駕馭時間

培養一種實用簡便、令人愉快的工作風格，克服拖延的毛病。
Stephanie Winston 著

有家小型技術諮詢公司的業主Steve Williamson（威廉森）和Alan Drew（德魯）每天都工作整整八、九小時。德魯離開辦公室時，他的公文包中通常塞得滿滿的。他經常要花兩個小時來"完善"一份原本四十五分鐘即可完成的報告。一談到時間，他便成了自己最可怕的敵人，吃盡了按慣例辦事這種痼疾的苦頭。

相反，威廉森卻很少把工作帶回家。在上班的八小時內，他完成了德魯可能要花兩倍時間才能做完的工作。兩人工作的不同之處在於：德魯工作得力，首先完成最緊要的工作；威廉森工作不僅得力，而且很有效率。

工作得力指的是完成的作得當，知道該做什麼、何時去做它，即花時間去爭取最大的回報。但是，如果缺乏了有效運用時間的另一要素，即使工作得力也得大打折扣了。這個要素就是有效率，即以適當的方式去完成相應的工作。時間管理流程的關鍵就是要將這二者結合在一起。

如何利用時間常常反映出一個人長期養成的習慣。許多經理之所以損失時間，與其說是因為外界的干擾太多，還不如說是因為其自身的怠誤所致。不管這種怠誤是有意的拖延，還是追求完美，或是工作效率低下。

自我怠誤

人們做事拖延的原因五花八門。一些是是因為不喜歡手頭的工作，另一些人則不知道該如何下手。如果拖延已開始影響工作的質量時，就會蛻變成一種自我怠誤的形式。絕不可沉溺於其中。

當你肆意拖延某個專案、花時間來削大把大把的鉛筆，或者計劃"一旦……"就開始某項工程時，你就為自我怠誤落下基石。巧妙的遁詞、或有意忙些雜事來籍此逃避某項任務，只能使人在這種壞習慣中愈陷愈深。

要養成更富效率的新習慣，首先得找出導致辦事拖延的情境。此處列舉的問題囊括了大部份起因。看看以下藥方是否適合你；

問題：工作枯燥乏味

藥方：授權。一有可能，就讓別人來做。將這種事交給下屬，或僱傭公司外的專職服務。時常自問："這事是則我來做重要，還是必須把它做了重要？"這樣，就會避免成為冤大頭。

問題：任務艱鉅

藥方：將任務分成自己能處理的零散工作。當你面臨看似沒完沒了或無法完成的任務時，不妨將它分解成簡單些的零散工作，在每天的工作任務表上做一、兩件，直到最終完成任務。

問題：不能立竿見影取得結果或者效益

藥方：設立"微型" 業績。要激勵自己去做一項幾周或幾個月都不會有結果的專案很難。可以建立一些臨時性的成就點，以獲得你所需要的滿足感。

問題：工作受阻

藥方：憑主觀判斷開始工作。假若你老是不知從何下手，就憑主觀判斷開始。比如，你不知是否要將一篇報告寫成兩部分。可以先假定報告為一單份檔案，開始工作。如果這種方法不得當，你會很快意識到，然後再進行必要的修改。

問題：專案需要為裝飾的監督。

藥方：設立旗標。為儘量減少監督，對於流程多或物料繁雜的工作，都要分別設立檢查區。

如果你對造成拖延的具體原因不甚了了，那可能已涉及到更深層的問題了。你是不是因為懷疑一個專案的價值或其既定實施方案而拖延某個專案？是不是因為未得到應有的尊重或薪水而拖延任務？是滯因害怕失敗而畏縮不前？是否有個人困難讓你分心？意識到拖延的原因會有助你著手克服困難。

最佳工作風格

Fred Evans（埃文斯）是一家大型製造公司某分公司的負責人，每月必須為總部準備進度報告，內容包括員工評估和生產總結報告。由於不喜歡做評估，他總是拖到最後一刻才去完成。

但他喜歡統計分析，即報告的下半部分。那麼，他為何不先完成這部分，使自己有興致去完成評估部分呢？"我從沒這麼想過，"他笑道："從小時候起，我總聽到'先做要緊事'這種名言。我想這種觀念根深蒂固了。不過，就我而言，也許'後做緊要事'更合適，"第二個月，他便更弦易張，結果迅速地提前完成了報告。

"如何"去做某個專案很大程度上取決於經理人的個性和氣質。你典型的"工作方式"是否符合你的氣質？壓力使你振奮，還是感到沮喪？其關鍵在於重視處理事務過程事"應該"和"必須"做的事。唯一 的正途便是，找到適合你、使你感到自然的工作方式。只有找到合乎自己的工作風格，並使之與手的任務相適應，才能真正提高生產率。

以下是一些常見的工作風格。試行一週左右之後 ，再採用那些讓你感到適意的風格。抓住任務中心，由此著手。在大專案中，由最有利可力、最困難或最重要的部分著手。"擒賊先擒王，"有位負責出版的經理建議道："否則，令人討厭麻煩會象雪球一樣越滾越大。"

則易及難，則表及裡。先解決簡單、較輕鬆部分，做做熱身準備，再由易及難，逐步攻關。考慮為自己設定限期。Samuel

Jackson（傑克遜）指出，燃眉之急"確能使人全身心投入。"而對許多人而言，將任務推遲到最後一刻乃是極為自然的事。不過，在最後時刻的壓力來臨之前，務必掌握所需要的資訊，取得初步的檔案資料。同時，如果限期緊迫令無從機動，則要考慮加班加點以便從容完成任務。

利用"分塊"工作模式。有些人用一整下午做一個大專案，再用其他時間來開會或忙些雜活。對工作要進行合理安排。在一個專案上花費的時間太多，就會為其所累，無視自己的工作質量。

使用"迸發"式工作模式。許多人喜歡瘵工作時間分散。在約會、處理檔案等活動間安插短時間的集中精力工作。他們常同時處理兩、三個專案，一旦不能專注於某一專案，就轉向另一專案。

原文摘自Stephanie Winston著The Organized Excutive：New Ways to Manage Time, Paper, People, and the Elevtronic Office。作者1994年登記版權。由on & Company, Inc.公司（New York, NY 10110）出版。黃道文譯。

作者Stephanie Winston是時間管理顧問公司The Organizing Principle公司的總裁，專門從事個人和系統組織等管理效率的研究。著有暢銷書Getting Organized：The Easy Way to Put Your Life in Order。

實現真正的效率

真正的尋求最經濟的工作方式。以下是實現真正效率的幾種方式：

規範化 對重複性任務，要設定常規的工作方式。例如，職員的每週例會可制定一個不變的程式，並來嚴加執行。

協調安排 將零散的工作一併處理。在整理公文包準備去吃午餐時，看看工作任務表是否還有其他事情可一併解決。儘可能一次多處理些事情。

重新分配任務 利用顧問和專業人員的服務。讓旅行社負責銷售會議的所有安排。陋用圖片研究員為新產品冊子準備圖片。授權可說是怎麼用也不為過。

優化辦公環境 辦公室裡的裝置要安排得當，便於使用。只需轉動坐椅，便可操作計算機、取到計算器或所需檔案。

先見之明 找出任務易於事先準備部分，事先收集材料。律師接手一個案件前，要對原告的背景材料做些解。

合理安排 就避免做相稱的努力。在一項複雜的專案開始前，評估一下是否可以簡化，看看是否可降低頻率、縮小範圍細節。

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