董事長辦公室祕書崗位職責及工作流程

　　董事長辦公室祕書崗位職責及工作流程
　　
　　
　　工作內容
　　工作要求
　　工作流程
　　一、
　　辦公室
　　內務
　　 1 、辦公環境
　　明亮整潔
　　一塵不染
　　傢俱擺放整齊
　　辦公桌無檔案累積
　　檔案整齊規範
　　圖書排放整齊
　　1、每天準時上班。
　　2、開窗通風。
　　3、清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、檔案櫃、窗臺擦拭一次。
　　4、清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。
　　5、為董事長備好茶水（董事長到辦公室的同時）。
　　6、每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。
　　7、及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜。
　　8、每兩週吸塵一次。
　　 2 、檔案管理
　　流程齊全
　　分類合理
　　處理及時
　　管理規範
　　1、對所有檔案先進行識別，並分類登記，再分別辦理。
　　2、外來紅標頭檔案：填寫收文處理單，向周浦祕書辦索要收文編號，及時送批和傳遞發放，並留下記錄。
　　3、內部紅標頭檔案：作好收文記錄並放置在待處理資料夾內，便於董事長看閱。
　　4、外來公函、通知及文字資料：及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理（不急的檔案資料放置在待處理資料夾內）。
　　5、內部通知、報告：及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理（不急的檔案資料放置在待處理資料夾內）。
　　6、公司各部門（單位）送交董事長簽字的，根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。
　　7、重要的和緊急的檔案，須提醒董事長。
　　8、每天將送交董事長批示、看閱的檔案清理一次，並核對登記記錄。
　　9、根據檔案積累的情況及時進行存檔，並作好相應記錄，便於查閱。
　　二、來賓接待
　　彬彬有禮
　　熱情接待
　　1、笑臉相迎，茶水相待。
　　2、詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。
　　3、索要名片。
　　4、及時向董事長請示。
　　5、按董事長意見引見，接待（按情況給予續茶水）。
　　6、根據客人來訪時間及職務等級，徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請。
　　三、會務服務
　　1、董事會
　　準備充分
　　安排周全
　　接待周到
　　組織完善
　　1、會議議程的擬定。
　　2、確定與會人員。
　　3、會議通知起草和傳送。
　　4、會議檔案的準備。
　　5、會議場所的確認及會場佈置。
　　6、會議簽到及記錄。
　　7、與會人員的接待工作。
　　2、工作會
　　1、檢查會場環境是否乾淨整潔。
　　2、檢查會議通知是否到位。
　　3、檢查會議檔案準備是否齊備。
　　4、會議人員的接待。
　　5、會議期間的服務。
　　
　　