畢業生檔案管理問題解答

　　關於檔案的問題，一旦提起就會產生後續問題……

　　一問：畢業後，檔案哪去了？

　　走在街上，隨機詢問一位市民：“請問，您知道您畢業後，檔案會到哪裡？”有的會說在教育廳(局)，有的說在人才市場，卻沒有人能肯定地說清檔案的去向。

　　今年剛從雲南民族大學畢業的小黃告訴記者，畢業前老師告訴他們，畢業後的學籍檔案會“隨人走”。“我們老師說，如果我們畢業後就找到工作，與單位簽訂就業協議，學籍檔案就會被寄到所在單位。”小黃說，如果不是昆明本地的，學生可以選擇把自己的檔案進行託管或是打回生源地(戶口所在地)的人事部門。

　　答：省人才服務中心的工作人員說，學校裡說的檔案“隨人走”，並不是大家所理解的那樣，他解釋：“學生畢業後，他們的檔案會通過機要通道以機要檔案傳遞的方式寄交相關部門，如教育部門或是委託管理的人才服務中心，教育部門和人才服務中心在結束託管後(不續費託管)，且沒有就業單位前來提檔的情況下，學生的學籍檔案將被遞交到生源地(戶口所在地)的人事部門下屬的人才服務中心。”

　　二問：為什麼看不見自己的檔案？

　　當記者問及小黃同學是否看見過自己的學籍檔案時，小黃搖搖頭，他說：“從我上學到現在，都沒見過學籍檔案長什麼樣，裡面裝著什麼，有什麼用，我聽說有的人一畢業，學校就把檔案交給個人了。”

　　答：省人才服務中心的工作人員介紹，小黃同學對學籍檔案的困惑是很正常的，由於學籍檔案代表著檔案人的學籍歷史等方面的資訊，是屬於機密性質的，所以學生本人是不可能也不能檢視裡面的內容的。在檢視小黃的學籍檔案時，單位或個人必須出具相關公函，而小黃本人是不能，也不允許檢視自己的檔案的。

　　三問：手裡有檔案為何沒人收？

　　已經工作4年的小楊，畢業後找到了一份工作，可是當他把自己的檔案交到單位時，單位卻告訴他，不能接收他的檔案。就這樣，小楊的檔案一直放在家裡，即便他換了幾份工作，檔案依然不被單位接收。最讓小楊鬱悶的是，直到今天他也沒敢把自己的檔案拆開來看一看裡面究竟有些什麼內容，他生怕一旦拆了，別人就不承認了。

　　答：昆明市人才服務中心有關人士解釋，畢業生的學籍檔案(人事檔案)記錄著學生的個人經歷，包括各個時期的學籍卡、成績單、獎懲證明、黨團資料、畢業生登記表、工作經歷等，並且都是原件。學校、人事部門或是其他被授權允許管理檔案的單位在管理檔案時，必須十分嚴謹、嚴肅。按照規定，學生的檔案一般都有專人保管，無關人員不得查閱。手裡拿著檔案的小楊同學就業後卻無法將自己的檔案交到單位，傳遞過程不規範是原因之一，另一個交不掉的原因則是小楊的工作單位或許並沒有得到檔案管理的許可權。

　　四問：為什麼有些單位不能管理檔案？

　　小楊說：“我的有些同學被省外一家大企業錄用以後，單位會主動找到他，問他的檔案在哪裡，並表示要管理他的檔案，為什麼我的不行？”

　　答：“一般情況下，國有企業、國有控股企業才具有獨立人事檔案管理許可權，其他非國有中小型企業則不授予獨立人事檔案管理許可權。”昆明市人才服務中心有關領導介紹。目前，部分企業會委託人才服務中心對企業職工的檔案進行管理。

　　“棄檔”會使自身利益受損
五問：棄檔或毀檔會有什麼後果？

　　手裡拿著檔案的小楊，想交給單位，單位不收，可是想把檔案丟掉甚至撕毀，又怕將來“大有用處”，真是內心糾結，左右為難啊，遇到這樣的問題，小楊不禁會想，棄檔或毀檔會有怎樣的後果？

　　答：昆明市人才服務中心介紹，近年來，畢業生在對待自己的人事檔案問題上態度也很放得開，有不少大學畢業生都認為人事檔案可有可無，大學畢業生對自己的檔案棄之不顧已不是個別現象。

　　工作人員舉例，某大學生畢業後，在社會上工作了幾年，但是對自己的檔案不聞不問，後來他考上了公務員，在職稱評定和核定檔案工資時才知道，由於當初沒有辦理人事代理，他的工齡並沒有記錄，職稱申報也白白耽誤幾年。其實，像這樣遇到麻煩的人越來越多，他們在畢業時都忙於找工作，而忽視了個人檔案的問題。等到需要時，才去尋找自己的人事檔案，耽誤了個人的發展。

　　由此可見，“棄檔”會使個人的一些利益無法得到保證，據介紹，轉正定級、人事調動、社保福利、工齡計算、繼續深造(如出國、考研)、考公務員等情況時，都離不開檔案。大學生畢業後由學校轉出的檔案屬於學生檔案，如果自己拿在手裡或者放在沒有人事代理許可權的機構，多少年以後，依然是學生檔案，就還是無法辦理轉正定級、工齡計算、職稱評定等手續。若有單位接收或者到新的單位就職，因其檔案材料不完整，也會影響到工作的正常調動。

　　針對認為檔案沒用直接把檔案丟棄銷燬的情況，昆明市人才服務中心提醒，這樣的“毀檔”行為萬萬不可，因為通過學籍檔案可以證實一個人的求學經歷等方面的內容，一旦銷燬，就等於這個人的學歷是空白的，要想補上，需要經過所在學校重新建檔等程式，比較複雜。

　　六問：檔案丟了或是已被撕毀怎麼辦？

　　讀到第五個問題時，也許會有人覺得頭皮發麻，後背涼颼颼的，因為他們已經把看似沒用的檔案丟棄掉甚至是撕毀了，這可如何是好啊？

　　答：學籍檔案丟失或被銷燬，可以沿著自己的就學經歷找到學校的學籍管理科室，請求重新建檔恢復自己的學籍檔案，學校同意後，會通過相關部門調取你的升學報考錄取等資料進行復制加蓋相關部門公章，這樣，學籍檔案就可以恢復了。

　　人事檔案丟失或被銷燬，首先要看單位是否對其檔案有所管理，如果沒有管理許可權且不委託人才服務部門管理的，只能放棄該段時間的“工作記錄”。如果有進行檔案管理的，需要由職工所在用人單位或職工個人到該職工原始招工部門、市檔案館、用人單位屬地檔案館或其他相關部門查詢、影印職工的檔案要件並加蓋存檔單位公章。

　　七問：畢業生如何管理自己的檔案？

　　經歷與小楊相同的人並不多，但是作為知道自己檔案何去何從的畢業生，又應該做些什麼，才能讓自己的檔案越來越豐富？

　　答：昆明市人才服務中心建議，不論是持有自己檔案的學生還是知道檔案流向的學生，都可以到當地的人才服務中心，對自己的檔案進行託管。落實了工作單位，並且所落實的單位具有人事管理權的學生，在簽約時一定要注意在協議書的“檔案轉寄詳細地址”一欄，要用人單位認真填寫，以免出現因檔案轉寄地址不詳或檔案接收單位不具備接收資格而導致檔案遺失、退回。對於落實了工作單位，但工作單位不具備人事管理權的學生，則可以將人事檔案託管到人才中心。

　　尚未落實工作單位的學生，如果沒有申請暫緩就業，學校會將其人事檔案轉到生源所在地。這一類畢業生應該在規定的時間內到當地人事部門報到，辦理人事檔案的相關手續，否則就會被認為是“棄檔”。想重拾檔案的學生，可以先到教育部門重新出具一張就業推介書，然後到生源地的人才服務中心查詢自己的檔案是否已被傳遞該單位，情況確實後即可辦理託管