公司會議管理制度例項

1 目的：為了減少會議、縮短會議時間，提高會議質量，加強會議決議執行力度，特制定本制度。

2 適用範圍：全體員工

3 內容：

一、會議分類及組織

第一條 全公司會議歸納為三類：

1. 公司級會議（總經理辦公周/月會、全公司年終總結及年度經營計劃會）。

總經理辦公周/月會由總經理助理提出經總經理批准，由總經辦負責組織召開；全公司年終總結及年度經營計劃會經總經理批准，由人事行政部負責組織召開。

2. 專業會議：系全公司性的技術、業務綜合會(如營銷分析會、技術專案申報會、合同評審會、生產排程會、生產安全會等)，由分管副總/總監批准，主管業務經理負責組織。

3. 部門工作會：各部門/專案部召開的工作會(如部門/專案部每週辦公例會等)由各部門會/專案部決定召開並負責組織。

第二條 政府部門在我公司召開的會議(如現場會、報告會、稽核會等)或公司際業務會(如聯營洽談會，客戶座談會等)一律由人事行政部受理安排，有關業務對口部門協作做好會務工作。

二、會議的準備

第三條 會前準備：

1. 所有會議主持人和召集部門與會人員都應分別做好有關會前準備工作。(包括擬好會議議程、提案、彙報總結提綱，發言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、備好坐位、茶水、必要時準備獎品/紀念品、通知與會人員等)。

2.會議記要編寫人員規定：1）總經理辦公周/月會會議記要編寫由人事行政部經理負責，2）總經辦特別會議記要由總經理助理負責編寫，3）各部門會議記要由各部門自己編寫。

三、會議安排及議題

第四條 為避免會議過多或重複，全公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容、組織召開，特殊情況如有變動要提前報人事行政部審批備案。目前公司主要例行會議安排如下：

1. 年度總結及經營計劃會議（每年春節前10天左右召開），分部門經理級別的經營計劃會議和全體員工大會兩部分進行召開：

1）部門經理級別及以上人員參加經營計劃會議。

會議議題：

（1）彙報各部門上年度的工作總結（工作中取得的成績、工作中存在的問題、得到的經驗教訓、團隊建設情況、費用狀況、制度執行、員工動態等）(具體內容見附件：部門年度總結報告表)

（2）討論下年度的經營計劃（具體內容見附件：年度經營計劃彙總表）

2）全體員工參加公司年度總結大會。

會議議題：

（1） 總經理總結公司上年度各項工作情況，總結工作經驗和教訓，簡單展望公司下年度的經營計劃。

（2） 表彰先進、優秀員工，獎勵對公司有特殊貢獻的員工。

（3） 簡短的文藝表演或有獎遊戲等。

（4） 年終抽獎。

（5） 組織全體員工吃團年飯。

（6） 其他活動安排。

2. 總經理月辦公會（每月最後一週週五，時間16:00－18:00，如有時間變動，由人事行政部提前一天通知），經理級別及以上或需要參加人員參加，開會前一天提交工作總結和計劃給總經理助理,再轉交給總經理，未及時提交的做相應的處罰，並納入績效考核。

會議議題：公司經營策略的區域性調整，各部門上月的工作總結與下月的工作計劃，需要其他部門協助解決的問題，對公司或其他部門的建議，表決或修訂制度，專案進度款項支付情況，通報好人好事、公司或個人獲得的榮譽。

（具體內容見附件：周（月）工作總結計劃表）。

3. 總經理周辦公會（每週五16:00-17:00），經理級別及以上或需要人員參加，每週五上班之前提交工作計劃和總結給總經理助理，未及時提交的做相應的處罰，並納入績效考核。

會議議題：各部門周工作總結與周工作計劃，雙方或多方處理不了的問題，需要其他部門協助解決的問題，對公司或其他部門的建議，表決或修訂制度，專案應收帳款情況，會議紀要、決議執行情況通報，通報好人好事、公司或個人獲得的榮譽。

（具體內容見附件：周（月）工作總結計劃表）。

4. 部門周/月例會（每週一9:00—9:30），部門全體員工參加，每週四下班之前提交工作計劃和總結給部門經理，部門月例會與總經理辦公月例會同步。

會議議題：部門工作總結與計劃，個人不能解決的問題的原因分析和對策，工作上的建議。

公司級別的會議如有會議時間臨時變動，要提前一天通知人事行政部和相關人員。

第五條 其他會議的安排：

凡涉及多個部門負責人蔘加的各種會議，均須於會議召開前一天經部門負責人批准後，報人事行政部彙總，並由人事行政部統一安排，方可召開。

第六條 人事行政部每週五應將全公司例會和各種臨時會議，統一平衡編制會議計劃並通知（OA或電話或發通知）到各部門負責人，必要時要簽收或回覆給人事行政部。

第七條 凡人事行政部已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集部門應提前2天報請人事行政部調整會議計劃。未經人事行政部同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。

第八條 對於準備不充分、或重複性、或無多大作用的會議，人事行政部有權拒絕安排。

第九條 對於參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，人事行政部有權安排合併召開。

第十條 各部門會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應安排在公司例會同期召開，(與會人員不發生時間上的衝突除外)應堅持小會服從大會，區域性服從整體的原則。

四、對會議形成會議記錄/決議的執行規定

第十一條 所有會議必須要有會議記錄：

公司級及專題會議必須要形成會議決議，會議決議一定要有執行人和監督人以備追蹤，會議記錄/決議要在規定時間（總經理辦公例會在週一14:00前交稽核:下午四點前發放，專題會議/部門例會在24小時內）內，經會議主持人審批後以書面形式下發參會相關部門或人員簽收並保留原始簽收稿存檔，沒有按時下發者罰款（會議記要人員或審批人員）50元/次，專題會議/部門例會一定要傳一份會議記要到人事行政部備案。

第十二條 會議記要的編寫規定：

總經理辦公周/月例會，暫時由人事行政部負責編寫；總經理特別會議由總經理助理負責編寫：部門會議記由本部門內部自己決定編寫。

第十三條 會議記要發放規定：

總經理辦公周/月例會以及總經理特別會議一定要以書面及OA形式同時發放參會人員及相關領導並知會各分公司，務必做好籤收記錄，其中專案部發傳真並回傳簽收。

第十四條 總經理辦公周/月例會形成的會議紀要或決議的監督執行：

總經理辦公周/月例會形成的會議紀要或決議，由總經理助理跟蹤並及時反饋給總經理或相關人員，督促或協作各部門負責人及時完成會議決議內容。每週/月會議決議的執行情況，由總經理助理交給人事行政部考核。

第十五條 所有形成會議決議的任務都要有完成時間、執行人、完成事項程度，並由總助放入OA中。

第十六條 每個部門都要有會議紀要資料夾，電腦桌面資料夾裡要有會議記要，人事行政部定期檢查，發現未按規定執行者每次罰款30元。

五、會議紀律規定

第十七條 參會人員根據會議通知時間（見通知欄或會議通知或OA,例會可以不通知）應提前到會，到會後將手機調整至震動或關閉狀態，參會者必須簽到，否則做缺席處理。

第十八條 公司級別會議，如有公差或身體原因不能到會，必須以書面形式（出差者可以電話請假，回公司後補假）向會議主持人請假，分管副總或總經理同意簽字，不能到會者務必要委託部門人員帶著問題到會，無故缺席者或未委託人員到會者每人罰款200元/次。

第十九條 各類會議開會時間內，不準遲到/早退，無故遲到/早退5分鐘以上半小時以內者罰款50元/人次，遲到或早退超過半小時罰款100元/人次，中途電話響者罰款50元/次，確實有重要電話需要接聽，可以請假去會議室外接聽。

第二十條 會議記錄員應提前10分鐘到會，做好會前準備（空調、茶水、座位、簽到本），並記錄遲到或缺席會議人員名單與遲到時間，月底彙總後交人事行政部稽核後再交給財務部在當月工資中扣款，如發生瞞報或作弊，經查屬實將罰款記錄員100元/次。

第二十一條 由於主持人主持不當或會議準備不充分，造成會議拖延時間超過10分鐘者，罰款主持人50元每次.

第二十二條 以上罰款全部捐獻給“希望工程”，請大家相互監督，自覺遵守。

第二十三條 原有制度與本制度相牴觸的以本制度為準執行，本制度解釋權歸人事行政部，修改權歸總經理辦公例會。