採購部管理制度、職責和工作流程

供應部工作職責和工作標準
一、目的作用：
1.1可作為供應部開展工作的規範依據。
1.2可作為公司領導考核供應部工作業績的衡量依據。
1.3可作為供應部人員工作中相互監督與協作配合的依據。
二、管理歸口
總經理是供應部的上級直接領導。
供應部的工作直接對總經理負責。
三、工作職責
1、採購計劃的編制
負責根據生產、總務、裝置及檢驗等各部室物品需求計劃，編制與之相配套的採購計劃，並組織具體的實施，保證經營過程中的物資供應。
2、物資供應：
2.1負責原輔材料、中藥材、包裝材料、備品、備件、辦公用品、檢驗用品及燃料等的採購供應工作。
2.2認真做好市場調查和預測。掌握物資供應情況。
2.3及時採購物資採購計劃中提出的各類物資，做到既要價格合理，又要保證質量。
2.4負責各類採購合同的簽訂與管理、落實工作，並制訂相應的管理制度。
2.5嚴格執行企業制定的物資供應制度，按照採購原則進行採購作業，根據生產安排做好物資供應的進度控制，實現物流的優化管理。
3、採購物資的入庫與結算：
3.1負責辦理購進物資的到貨後的相關手續的辦理工作。

3.2對不合格產品及時退貨。
4、供貨單位的質量稽核：
4.1參加對供貨單位進行質量管理體系的稽核工作。
4.2加強物資供應檔案的管理，做好物資資訊情報的工作，建立起牢固可靠的物資供應網路，並不斷開闢和優化物資供應渠道。
4.3負責制訂物資採購工作各項管理制度。
4.4建立可靠的物資供應基地，會同質量管理部等有關部門做好供應商評估、優化選擇、關係處理等工作。使之按時、按質、按量進行物資供應。
5、負責企業外委託加工的出入庫業務。
6、與企業內各部門加強溝通配合，處理好生產經營過程中發生的各物流管理需求協調平衡的事項和突發問題。
7、完成公司領導交辦的其他工作任務。
四、職責許可權：
4.1對於未經批准的計劃有權拒絕供應。
4.2有權要求倉庫保管員提供報庫存表。
4.3採購權：
4.3.1食堂用具的採購權。
4.3.2辦公用品、用具及勞動保護用品、工裝的採購權。
4.3.3衛生用品、用具的採購權。
4.3.4公司內備品、備件、生產用品用具及維修用料的採購權。
4.3.5檢驗用品及用具的採購權。
4.3.6企業用燃料的採購權
五、工作標準
5.1堅決執行總經理下達的各項工作指令，並且圓滿地完成。
5.2根據生產需求計劃和物資庫存情況編制合理的採購計劃，按時、按質、按量地供應企業生產經營所需要的各種物資，為企業生產經營活動提供了物資保障。
5.3嚴格執行企業物資供應制度，遵守企業制定的採購原則，採購作業及供應商管理、供應渠道的建立等方面的工作均符合企業規定要求。
5.4與其他部門能夠很好地溝通和協作配合，對物資供應發生異常情況或生產任務的臨時調整變動，均能較好地與有關部門協調處理。
5.5根據各部門需注計劃，實行定期訂購和定量訂購方式，達到最小限度地佔用流動資金，提高資金使用效益。
5.6對供應商的管理辦法行之有效，所建立的物資供應渠道及供應網路牢固
可靠，對物資供應的情報工作及物資供應檔案資料管理均達到了規範要求。
5.7對業務員的日常管理嚴格，外出工作人員沒有出現損害企業利益及違章違紀現象，工作效率普遍反映均好。
5.8日常工作管理有條理，辦公室整潔，工作秩序好、效率高。
5.9與其他部門在工作上能較好地溝通和協作配合。


供應部工作流程
供應部主要負責生產性物料及辦公用品、生產相關輔助用品、檢驗用品的採購工作及外委加工工作。
依據生產管理部下達的生產物料採購計劃、各部門提交的物品使用計劃及庫存報表，供應部計劃員分解採購計劃，報生產管理部負責人、部門負責人、主管經理審批確認後，分解下達採購計劃給各相關採購員。採購員依據質量管理部下發的物料質量標準及採購計劃進行比價後，確定供應商進行採購。
物料到貨時業務員填寫到貨通知，到貨通知隨貨物一同送到倉庫，由倉庫保管員進行初檢，確認數量，核實無誤後，在到貨通知上簽字確認，將到貨通知第三聯由倉庫保管員儲存，第二聯送交財務，第一聯返回供應部，物料入庫待驗。
月底結帳時如發票未到，由採購員辦理暫入庫手續，發票到達後辦理正式入庫衝回暫入庫，業務員填寫入庫單，供應部負責人稽核簽字，倉庫保管員填寫本批物料批號、程式碼、檢驗報告單號並簽字確認，財務部依據入庫單及合格報告單辦理入庫及結算業務。
為保證供貨質量，企業應建立供應商評估小組，由質量管理部、財務部、供應部等有關部門參與，並定期對供應商進行評估。主要物資的採購應確定兩個以上的定點單位，以保證物資渠道的暢通。


供應部管理制度
直接上級：總經理；
部門性質：負責採購、供應材料、備品配件其他物資；
管理許可權：受辦公室委託，行使對採購、供應的管理許可權，並承擔執行公司規章制度、管理規程及工作指令的義務；
管理職能：合理地組織採購，並及時供應生產所需的物資；
供應部職責：
1 從辦公室的統一指揮，嚴格執行工作指令，一切管理行為向辦公室負責；
2．負責編制原、輔材料及備品配件的供應計劃。認真組織原輔材料、包裝材料的供應與採購，做好原輔材料、包裝材料等備品配件的進、出、存庫統計核算工作；
3．制訂本部的工作計劃和目標；
4．瞭解市場上公司所需採購的物資、備品的變化的情況；
5．調查研究本行業採購物資、備品的規律；
6．採購方式設定；
7．對主要供應商進行等級、品質、交貨期、價格、服務、信用等能力的評估；
8．採購前要詢價、比價、議價；
9．合理編制採購計劃、實施採購；
10．處理與協調和供應商之間的關係；
11．組織對物資市場資訊的蒐集和分析；
12．檢查、考核、評比採購人員的業務水平和工作能力；
13．完成臨時交辦的其他事項；
1 供應部在職人員行為規範：
1.1 本職位人員所必須作的許多重要的決定，都是以良好的普通常識及邏
輯判斷做依據。
1.2 本職務說明不可能涵蓋所有的事項，本職位人員應執行由採購經理在任何時間所指派之任何公務。
1.3與賣場的充分溝通與密切配合的合作關係，是本職位成功的必要條件。
1.4 採購人員成功的要素有下列七項，本職位人員應確實做好：
（1）操守廉潔
（2）掌握市場
（3）積極認真
（4） 適應性強
（5） 精打細算
（6） 精打細算
2 採購程式 ：
2.1 採購工作以“採購計劃”和“認證結果”為依據。
2.2 採購安全性關鍵器件必須是其獲得了安規認可。
2.3 在可行時，可以委託物料加工者或採購代理方進行進貨檢驗，但應與之形成質量保證協議。
2.4 採購人員必須具備採購活動需要的專業知識，能熟練運用電腦在資訊網上進行資料處理工作，有一定的英語水平和較好的談判技能。
2.5 根據生產計劃，採購部下達經批准的基本物料採購計劃、零星採購計劃，該計劃是採購活動中“採購什麼？採購多少？何時到貨？”的基本依據。
2.6 採購部根據器件的分類，把基本物料採購計劃分配給不同的採購責任人。
2.7 採購責任人員在收到採購計劃後，應認真核對計劃的可執行性，如有不可執行的專案，應以書面形式反饋給計劃制訂部門，以便計劃部門及時調整計劃。
2.8 採購人員將採購計劃逐項核對評定的供應商相關資訊，擬製採購訂單，採購訂單應清楚列明採購物料對應的本公司編碼、生產廠家、相應的廠家規格/型號、採購數量和要求交貨的日期等。貨期不能滿足時，需註明新的定約時間。
2.9 採購訂單必須按採購訂單審批、籤返流程進行規範化和審批，採購人員將經採購經理或其授權人批准的訂單發給供應商，並要求供應商在規定時間內籤返以示確認。採購訂單籤返後即生效，其影印件應由採購部存檔並妥善保管。
2.10 籤返的訂單如有價格、貨期、包裝的更改，採購人員應重新評議。
2.11 採購計劃中，未列入評定合格供應商的物料，則屬風險採購；風險採購必須在申請單獲得准許後，方可實施採購。此物料的使用應由相關技術人員明確特定用途和要求，不可簡單二次使用的此類物料，如有二次使用應在受控狀態下進行。
2.12 訂單下達後，採購人員負責跟單，不斷提醒供應商按期交貨。
2.13 貨到暫存庫，採購員應告知暫存庫收貨人員物料的緊急程度，以便及時送檢。
2.14 採購安全關鍵器件必須是其獲得了安規認可，未獲認可不得采購；因技術改進或其他特殊要求需作物料替換時，必須履行規定的認可審批手續。
2.15 當顧客特別要求時，可在本公司或供應商處對採購物料進行符合性驗證。
2.16 外協加工控制
a)外協加工採購小組負責及時、正確地申請、傳送外協加工所需技術檔案、專用工裝和儀器；
b)對重點物料，由外協採購人員組織對外協供應商相關人員進行技術培訓、生產現場技術指導和並進行首次加工評審。外協物料可以由質檢部檢驗員或授權人在供應商現場檢驗，也可以送回檢驗，具體檢驗方式由技術工程部提出、實施；
c)由採購部負責保持和外協加工供應商的日常溝通和聯絡，協調解決外協加工過程中的品質、工藝等問題。
d)由技術工程部組織對外協供應商實施定期考評，組織工藝輔導和品質稽查，監督供應商落實糾正、預防措施。
e)外協供應商必須按公司的要求提供產品生產過程中的有關品質資料，該資料由質量工程部管理並納入公司質量月報中。
3 驗貨控制程式
3.1 供應商將物料送到暫存庫，暫存庫管理人員在接收送來的物料時，應對其品種、數量和包裝進行核對和登記。
3.2 暫存庫管理人員填寫送檢單並送到質檢部，由質檢人員實施驗證，對於風險採購物料質檢部應按加嚴方式驗證或檢驗方可入庫。
3.3 對於已經在外協廠或其他場所檢驗的物料，暫存庫根據質檢部開具的合格單據進行“直接接收”操作。