採購業務流程及管理制度

第一條採購部門的劃分

　　1．生產原材料採購：由採購部門負責辦理。

　　2．日常辦公用品採購：由辦公室或辦公室指定的部門或專人負責辦理。

　　3．對於重要材料的採購，必要時由總經理指派專人或指定部門辦理採購作業。

　　第二條採購作業方式

　　一般情況，採購部門依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：

　　1．集中計劃採購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理採購較為有利，採購前，先通知請購部門依計劃提出請購，採購部門集中辦理採購。

　　2．長期報價採購：凡經常性使用，且使用量較大的材料，採購部門應事先選定供應廠商，議定長期供應價格，批准後通知請購部門依需要提出請購。

　　3.未經公司主管領導書面同意，不得私自變更、替換現有面輔材料供應商；如有更適合供應商而需要替換原供應商的，採購部必須提交書面變更供應商陳述材料，獲得書面批准後方可變更。

　　4.詢價、議價結束後，需公司主管領導書面同意方可定價，否則公司不予認可價格；由此引起後果由責任人負全責。

　　5.採購作業合同簽訂由公司指定或授權委派專人負責，否則視為無效。

　　6.毛領、毛條、面料等大額材料合同簽訂由分管採購副總經理以上級別人員辦理。

　　第三條採購作業處理期限

　　採購部門應依採購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料採購作業處理期限，通知有關部門以便參考，如果有變更時，應立即修正。

　　採購作業處理

　　第四條詢價、比價、議價

　　(一)經辦人員應對廠商的報價資料進行整理並經過深入調查分析後，以電話或其他聯絡方式向供應廠商議價。

　　(二)凡是最低採購量超過請購量的，採購經辦人員在議價後，應在請購單中註明，經主管簽字確認後上報。

　　(三)採購經辦人員接到“材料採購單”後應依採購材料使用時間的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產品的書面比價，經分析後進行議價，議價結果書面上報主管領導。

　　(四)採購部門接到請購部門（生產部、總經理辦）以電話聯絡的緊急採購情況，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程式優先辦理。

　　第五條稽核及批准

　



　　附註：凡是列入固定資產管理的採購專案應該以“財產支出”批准許可權進行上報。

　　第六條訂購

　　(一)採購經辦人員接到經批准的“材料採購單”後，應以“訂購單”向廠商訂購，並以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商在“送貨單”上註明“請購單編號”及“包裝方式”，材料需按款號標明分包包裝。

　　(二)若屬分批交貨者，採購經辦人員應在“材料採購單”上署名“分批交貨”以供識別。

　　(三)採購經辦人員使用暫借款採購時，應在“材料採購單”上署名“暫借款採購”，以供識別。

　　第七條整理付款

　　1．面輔材料倉庫應按照已辦妥收料的入庫單單，經與供應商送貨核對無誤後，於第二日將原始單送會計部門。

　　2．缺交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。

　　3．超交應經主管批准後，才能依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。

　　價格及質量的複核

　　第八條價格複核與市場行情資料提供

　　1．採購部門應調查主要材料的市場與行情，並建立廠商資料，作為採購及價格稽核的參考。

　　2．採購部門應就企業內所需要的材料，提供市場行情資料，作為材料批准價格的參考。

　　第九條質量複核

　　採購部應就企業內所使用的材料質量予以複核(如材料選用、質量檢驗等)。

　　第十條異常處理

　　審查作業中，若發現異常情況，採購單位審查部門應立即附異常情況報告資料，通知有關部門處理。

　　附則

　　第十一條本辦法經總經理批准後實施，增設修訂亦同。

　　第十二條本辦法自20XX年8月1日期開始實施。

　　採購主、輔料管理制度補充

　　1，根據計劃單採購主、輔、料。

　　2，現款採購：採購員必須憑有經理簽字的借款單向財務部借款，採購回來後，採購員持貨品、購貨*或收據到倉庫辦理入庫手續，由倉庫保管員驗收並開出入庫單，（入庫單必須註名：供貨方名稱，貨物的名稱，數量、單價、金額、用途簽字）。入庫單必須通過採購員、保管員、會計簽字後。隨同購貨*或收據才能由經理簽字。然後到財務部辦理報銷手續。

　　3，訂單採購：供應商貨到後，由採購員到倉庫辦理入庫手續，由倉庫保管員驗收並開出入庫單（入庫單必須註名：供貨方名稱，貨物的名稱，數量、單價、金額、用途）。入庫單必須通過採購員、保管員簽字。並將第二聯傳遞會計作往來帳。供應商需要結款時，應憑入庫單，隨同購貨*或收據由經理簽字，然後到財務部辦理結算手續。