醫學院檔案管理細則
為了加強我院檔案工作,做好檔案的收集、整理、保管、統計和利用等工作,並逐步做到檔案工作規範化、科學化、制度化,為學院儲存完整的檔案資料,為學校的發展和建設服務,根據《中華人民共和國檔案法》及教育部《普通高等學校檔案管理辦法》的規定,特制定《長沙醫學院檔案管理細則》。
一、檔案的歸檔範圍
檔案是處理完畢的、具有查考價值的、集中儲存起來的檔案。檔案的形式多種多樣,凡是我院在黨政管理、教學、科研、外事、出版、裝置、基建、財務以及其他各項活動中直接形成的,具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄,都屬於歸檔的範圍。
我院形成的檔案真實地記錄和反映了學校的創業發展的歷程,是學校的寶貴財富,必須實行統一管理,確保檔案的完整、準確、系統、安全。各部門檔案歸檔範圍詳見附表。
二、檔案的歸檔要求
(一)歸檔材料
1、應以原稿原件為主,審查手續完備,紙質優良,書寫工整,裝訂整齊,禁用字跡不牢固的圓珠筆、鉛筆、彩筆及複寫紙、純藍墨水、紅墨水書寫。
2、凡是歸檔的聲像材料必須是原版、原件,影象清晰,聲音清楚,並加以必要的文字說明,標出攝像或錄音的物件、時間、地點、中心內容和責任者。
(二)歸檔時間
文書、財務、裝置、出版、科技、外事等檔案立卷執行行政年制,即每年一月一日起至十二月三十一日止,應在次年六月底以前整理後移交檔案室;教學檔案執行教學年制,即每年九月一日起至次年八月三十一日止,各教學部門應在次學年度寒假前歸檔;科研、基建等部門應在該專案完成後兩個月內將全套資料移交檔案室。
(三)組卷方法
1、按年、月、日的先後順序排列,進行整理,不可分割檔案資料的自然聯絡。超過A4紙大小的統計圖表、基建圖等,一律按手風琴式摺疊,圖名、圖籤折在外面。
2、在資料的右下角連貫性地編寫統一的流水頁碼,以件為單位,每盒按順序裝滿。
3、有關照片要用影集裝好並標上說明。
4、將每份檔案題名錄入計算機儲存,並印出卷內目錄。
(四)各負責部門要按照部門所屬材料及時、完整地歸檔。
與部門相關而不屬於本部門歸檔範圍的材料,也要及時移交到相應負責單位進行統一歸檔。
三、檔案的保管和利用
(一)做好檔案的日常維護和管理工作,分類科學,整理系統,保管安全,利用方便。
(二)做好檔案庫房管理:
1、檔案庫房只允許檔案工作人員進入,非檔案工作人員原則上不允許進入檔案庫房;檔案工作人員非工作時間內一般不允許進入庫房,在庫房內不允許從事與庫房工作無關的其他活動。
2、控制和調節庫房溫溼度,較為適宜的庫房溫度應在14℃-20℃之間,相對溼度應在50%-65%之間;
3、做好檔案的保護工作,即防火、防水、防潮、防黴、防蟲、防光、防塵、防盜。減少可能造成的所有自然的和人為的因素對檔案的破壞。
4、定期檢查、清點檔案,檢查檔案調出和歸還是否履行了嚴格的手續,防止檔案黴變、蟲蛀等現象發生。
(三)建立檔案借閱制度,履行借閱審批手續。借閱人不得任意拆卷,在檔案上勾劃、塗抹、損毀檔案,歸還時必須嚴格檢查,保證檔案的完好無損。
(四)對重要檔案實施重點保護:嚴格限制利用,即使是提供利用,一般不提供原件,只提供影印件,利用原件必須注意監護。
四、檔案的鑑定和銷燬
根據檔案保管期限表,定期對檔案進行鑑定、準確判定檔案的價值,銷燬失去儲存價值的檔案應在徵得有關部門同意,並造清冊報經院領導批准後,才能予以銷燬。
五、附則 本細則自發文之日起施行,之前相關檔案管理細則作廢,以本細則為準。
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