畢業生，關於檔案的那些事

導讀

無論是就業、創業還是留學，即將離開校園的你，對自己的檔案可得上心！檔案裡都有哪些材料？畢業後檔案能在學校留存多久？萬一丟了怎麼辦？關於檔案，這些你應該知道↓轉存！

什麼是畢業生的人事檔案

畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業後，在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證，然後由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委託的人才交流機構。

這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委託的人才交流機構簽訂就業協議，然後履行相關畢業程式並取得報到證後的檔案。

學生檔案內有哪些材料

主要包括兩部分材料：

（１）高中檔案材料：入團志願書、高中畢業生登記表、大學聯考報名登記表、體檢表、大學聯考志願表等；

（２）大學檔案材料：入學登記表、畢業生成績單、學籍卡、畢業生登記表、報道證、在校期間獎勵、表彰及其他有關須裝檔的材料等。

學生檔案有什麼作用

學生檔案對於個人來說，無論是就業、工作調動、辦理戶口、出國政審、職稱評審、工資調整，還是入黨（團）以及離退休手續的辦理、各項證明的出具等等，都將以檔案材料的稽核為重要依據。

畢業生填寫地址要注意什麼

畢業生與用人單位簽約時，應詢問清楚用人單位的性質：如果是國家機關、國有企業事業單位，它們是有人事管理權的，可以接收檔案；而其它各類非公有制單位、民營機構一般是無人事管理權的，要通過人才交流中心或其他公共服務機構來接收檔案。

畢業生應在簽訂的《就業協議書》的檔案接收詳細地址一欄填寫詳細地址＋單位名稱＋具體接收部門，各學院就按上面的地址上報招生就業處供其編制派遣方案，檔案館再根據派遣方案郵寄檔案，當接收地址與單位不一致時，統一按接收地址寄出；未簽訂《就業協議書》的學生，檔案將寄回生源地。往年有學生因地址填寫錯誤導致檔案無法寄出，影響自己就業報到、工資待遇、升學錄取等。

畢業生如何對待自己的檔案

（１）高度重視，瞭解相關的檔案知識。

（２）畢業時，抓緊辦理就業報到證，將檔案放在就業單位檔案管理部門，或者方便自己利用的地方人才交流中心託管。

建議未就業時將檔案放在人才交流中心託管

根據國家相關政策，規定畢業生畢業後暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校儲存兩年。為此，有些同學就誤以為既然學校免費儲存，就無須再由人才交流機構託管了。在這兩年裡，學校只是儲存檔案，不會新增這兩年你工作的檔案記錄，如你的轉正定級、職稱評定等。按國家政策規定，大中專畢業生畢業（以報到證人事部門簽署日期為準）一年後，即可由所在單位人事部門或委託的人才交流機構批准轉正定級；本科畢業生畢業工作一年（以報到日期計）、大中專畢業生畢業工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委託的人才交流機構負責辦理。由此可見，學校儲存檔案只是存放檔案，起不到其他作用。

人才交流中心提供的服務：

（一）負責人事檔案關係接受、調出相關手續；

（二）辦理畢業生的轉正定級；

（三）檔案工資的晉級；

（四）職稱晉升申報；

（五）辦理落戶手續；

（六）出具身份證明、落戶證明、購房工齡證明、計劃生育證明、出國政審等；

（七）代收代繳養老保險、失業保險、代辦醫療保險手續等。

為什麼不建議將檔案留存學校

儘管國家規定畢業生畢業後暫時找不到工作，其檔案可免費由學校保管兩年，但是很多同學畢業後就忘了檔案，等到要用的時候發現檔案已經過期，回學校可能就找不到了。

學生檔案是如何轉遞的

學生檔案對畢業生而言很重要，主要通過ＥＭＳ渠道郵寄、學校派專人送達、用人單位憑有關證明材料派專人領取等方式進行轉接，不允許由郵局普通、掛號郵寄等方式轉遞，更不允許個人自帶和請人代領。

畢業生如何追蹤自己的檔案

畢業生檔案郵寄地址按照就業報到證左上角地址或調檔函（原件）顯示單位（加蓋公章）即紅章地址郵寄。有嚴格的交接簽收程式，一般情況下不會遺失。畢業生應主動儘快到ＥＭＳ查詢檔案是否寄到該單位。查詢時限一般為一年，超過一年ＥＭＳ不再辦理檔案查詢業務。

什麼是報到證？有什麼作用？

《報到證》由原來《派遣證》轉化而來，全稱為《全國普通高等學校畢業生就業通知書》（簡稱報到證）。

其作用是：

（一）畢業生到就業單位報到的憑證和依據。

（二）畢業生參加工作時間的初始記載和憑證。

（三）調檔憑證。畢業生到就業單位報到時，須持《報到證》（藍頁）。學校相關部門依據《報到證》為畢業生辦理檔案轉遞、組織關係轉移和戶籍遷移等手續，就業單位所在地公安部門憑《報到證》為畢業生辦理落戶手續，就業單位憑《報到證》為畢業生辦理相關工作手續。

（四）對自主創業的畢業生可憑《報到證》到有關部門辦理減免有關稅費手續。

（五）畢業生到非國有單位就業時辦理人事代理手續的憑證。

（六）畢業生就業的證明。

（七）幹部身份證明。

畢業生怎樣辦理報到證

在學校就業系統登記畢業去向，辦理離校手續時由學院統一發放。

畢業生怎樣調轉檔案

畢業生必須憑報到證或調檔函辦理調檔手續方可調檔。

（一）憑報到證調檔：報到證左上角地址即為發檔地址；

１、考取國家公務員調檔：憑錄用檔案辦理報到證，然後再調檔；

２、大學生村官、招教、選調生等情況調檔：憑調檔函或憑就業協議書辦理報到證，然後調檔；

（二）憑調檔函調檔：調檔函（原件）顯示單位（加蓋公章）即為發檔地址；

考取外校研究生調檔

１、應屆生調檔，等畢業材料齊全後憑調檔函直接調檔（檔案寄往考取學校要求的地址）；

２、請在就業系統網詳細登記學院、姓名、學號、班級、聯絡方式和檔案寄往的詳細地址。

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