外貿公司管理制度

一． 日常辦公管理制度

1.考勤制度

1.1作息時間 ：上午 8：30—12：00 下午 13：30—6：00

1.2員工考勤實行指紋打卡。 遲到一次樂捐 20元，第二次起 30元，第三次的100元。超過三次的算曠工一天。 樂捐基金作為聚餐公共活動之用。

2. 辦公物品管理制度

辦公用品私有化分到人，個人所用電腦需設定密碼。

3. 列印管理制度

員工不得列印和公司業務無關的檔案，若有違反者一次樂捐20。

4.辦公室清潔制度

4.1清潔的定義：包括地面、桌面等一切區域無雜物，桌面物品和檔案擺放整齊。

4.2員工個人區域自己負責。區域包括桌面、桌椅下面、桌子前面和椅子後面。

4.3公共區域的清潔採取值日製。區域包括會議室入口處、泡茶室等員工個人領域外的一切其他區域。

4.4清潔採取不定期抽查制，發現一個不符合標準的即樂捐 30元。

5.員工著裝管理制度

5.1男士標準：襯衫加西褲，如果穿休閒裝需要是有領的t恤,有皮帶的褲子,且需要把下襬束進褲子。

5.2女生不能穿吊帶和超短，指甲不要超過兩個顏色。

5.3不符合標準的者一次樂捐 30。

6.其他制度

上班時間不打遊戲，不上淘寶。

二． 人員招聘

1. 可以提出招聘申請的物件：總經理，副總經理，部門主管負責人。

2. 人才招聘需填寫申請表，由人力設計招聘申請表。

申請表應該包含：崗位名稱、崗位從事的工作、招聘要求、招聘後達到的效果

3. 招聘程式

（1） 提出招聘申請

（2） 人力根據申請表在相關網站上進行通知釋出或者開啟其他渠道

（3） 人力完成簡歷篩選後送給用人部門主管，預約時間進行初試，初試應該有筆試。

筆試內容由主管和人力共同擬定。具體應該涵蓋以下方面：基本通識，誠信度，性格測試和具體部門要求的其他能力。

三． 各部門工作管理制度

1.部門設定：行政人力資源部、財務部 、業務部

2. 行政人力資源部管理

工作內容: （1）人員招聘 ；（2）員工工作狀況關注，業績考核 ；（3）公司客戶接待，票務，房務協調預定 ；（4）社保和員工資訊管理；（5）日常考勤，辦公室整潔程度檢查。

3.業務部管理

3.1業務人員如果沒有出差每日需要到公司打卡報到。

3.2每日寫工作日誌，具體寫今天的工作內容和明天的計劃。

四．業務招待管理辦法

第一條 為加強公司業務招待管理，規範程式，明確職責，提高效率，節約開支，特制定本辦法。

第二條 本辦法中的業務招待是指與公司業務工作密切相關的招待活動,包括用餐、住宿、饋贈、參觀等方面的行為。

第三條 公司招待範圍。

一、上級單位來公司檢查指導工作的各級領導；

二、來公司進行檢查、慰問和應邀來訪的各類團體；

三、到公司商洽、考察等工作的業務聯絡單位；

四、來公司學習交流的兄弟公司；

五、政府監管部門的領導或專管員；

六、其它應以公司名義的招待。

第四條 招待基本原則。

一、節約從簡原則。嚴格執行招待標準，避免鋪張浪費，不得搞超標招待。住宿地點原則上安排在與公司簽訂合同的酒店。特殊情況需經公司領導批准。

二、預算管理原則。公司業務招待費實行年度預算總額控制，每年底財務部根據本年度業績、下一年度任務、業務產品模式等情況編制年度業務招待費用預算，經公司領導辦公會討論後確定。

業務招待費必須嚴格控制在年度及季度預算範圍內開支，實行季度分配管理，與上一季度的營收及利潤業績掛鉤；招待費額度分配到部門，由部門負責人支配，部門負責人空缺的由公司分管領導調配。

三、進度控制原則。各部門招待費細分至每季度控制使用，不得超支，當季結餘部分結轉下季使用。

第五條 業務招待應根據工作需要進行安排。業務招待前，應事先請示公司分管領導同意後方可進行。招待時，儘可能安排有關領導及相關人員一起參加，避免重複招待。

第六條 業務招待費主要用於對外公務聯絡，不得部門間相互宴請，不得私分，不得虛構接待行為，不準購買物品分給本部門人員，不得多開發票虛報多報，否則公司將按《公司獎懲管理辦法》追究相關責任。

第七條 與公司各部門工作相關的業務活動，招待工作及費用由相應部門承擔，涉及兩個或兩個以上部門的業務活動，相關部門共同分擔；公司領匯出面參加的招待，原則上費用按照招待的業務性質由相應部門承擔。

第八條 各部門必須嚴格控制費用，在規定額度內憑有效票據實報實銷，各層次審批人承擔各自的審批責任，超標原則上不予審批。

第九條 財務部應嚴格審查業務招待發生的票據是否合法、單據是否齊全、審批是否完整，並有權拒絕不符合報銷流程、不符合審批許可權的業務招待費的報銷。財務部每季度初統計各部門上季度費用使用情況。

第十條 本辦法自印發之日起實施,由辦公室負責解釋。

五．差旅管理辦法

5.1總則

第一條 為規範公司差旅管理流程，加強對差旅管理控制，特制定本辦法。

第二條差旅費是指公司人員和因經營需要臨時聘請的公司外部人員，受派遣離開公司本部在國內或到國外各地開展公務活動、培訓等所發生的必要支出。

第三條 差旅費管理實行憑據報銷與定額控制相結合的辦法。各部門要貫徹勤儉節約、艱苦奮鬥的精神，認真執行差旅管理辦法，嚴格控制出差人數和天數。

第四條 本辦法適用於公司全體職工及臨時聘請的公司外部人員。

5.2國內差旅費管理

第五條 國內差旅費包括：路途往返交通費、住宿費、出差補貼、市內交通補貼。

一、路途往返交通費：指跨越省（區）、市、縣、鄉，使用交通工具的費用，一般要通過乘坐飛機、火車、輪船、汽車等實現。

二、住宿費是出差人員在出差途中及目的地的住宿費用。

三、出差補貼是指差旅期間的伙食補貼及其它補貼。

四、市內交通補貼是指出差目的地市區內短途的交通費用。

五、下列人員不實行《公司國內差旅費標準》中的出差補貼、市內交通補貼：

（一）到兄弟單位較長時間的學習或支援工作的；

（二）國外出差人員；

（三）公司認為不宜實行差旅費用標準的執行特殊任務的出差人員。

國內差旅管理

第六條 陪同公司領導、上級公司領導或政府相關部門領導等出差的，住宿費、路途交通費可據實報銷; 因參加會議、培訓、活動出差的，按通知（方案）上列明的食宿標準憑據實報實銷，不包食宿的，按所在地，參照附件2規定標準執行。

出差地所在地設有公司辦事處（駐點）能提供住宿條件的，出差天數超過3天以上原則要住在公司辦事處（駐點），不住在公司辦事處（駐點）的，需經公司分管領導同意。

本著節約的原則，同性別2人共同出差的應同住，住宿費按照1人標準計算。

第七條 出差線路應經濟合理，儘量選擇直線線路，不得隨意更改路線、增加停留地點或繞道。

第八條國內交通工具選擇規定

（一）交通工具的選擇標準

1.短途出差原則上必須選擇汽車、火車作為交通工具。

2.長途出差可酌情選擇飛機、火車等作為交通工具。

（二）有如下情況可選擇乘坐飛機,事先須經分管領導審批。

1.出差目的地跨一個省（自治區、直轄市）及以上的可選擇乘坐飛機；

2.飛機票整體費用與火車、汽車等交通工具的費用相差在10%以內的可選擇乘坐飛機，

第九條職工國內出差補貼規定

（一）當天出差天數超過6小時的可享受一天的出差補貼。

（二）遠途出差者，計算出差補貼按實際天數計算。

第十條 出差期間為特定事項發生的業務招待費、租車費、購買禮品費等經公司領導同意後憑有效票據據實報銷。

5.3海外差旅費管理

第十三條 海外差旅實行部分包乾制,包乾標準見附件3，出差目的地未包含在《公司海外差旅費標準》中的，參考同等消費水平的國家，出差前經分管領導稽核、總經理審批後執行。

同性別同級別2人共同出差，包乾標準以1.75倍計算；同性別公司領導與普通職工2人共同出差，包乾標準為:（領導標準+職工標準）/2*1.75倍.包乾天數按自然（日曆）天數計算，從離開本國開始算起，回到本國結束。出差補貼按照出差實際天數給予補貼。

海外差旅管理

5.4出差申請管理

第十四條 出差天數審批許可權

（一）國內出差：1天以內的由部門負責人審批；1天以上7天以內的由分管領導審批；七天以上的以及部門負責人以上人員出差一律由總經理審批；總經理出差3天以上的須報董事長審批。

（二）國外出差，需經總經理審批，總經理國外出差需報董事長審批。

第十五條出差申請管理

（一）原則上職工出差前需提前2天辦理完出差審批手續，並送辦公室人力留存，特殊情況不能提前辦理的需經分管領導同意，並及時向辦人力備案，作為記錄考勤依據。

（二）出差途中生病、遇意外或因工作實際需要延長差旅時間時，應經公司分管領導批准同意，並向人力報備。

第十六條 職工未經批准而擅自出差的視為曠工，其差旅費用由本人自理，並根據公司有關曠工的規定處理，出差期間造成的經濟損失、意外傷害由個人自行負責，公司不予承擔。

5.5出差費用預支和報銷程式

第十七條 堅持“先預算後開支”的費用控制制度。各部門應對本部門的費用進行預算，做出年計劃、月計劃，報財務部及總經理審批，並嚴格按計劃執行，不得超支，原則上不支出計劃外費用。

第十八條借款

（一）借款的首要原則是“前賬不清，後賬不借”。

（二）除國外出差人員可以借支往返機票及包乾標準內的費用外，其他人員出差不得借支，特殊任務的除外。

（三）借款金額（當次或累計）10000元（包含10000元）以下，由部門負責人、財務部稽核，分管領導審批；10000元以上50000元以下，由部門負責人、財務部、分管領導稽核，總經理審批；超過50000元的，由部門負責人、財務部、分管領導、總經理稽核，董事長審批。借款金額超過1萬元的，要求做書面明細預算，經相關領導審批後方可借支。

（四）現金借支申請表一式三聯，借支人留一聯，財務部出納、會計各留一聯，對於未按要求填寫的申請表，財務部有權不予受理，由此產生的責任由借支人負責。

（五）出差借支原則上要求由借支人本人親自辦理，海外出差人員或其他特殊人員不能回公司辦理借支手續的，按照如下方式辦理：使用公司郵箱（字尾名@）申請借支，借支申請主送公司領導（審批許可權的相關領導），抄送委託代辦人及財務相關人員，代辦人辦理審批手續，借款轉入賬號（職工工資卡賬號），財務部轉賬成功後即時通知代辦人，代辦人24小時內與借款人確認收款情況，並反饋財務部出納。

（六）2人及以上共同出差的，由其中1人負責向財務部辦理借款或報銷手續；公司借支的統一幣種為人民幣，需兌換外幣由本人自行兌換。

（七）出差需借大筆現金時，應提前向財務部預約，大額開支應按銀行的有關規定用支票支付；借款金額超過5000元的，應提前1至2天通知財務部。

第十九條報銷

（一）借款要及時清還，職工須在出差結束後10個工作日內到財務部結算還款。未按規定報銷並歸還借款的，財務部有權從下月工資中扣還，特殊情況可酌情延期。

（二）借支現金未使用部份直接退回，在退回時出納開具收據給借支人，借支人應妥善儲存，以備查詢；不交回的將從次月工資中扣回。

（三）出差期間無住宿費發票，又無往返交通票據證明其出差時間的，不得報銷領取出差補貼。

（四）國內外派人員、辦事處人員因異地原因不能及時回公司報銷的，在確保安全的前提下，可郵寄相關票據委託他人代辦報銷事宜。

（五）報銷時，各國外幣統一換算成美元，財務部按出國人員提供的美元兌單據中的匯率折算成人民幣報銷。

（六）國際機票報銷沒有電子紙質機票的情況下，需提供航空發票和航空公司提供的電子客票行程單。

5.6出差管理

第二十條 職工出差結束後及時到辦公室人力報到，如確有特殊原因不能回公司報到的，應及時以電話或郵件方式通知辦公室人力，以便人力做好考勤工作，否則按曠工處理。

第二十一條為規範工作行為，提高工作效率，國內外派人員實行每日工作日記，並定期報送部門負責人或分管領導，報送週期由分管領導確定。

國內臨時出差人員，出差天數超過3天以上的出差結束後需提交出差報告至部門負責人或分管領導。

第二十二條 其它特殊情況，需經公司總經理審批同意後方可執行。

5.7附則

第二十三條 本辦法自印發之日起實施，由辦公室負責解釋。