尋找已經丟失的檔案

“檔案還有用嗎？”這幾乎成了在北京工作的王津(化名)和同事們最近反覆討論的話題。 　　6年前，王津從遼寧省的一家事業單位辭職，來北京一家單位上班。9月，王津和同事們被要求將各自的檔案轉到單位的上級主管部門的人才交流中心，否則職稱評定甚至升職都會受到影響。
　　月餘過後，王津單位的40多名員工中，只有不到10人如期轉了檔案。“我的檔案本放在原籍的人才交流中心，這次轉了出來，但卻因為10年前某次工作調動時，工作人員交接不清造成了內容缺失，以至於檔案被現在單位主管部門的人才交流中心拒絕接收，何去何從還真成了一個問題。”王津說：“更讓我煩惱的是我因此不能評定職稱。”
　　“其他同事，不是像我這樣檔案缺失內容，就是大學畢業後不知道自己檔案在哪裡，或者畢業後就沒有建立過檔案的。”王津說，這讓久不關心自己檔案的同事們著實鬱悶了一把。
　　那麼，像王津這樣的檔案煩惱還有哪些？檔案“擋”住了什麼？
　　全國至少有60萬份“死檔”
　　又是一年求職時。儘管很多高校都向畢業生強調了檔案的重要性，可是一些高校每年仍各有幾十份本科生和幾百份研究生的檔案，因為沒有找好工作，或者有些工作無法解決戶口或是出國等原因，無法投遞出去而只能由學校保管；有的甚至遠遠超過教育部門規定的兩年保管期限，給高校造成了一定的管理壓力。
　　“我們的一些畢業生只有等到用檔案的時候才回來找。這些年我們已經儲存了千餘份無人認領的檔案了。”天津某高校宣傳部門的人士說。
　　不重視檔案的，當然不只是高校畢業生。
　　據黑龍江省人才服務局黨委書記於關鍵介紹，黑龍江省人才服務局現儲存檔案13萬餘份，粗略統計，僅失去聯絡，即欠費10年以上的，大約就有3000份左右。
　　“失去聯絡的原因很多，一是檔案所有人出國了，多年未回國；二是上世紀90年代末，人才流動到外省，由於原單位不放人或委培的索要培養費等原因，檔案所有人在外地人事部門又重新建立了檔案；三是一些高校畢業生沒有找到簽約單位，學校便將學生派回原籍，檔案大都由學生帶在身上，而學生不願回原籍，便四處打工，時間長了便成了所謂的‘死檔’。”於關鍵介紹說。
　　根據人力資源和社會保障部全國人才流動中心及各省人才交流服務中心的不完全統計，全國各級人才流動中心代為管理儲存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與檔案所有人失去聯絡。2007年起，北京市人才網每月公佈一次北京市各區失去聯絡超過5年的流動人員人事檔案名單，每個月都涉及幾百人。
　　沒有檔案領不了養老金
　　“其實，依中國的現行體制，檔案還是很重要的。”於關鍵告訴《中國經濟週刊》，檔案的用途並不僅限於職稱評定，“報考公務員、公務出差、婚育證明、落戶、退休認定等都需要用到檔案。”
　　黑龍江省人才服務局每年開具存檔證明最多的是用於社保要求、律師執照年度稽核、落戶需求、婚育證明、政審證明、存檔證明、邊境證明、接管轉黨團組織關係、申報有關獎懲事宜、補充檔案材料等。
　　因為每年的就業率高達98%且畢業生都有幹部身份，天津大學就業指導中心主任張蕾告訴《中國經濟週刊》，每年他們都會向畢業生強調檔案的重要性，他們學校畢業生的檔案也是通過機要局投遞，每年都要花費10萬元的費用。
　　“我們經常給畢業生講例項，比如雖然學校可以為畢業生保留兩年檔案，但是像預備黨員的轉正資格、準生證明等我們學校都沒有資格開具，學生檔案裡有幹部任職表，如果你不理會檔案，將來的定級都會受到影響。”張蕾說：“檔案是要放在固定部門的，有的學校把檔案交到畢業學生手裡，有的學生幾年都不理檔案。”
.王津在辦理檔案轉移過程中得知，退休可能是自己檔案重要性的另一個體現了。　　“按照目前國家的相關政策規定，沒有檔案無法辦理退休，也領不了養老金。”北京某人才交流中心的工作人員告訴記者，曾經有人退休時才發現自己的檔案資料不全，但因為時間久遠無法證實某一時段是否在工作，結果只能選擇放棄該段工齡，影響了退休金的足額領取。“死檔、個人攜帶檔案等往往因為無法將自己的工齡持續計算，也會影響退休金的足額發放。”
　　記者獲悉，在職工到達法定退休年齡，單位到社保有關部門辦理退休審批手續時，需要提交職工檔案，在辦理社保過程中，遇到一些需要查實的個人情況，也需要通過個人檔案來進行核實。也就是說，勞動保障機構首先要確定退休人員的檔案是否移交市、區社保局，確定後，由隸屬於各城區人事勞動和社會保障局以及勞動保障管理服務中心的勞動事務保障所工作人員查閱退休者檔案，核對退休人員的出生年月、參加工作的時間、繳費年限，退休時間將以《退休人員待遇審批表》為準。”
　　未來檔案管理可分為三個體系
　　王津對於檔案和退休的關係表示了疑惑：“社保是1998年開始交的，1998年以前參加工作的一些人，沒有交社保，但是有工齡，檔案裡記載了工齡，就必須要檔案。可1998年以後參加工作的，應該就沒有工齡折算社保年限的說法了？”
　　據記者瞭解，目前辦理參保事宜時並不需要檢視本人檔案，但是否意味著退休時也不需要檔案呢？北京的一位業內人士則告訴記者，由於社保要連續交夠15年方可在退休年齡辦理，由於目前沒有從1998年開始交夠15年養老保險的參保人員出現，所以到時候是否需要檔案還未可知，目前也沒有相關細則出來。而外地人在北京交夠15年保險是否可以在北京退休也還未可知，“目前的辦法是退休回到戶口所在地”。
　　針對越來越多流動就業人員越來越不重視自己檔案的現狀，中國人民大學勞動人事學院副院長劉爾鐸在接受《中國經濟週刊》採訪時表示，從發展趨勢來說，“如果不是公務員，檔案對普通人而言作用不大。尤其是二級勞動市場的工人，基本沒有升遷的機會，還有下海的、自謀職業的人員等體制外的人員，檔案基本沒有什麼用處。”
　　據瞭解，在美國，人事檔案管理因僱員任職機構的所有制形式不同可分為聯邦**僱員和私人部門僱員兩大塊。美國聯邦**和其他公立組織的現職僱員，其人事檔案大多由**機構的人事部門統一保管。在私立系統，如在大型企業或私人公司工作的僱員，其個人檔案由本單位的人事部門保管，辭職、死亡或工作調動，其檔案仍留在供職單位，不向檔案中心移交，到新的單位則建立新的人事檔案。
　　“目前我們的檔案管理還沒有新的政策出來，雖然關於未來的改革已經多次在討論了，但是我還沒有看到立項。”劉爾鐸說。在他看來，未來的檔案管理可以分成三個體系：一是公務員體系，統一單獨管理。二是成立一些社會檔案管理中心，像一些國有大中型企業、重要單位、事業單位可以自己管理員工檔案，而一些民營企業，有管理檔案需求的，可以放在社會檔案管理中心。三是普通老百姓，不需要就可以不建立檔案，民事登記都放在**機關就可以。“西方的管理模式值得我們借鑑。”