暫由人力資源總監代講）。

8.1.5　培訓內容

（1）明確告知員工培訓內容將作為員工試用期評估的一種依據，並且需要填寫培訓記錄表。

（2）公司簡介。

（3）組織架構及人員構成。

（4）公司的願景、使命、價值觀。

（5）薪資、福利待遇。

（6）人事規章制度。

（7）財務相關制度，包括出差、借款、報銷等規定。

以上1-4項採取授課的方式向員工進行宣講，5-6項採取要點講述和員工學習的方式進行培訓，首先由培訓老師將其要點進行講授，然後將相關制度以郵件形式傳送給員工，由員工進行學習。

8.1.6　培訓結束前給員工留出15分鐘左右的提問時間，雙方進行詳細的溝通，以達到培訓的最佳效果。

8.1.7　培訓結束時請員工在培訓紀錄上逐項填寫，由員工和培訓講師雙方共同簽字確定。

8.1.8　培訓結束後，由培訓講師在入職清單上打“√”註明。

8.1.9　人力資源部培訓紀錄表由人力資源專員放入員工個人檔案裡，歸檔保管。

8.2 　行政部入職培訓　
人力資源專員通知行政部培訓時間，並將新員工、入職清單、空白培訓紀錄表一起移交至行政部。

8.2.1　培訓方式：採取授課和員工學習相結合的方式。

8.2.2　培訓地點：公司會議室。

8.2.3　培訓時間：1小時。

8.2.4　培訓講師：行政主管或專員。

8.2.5　培訓內容

（1）明確告知員工培訓內容將作為員工試用期評估的一種依據，並且需要填寫培訓記錄表。

（2）工時和考勤、外出規定。

（3）請銷假規定。

（4）辦公用品的申領、保管、維修規定。

（5）會議注意事項和手機使用等相關規定。

（6）公司周邊環境、交通、就餐等。

（7）其它行政管理規定。

以上1-6項採取授課的方式向員工進行宣講，第7項採取要點講述和員工學習的方式進行培訓，首先由培訓老師將其要點進行講授，然後將相關制度以郵件形式傳送給員工，由員工進行學習。

8.2.6　培訓結束前給員工留出15分鐘左右的提問時間，雙方進行詳細的溝通，以達到培訓的最佳效果。

8.2.7　培訓結束時請員工在培訓紀錄上逐項填寫，由員工和培訓講師雙方共同簽字確定。

8.2.8　培訓結束後，由培訓講師在入職清單上打“√”註明。並將員工、入職清單和培訓紀錄表一起移交至人力資源專員。

8.2.9　行政部培訓紀錄表由人力資源專員放入員工個人檔案裡，歸檔保管。

8.3 　財務部入職培訓
人力資源專員通知財務部培訓時間，並將新員工、入職清單、空白培訓紀錄表移交至財務部。

8.３.1　培訓方式：採取授課和員工學習相結合的方式。

8.３.2　培訓地點：公司會議室。

8.３.3　培訓時間：1小時。

8.３.4　培訓講師：財務人員。

8.2.5　培訓內容

（1）明確告知員工培訓內容將作為員工試用期評估的一種依據，並且需要填寫培訓記錄表。

（2）財務部與員工直接相關的規章制度。

以上1項採取授課的方式向員工進行宣講，第２項採取要點講述和員工學習的方式進行培訓，首先由培訓老師將其要點進行講授，然後將相關制度以郵件形式傳送給員工，由員工進行學習。

8.2.6　培訓結束前給員工留出15分鐘左右的提問時間，雙方進行詳細的溝通，以達到培訓的最佳效果。

8.2.7　培訓結束時請員工在培訓紀錄上逐項填寫，由員工和培訓講師雙方共同簽字確定。

8.2.8　培訓結束後，由培訓講師在入職清單上打“√”註明。並將員工、入職清單和培訓紀錄表一起移交至人力資源專員。

8.2.9　賬務部培訓紀錄表由人力資源專員放入員工個人檔案裡，歸檔保管。

8.4 　監察部入職培訓
人力資源專員通知監察部培訓時間，並將新員工、入職清單、空白培訓紀錄表移交至監察部。

8.2.1　培訓方式：採取授課和員工學習相結合的方式。

8.2.2　培訓地點：公司會議室。

8.2.3　培訓時間：1小時。

8.2.4　培訓講師：監察員。

8.2.5　培訓內容

（1）明確告知員工培訓內容將作為員工試用期評估的一種依據，並且需要填寫培訓記錄表。

（2）監察部主要職責及監察方式。

（3）工作郵件同步抄送QA規定。

（4）監察部出臺的相關制度。

以上1-3項採取授課的方式向員工進行宣講，第4項採取要點講述和員工學習的方式進行培訓，首先由培訓老師將其要點進行講授，然後將相關制度以郵件形式傳送給員工，由員工進行學習。

8.2.6　培訓結束前給員工留出15分鐘左右的提問時間，雙方進行詳細的溝通，以達到培訓的最佳效果。

8.2.7　培訓結束時請員工在培訓紀錄上逐項填寫，由員工和培訓講師雙方共同簽字確定。

8.2.8　培訓結束後，由培訓講師在入職清單上打“√”註明。並將員工、入職清單和培訓紀錄表一起移交至人力資源專員。

8.2.9　監察部培訓紀錄表由人力資源專員放入員工個人檔案裡，歸檔保管。

8.5 　用人部門上崗培訓
人力資源專員通知用人部門新員工上崗培訓時間，並將新員工、入職清單、空白培訓紀錄表移交至用人部門。

8.4.1　培訓方式：採取指導老師幫帶和一對一講授的方式。

8.4.2　培訓地點：工作崗位。

8.4.3　培訓時間：１周。

8.4.4　培訓講師：用人部門負責人和指導老師。

8.4.5　培訓內容

（1）明確告知員工培訓內容將作為員工試用期評估的一種依據，並且需要填寫培訓記錄表。

（2）由部門負責人向新員工講解崗位職責，發放崗位說明書。

（3）由部門負責人安排新員工的工作交接任務。

A、有直接交接人時，部門負責人作為監交人，監督協助交接雙方進行交接；無直接交接人時，部門負責人作為交接人與新員工進行工作交接。

B、交接內容形成書面交接清單，交接人、受接人和監交人分別簽字確定。交接清單一式三份，一份由交接人保留，一份由受接人保留，一份報送人力資源部歸檔保管。　

C、交接內容主要包括：該崗位主要工作任務和內容、已完成工作任務、待完成工作任務及其進度、任務交叉部門或員工、注意事項、相關責任人、工作檔案和資料（包括電子檔和紙質）、財務內容（包括借款、應收款等）、產品狀況（收發貨、維修、退貨等）等。

（4）指導老師負責指導新員工機器裝置、開發環境搭建等事宜。

（5）用人部門進行相關的業務培訓，詳細內容見各部門的培訓資料。

（6）業務培訓結束時由用人部門組織培訓內容考核，考核採取會議考評、部門負責人不定期提問考察、卷面考試等相結合的方式。

8.4.6　培訓結束時由員工在培訓紀錄上逐項填寫，由員工和培訓講師雙方共同簽字確定。

8.4.7　培訓結束後，由培訓講師在入職清單上打“√”註明。並將入職清單和培訓紀錄表一起移交至人力資源專員。

8.4.8　用人部門培訓紀錄表由人力資源專員放入員工個人檔案裡，歸檔保管。

9 　轉正評估
在新試用期間，各相關部門隨時關注新員工的工作表現，及時解決其需求。通過對員工專業技能、品格、態度等全方位的評估，既是公司進行人員優化的一個重要組成部分，同時也是對新員工的一次肯定和認可，給員工提供了重新認識自我及工作的機會，幫助員工進行自我提升。

轉正評估總分值＝評估表分值*40%+卷面分值*60%。無卷面考核的轉正評估總分值為評估表分值。

9.1　試用期面談
在試用期滿一個月時，由人力資源部總監或主管提前3-5個工作日與新員工進行正式面談，做好面談記錄，約談人和被約談人分別簽字確認，作為新員工轉正評價的一個重要依據。面談內容見附件。

9.2　員工自評
員工自評共包括兩大項。一項為員工意見，包括關於工作的意見、關於指導老師的意見、關於直接經理的意見、關於公司管理的意見。一項為員工為進一步提高工作質量及效率所制訂的工作改進計劃。每項各佔分值5分。合計分值為10分。

9.3　用人部門評估
用人部門對新員工的評估共分兩項，一項是卷面考核，另一項是試用期評估表中的部門評價。

9.3.1　卷面考核
在員工試用期滿1個月時，由用人部門負責人提前3-5個工作日安排新員工進行卷面考核，試題見附件。卷面份值為100分，佔員工總評估分值的60%。

9.3.2　部門經理評估
用人部門對新員工的評估由部門經理（無部門經理時由其直接上司代替）負責，主要內容包括專業知識、工作態度、工作質量、工作技能、分析判斷能力和學習能力。分值共計55分。部門經理或直接上司通過對新員工在試用期的觀察和監督，在評估的同時做出是否轉崗使用和是否提前轉正的意見，一起報送人力資源部。

9.4　監察部評估　
監察部對新員工的評估工作，由分管人員負責，主要內容包括工作效率、服從精神、獎懲行為。分值合計為15分。

9.5　人力資源部評估
人力資源部對新員工的評估，濟南公司由人力資源總監負責，北京公司由人力資源專員負責。主要評價內容包括品格、團隊合作能力、解決問題能力、溝通能力。同時通過與新員工指導老師和部門經理的深度溝通，提出是否轉崗試用及能否提前轉正意見。以供人力資源部分管領導和總經理稽核和審批轉正時作參考。

10 　轉正手續辦理
人力資源部分管領導接到員工試用期評估表和試用期面談記錄後，進行全面稽核，並作出意見，上報總經理審批。總經理批准後，由人力資源部進行轉正手續的辦理。

10.1　轉正申請提報
10.1.1　人力資源部統計試用期員工入職時間，形成試用期員工花名冊，在新員工入職滿1個月時，提前3-5個工作日展開轉正評估程式。

10.1.2　人力資源部首先與新員工部門經理進行溝通，將新員工入司時間告知部門經理，由部門經理決定是否發起新員工的轉正申請。

10.1.3　部門經理通知可申請轉正的新員工寫轉正申請報告，部門經理簽署意見後，報送人力資源部。

10.1.4　人力資源部將試用期員工評估表傳送新員工本人、用人部門經理（或其直接上司）、監察部分管人員，收集整理各相關部門報送的試用期評估表，彙總成一張總表，並統計出分值，連同試用期面談紀錄表報送分管領導稽核。

10.2　轉正審批
10.2.1　審批許可權：主管級（含）以上人員轉正上報總經理審批；主管級以下員工轉正報送人力資源分管副總審批。

10.2.2　主管級（含）以上人員的轉正評估完成後，人力資源總監將評估結果進行彙總後報送人力資源分管副總，人力資源分管副總根據人力資源部提報的資料進行分析，並做出意見說明，上報總經理審批。總經理對新員工的轉正與否做出明確批示。

10.2.3　主管級以下人員的轉正評估完成後，由人力資源總監將評估結果進行彙總後報送人力資源分管副總，由人力資源副總以其轉正與否做出明確批示。

10.3　薪資調整和社保、公積金的辦理
10.3.1　人力資源部接到總經理或人力資源分管副總同意轉正的批示後，及時將轉正資訊報送財務部，以便財務部調整員工轉正後的薪資待遇；同時反饋轉正員工本人。

10.3.2　人力資源部對新轉正員工進行社保和公積金的增員和繳納工作。每月08日前轉正的員工，公司為其繳納當月社保和公積金。08日以後轉正的員工，社保和公積金的繳納自次月執行。

11 制度修訂
11.1　本制度將隨著公司戰略調整與運營發展不斷調整；並在實際執行過程中不斷修訂完善；

11.2　本制度自發布之日起執行，最終解釋權歸Pas & GELS公司人力資源部所有。

12 　附件
12.1　《員工入職手續清單》　

12.2　《員工入職登記表》

12.3　《培訓記錄表》

12.4　《工作交接清單》　

12.5　《試用期面談紀錄表》

12.6　《試用期員工評估表》