什麼樣的內部規章制度才是有效的
一、規章制度的作用
《勞動合同法》第三十九條規定,員工嚴重違反公司的規章制度的,公司可以單方解除勞動合同。
《最高人民法院關於審理勞動爭議適用法律若干問題的解釋》(20XX)第十九條規定,公司根據《勞動法》第四條之規定,通過民主程式制定的規章制度,不違反國家法律、行政法規及政策規定,並已向員工公示的,可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。
從這兩個規定,可以看出,如果員工違反公司的合法有效的規章制度,公司一方面可以據此給予員工處分直至單方解除勞動合同,此時沒有向員工支付經濟補償的義務。另一方面,一旦因此而發生爭議,公司的規章制度可以作為人民法院審理勞動爭議的依據。所以,公司規章制度對於公司調整勞動關係、規範勞動行為、加強勞動管理、維護正常的生產工作秩序有著重要的意義。
通過上面的分析,我們可以看出規章制度的重要性,所以建議,在實踐中,勞動合同做到精簡,規章制度設計要細化。
二、如何讓規章制度發生效力
能夠發生效力的規章制度必須在內容和程式上都滿足一定的條件:
1、從內容上看,公司制訂規章制度及勞動紀律應緊密結合公司自身情況並做到“合法、合理、全面、具體”。
(1)、規章制度的內容要合法。《勞動法》第二十五條規定,員工嚴重違反勞動紀律或公司規章制度的,公司可以解除勞動合同。但是同時,《勞動合同法》第三十八條規定,公司的規章制度違反法律、法規的規定,損害員工權益的,員工可以單方提出解除勞動合同,並且有權要求公司賠償損失,支付經濟補償金。《勞動合同法》第八十條規定“公司直接涉及員工切身利益的規章制度違反法律、法規規定的,由勞動部門責令改正,給予警告;給員工造成損害的,應當承擔賠償責任。”
從以上正反兩方面我們可以看出,規章制度是一把雙刃劍,關鍵在於制定並使用得當。公司規章制度的底線是不能違反法律、法規的規定,損害員工權益。否則,員工可以單方提出解除勞動合同,並且有權要求公司賠償損失,支付經濟補償金。這種缺陷一旦被員工利用,員工可以“四兩撥千斤”,這對於公司經營管理是非常不利的。
(2)、規章制度的內容要合理。如嚴重違反規章制度,造成重大損害等等,法律沒有作出具體規定,只給公司制定規章制度一種提示。公司可根據法律的提示設計並細化自己的規章制度,對於這些標準的界定就存在一個“合理性”的問題。
2、從程式上看,規章制度必須經過一定的程式才能生效。即使公司制訂的規章制度內容合法,但如果沒有經過法定的程式,也不能成為管理及處罰員工的依據,更談不上成為人民法院審理案件的依據了。
一般來說,規章制度的有效性有三個標準,除了內容合法外,還需要通過民主程式、向員工進行公示,三個條件缺一不可。因此,公司在制定規章制度時在程式上需注意:
(1)、規章制度的民主程式要具體化。法律關於民主程式的規定發生了一定程度的變化,原有的法律規定製定規章制度應經過“民主程式”,但並未限制具體形式,公司可以自行選擇。而《勞動合同法》規定只有“直接涉及員工切身利益的規章制度或者重大事項”,才需經民主程式。但是哪些規章制度直接涉及員工切身利益,法律並未說明。為避免不必要的勞動糾紛,建議公司對此稍作寬泛解釋。並且,法律規定規章制度任何釋出主體必須是公司,而不能由公司的董事會或總經理甚至是某個部門制定後實施,否則也不具有法律效力。
(2)、規章制度有效的另一個程式上的要求就是規章制度應經公示。
公示方法有許多種,如以加蓋公章的正式檔案在公司內張榜公佈;將規章制度製成員工手冊向每一位員工發放;組織全部員工簽到培訓學習;通過公司內部網路、報刊公佈等等。
建議採取組織全部員工簽到學習方式進行公示。因為員工學習簽到,證據效力最強;另一方面也便於規章制度的修正。
三、法律建議
1、規章制度一定要符合現行法律法規的規定。因為規章制度內容違法,則員工可以單方解除勞動合同,並要求公司支付經濟補償金。更為重要的是,規章制度內容違法就是無效的規章制度,至少有關違法內容是無效的,這不利於公司的經營管理。如果一定要將明顯違法的內容向員工公示,那也應將該內容進入勞動合同而不是規章制度,違法內容進入勞動合同頂多是勞動合同的這個條款無效,不會給公司造成經濟損失。
2、設計規章制度時應注意能不能形成記錄,記錄是不是具有法律效力及記錄能不能妥善保管等綜合因素。因為公司與員工發生爭議後,任何一方都是憑藉規章制度執行過程中形成的記錄進行協商、仲裁或訴訟,並從中獲得根本性的結果。
3、規章制度應及時修改、補充。公司規章制度具有一定的時間侷限性,它所依賴於生存的法律法規會隨著客觀情況的不斷變化而變化。因此,公司應當對現有的規章制度進行定期(年檢)或不定期檢查,及時修改、補充相關內容,以符合法律法規的規定及經營管理的客觀需要。
4、公司制訂、執行規章制度過程中應重視證據的收集儲存工作。公司在制訂規章制度時的會議記錄、討論情況、公示錄影、員工簽名以及違規違紀員工的檢討書、違規違紀情況說明、員工簽字確認的違規違紀記錄等,都應做好相應的留存備份。如果發生勞動糾紛後公司不能出示相應證據,就無法證明相應的內容,就要承擔舉證不能的責任。
5、考慮到員工對於公司的違規違紀處理通報會採取拒絕簽名的方式,使得公司無法取得員工簽名確認的相應記錄。建議引用法院特快專遞送達模式,即先與全體員工簽訂《送達地址確認書》(見附件),員工拒絕簽收有關檔案時公司則採取專遞送達方式進行送達,並將郵件回執與有關檔案一併歸檔儲存。
《送達地址確認書》在員工入職時填寫並簽名確認,與勞動合同一併歸檔。成熟後可以寫進勞動合同作為送達條款執行。
附:
《送達地址確認書》
注:
該送達地址確認書應在員工入職時填寫並與勞動合同一併歸檔,條件成熟可以將該確認書列入勞動合同條款中予以施行。
送達地址確認書
一、送達地址確認書的告知事項
1、員工戶籍登記中的住所地或者經常居住地為送達地址。
2、因員工自己提供或者確認的送達地址不準確、送達地址變更未及時書面告知公司、員工本人或者員工指定的代收人拒絕簽收,導致公司檔案未能被員工實際接收的,檔案退回之日視為送達之日。
二、當事人提供的自己的送達地址
送達地址:
郵政編碼:
收件人:
電話:
其他聯絡方式:
三、對自己送達地址的確認
我已經閱讀了送達地址確認書的告知事項,並保證上述地址是準確、有效的。
員工簽名或捺印
年月日
備註:
1、員工填寫本確認書前,應當仔細閱讀送達地址確認書的書面告知事項。
2、本確認書中員工的送達地址應當由員工自己填寫。
3、員工電話號碼包括住宅電話或行動電話。
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