十種讓技巧讓工作變得簡單高效

　1、問清楚工作的目標與要求，可避免重複作業與減少錯誤的機會

你的一天只有1440分鐘，你能完成多少的工作？在資訊龐雜、速度加快的職場環境，我們必須在愈來愈少的時間內，完成愈來愈多的事情。在如今愈趨複雜與緊湊的工作步調中，“保持簡單”是最好的應對原則。“簡單”來自於清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。

目標清楚不是要對方跟你解釋公司的目標或是策略，而是這個目標對你的意義是什麼，公司的目標與你個人目標之間的關聯是什麼。你要知道的不是工作細節的問題，而是要確定大致的方向與優先順序。

可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應該要如何避免；根據過去的經驗，曾經發生過哪些意料之外的情形，必須預做準備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當然更能增加成功的機會。

你應該先了解公司有哪些既有的資源可以應用，可以尋求哪些支援，這樣才能更有效規劃自己的時間以及工作進度。

　　2、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度

只有你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責，管理自己的時間與工作，不應讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。

　3、主動提醒老闆排定優先順序，可大幅減輕工作負擔

如果你沒有適當的反應工作的真實情況，老闆早就不記得之前已經交待你太多的工作。你當然不可能同時完成這麼多的工作，為什麼不主動的幫助老闆訂出工作的優先順序。

　　4、報告時要有自己的觀點，只需少量的資訊即可讓老闆感到滿意

多數人在向主管或是老闆報告時，總是擔心資訊不夠多，“萬一老闆問起來，答不出來，該怎麼辦？”其實，這種擔憂是多餘的，內容精簡、切中要點，最重要的是能夠幫助老闆快速的做決策。

　　5、簡報時增加互動的機會，可縮短簡報的內容與報告的時間

在製作簡報時，我們時常忘了聽眾的存在。真正成功的簡報在於清楚而正確的傳達訊息，創造溝通與對話的機會，進而讓對方因為你的簡報內容而改變思維、決策、或是行動。因此，重點不在於簡報，而是溝通的品質

在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點原則：

——你希望聽眾聽完簡報之後記得哪些重點？

——聽眾會有什麼樣的感受？

——你希望他們聽完簡報之後有什麼樣的決定？

　　6、有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的訊息上

第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50％的郵件。

第二步開始迅速瀏覽其餘的每一封信件內容，除非信件內容是有關近期內(例如2星期內)你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25％的信件。

前兩個步驟所花費的時間不應超過10分鐘。現在你的信箱應該只剩下25％的信件，但是並不表示你必須全部保留剩下來25％的信件。你必須判斷這封信件：

——是否與你現在的工作內容有關

——是否有提到你必須完成哪些事

——是否有說明應達成什麼樣的目標

——是否有列出可使用的資源

如果不符合以上的條件，就直接刪除或是回覆給寄件人，請求對方儘快回覆以上的問題。

　　7、郵件內容儘量精簡，節省寫信的時間並增加對方響應的機會

每一封電子郵件的內容大約在8到12句的範圍內。

——超過20個字就應換行。

——如果超過3行必須空行

　　8.當沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變

主管對於你的意見通常會有以下5種可能的回答：

——完全同意：“我完全同意你的看法，也會全力的支援你。”

——同意：“我並不是完全同意，但是我相信你的判斷。”

——不置可否：“我不同意你的看法，原因是……不過很謝謝你的意見。”

——不同意：“就照我的方法做。”

——完全不同意：“我絕不允許有這樣的想法，更不允許其它人有這樣的想法。”

如果你發現，在溝通的過程中，主管的回答多半是前三種情況，就表示這個主管是可以溝通的，願意接受別人的想法。如果多半屬於最後兩種的情況，就代表他是不容易溝通的人。

　　9、只要取得信任，不需要反覆的溝通，同樣可爭取到你要的資源

老闆對你的信任來自於你解決問題的能力。當你在爭取預算時，必須先想清楚老闆可能擔心的問題，作為你的說服理由，這是最有效的。

　　10、專注工作本身，而不是績效評量的名目，才能真正有好的表現

公司真正的目標是擴大控制、減少成本，績效評量的制度讓公司有合法的藉口可以開除不適任的員工。

要有好的績效，你的出發點是工作本身，而非績效評量。你只要想到以下的問題：該怎麼把這件事情做好？你必須加強自己哪方面的能力？當你順利完成目標、有了具體的成果，自然會有好的評量結果。