崗位說明書編寫技巧

工作分析的直接結果之一是形成崗位說明書，假如我們把企業中的崗位當作一種邏輯上的產品，那麼工作描述就是這個產品的說明書，也就是說，崗位說明書應該首先講清楚這個產品的”標準”，其次應該講清楚它的”功能”。

在工作分析的各階段中，編制崗位說明書的工作最為複雜，崗位說明書不是人事管理員或人力資源經理拍腦袋想出來的，而是在工作調查和分析的基礎上，根據實際狀況科學設計的。在這一階段中，工作分析人員需要投入大量的時間對收集到的各種資訊和資料進行研究，必要時還需要藉助電腦、分析軟體等輔助工具進行統計和分析。

崗位說明書的實質是通過工作分析這一工具，對企業各類崗位的工作性質、任務、責任、許可權、工作內容和方法、工作環境和工作條件，以及崗位名稱、編號、層級和該崗位人員資格條件、知識要求、職業道德、能力要求、身體條件、崗位考核專案和標準等做出統一的規定。

崗位說明書基本構成要素

一般來講，一份完整的崗位說明書應該包括：崗位基本資訊、崗位使命、崗位職責、崗位參與或主導的流程、崗位KPI、崗位任職資格、崗位發展通路、崗位工作環境、崗位資源配置、崗位許可權等要素，如表所示：

當然，並不是所有的企業在編寫崗位說明書的時候都需要對這些要素進行一一說明。企業也可以根據自己的實際需要，對崗位說明書的構成要素進行刪減。

在文中，將重點介紹基本資訊編寫、崗位使命描述、部門職能分解與崗位職責編寫、崗位KPI識別、崗位任職資格確認等因素。

崗位基本資訊：主要是通過崗位名稱、編號、崗位等級、所屬部門、職族類別、直接上級、直接下級、崗位編制等，形成崗位的基本資訊，以便對崗位在組織中的位置與類別進行標識。

崗位使命：就是崗位在組織中預期的責任和最高追求目標。

崗位職責：主要指該崗位通過一系列什麼樣的活動來實現組織的目標，來完成部門的職能，完成崗位的使命與目標。

崗位任職資格：指為了完成工作，取得好的工作績效，任職者所需具備的知識、技能、經驗以及職業素養等要求。

崗位基本資訊編寫

表：崗位基本資訊編寫技巧

崗位使命定位與描述

崗位使命是通過高度概括的語言將該崗位的核心職責、存在的根本目的及對公司的貢獻和價值表現出來，這是與企業文化部分的重要介面。崗位使命可以按照“根據……，通過……，達到……”的格式進行描述。

比如：

A公司總經理的崗位使命：根據公司戰略發展規劃和年度經營計劃，通過領導、計劃、控制全面的公司經營活動，不斷提升公司的經濟效益、品牌價值、經營理念，確保公司經營計劃的實現和可持續發展。

A公司管理副總的崗位使命：根據公司發展戰略，通過對公司管理體系、服務體系和企業文化體系的建設，確保員工價值得到充分的體現和公司的效益最大化。

A公司銷售部部長的崗位使命：根據公司總體市場及銷售策略，全面負責銷售部門的隊伍建設、銷售任務、渠道建設、風險控制工作，保證銷售部全年各項銷售指標的順利完成。

A公司人力資源部長的崗位使命：根據公司人力資源規劃，建立和完善人力資源管理體系，為公司提供和培養合格的人才，以確保人力資源戰略目標的實現。

A公司招聘管理員的崗位使命：根據公司人力資源發展規劃和部門年度工作計劃，制訂和完善員工招聘體系，保證人崗的高度匹配。

部門職能分解與崗位職責描述

崗位職責是指本崗位在組織中所涉及的工作領域與具體工作內容及與工作職責對應的各種管理許可權和獲得各種資訊和資源的許可權等。崗位職責的來源有兩個：部門職能、公司相關規章制度要求。

崗位職責的編寫常見的方法有一下幾種：一種是基於PDCA和管理五大職能進行部門職能分解、另外一種是基於責任崗位和輔助崗位進行部門職能分解，第三種方法是基於流程進行職能分解。

表：部門職能分解表1（根據PDCA和管理五大職能分解部門職能）

表：部門職能分解表2（根據責任崗位和輔助崗位分解部門職能）

崗位任職資格確定與描述

任職資格是驅動員工產生優秀工作績效的各種顯性和隱性特徵的集合，它反映的是員工以不同方式所表現出來的知識、技能、素養等。

崗位任職資格一般包括：基本要求、知識、技能和素養四部分，其中基本要求是指某崗位對任職者的最低要求，包括專業、學歷、性別、年齡等；知識是指一個人在一個特定領域所擁有的各種資訊的總和；技能是指結構化運用知識執行某項有形或無形工作的能力；素養是指員工行為對外部環境及各種資訊所表現出來的一貫反應，素養可以預測個人長期在無人監管下的工作狀態。

學歷要求是指按照國家正規學歷教育的程度，堅持適合的原則，最好採用確定某一學歷或界定在某一個特定的範圍之內；

專業要求是指按照國家正規學歷教育結構設定的學科體系進行劃分，如人力資源專業、機械設計專業、英語專業等；

性別要求是指部分崗位的工作特點對性別需求可能有一定的傾向性，在這種情況下可以進行選擇；

年齡要求是指部分崗位的工作特點可能對年齡有一定的傾向性，在這種情況下可以進行選擇；

特殊要求是指如果該崗位需要有國家或行業規定的特殊從業資格的，需要在這裡註明，如電工證、駕駛證、會計證等；

工作經驗是指指在不同企業或不同崗位所有工作時間的總和，部分崗位的工作特點可能對工作經驗有一定的要求；

行業經驗是指在本行業所有工作時間的總和，部分崗位的工作特點可能對該行業的工作經驗有一定的要求；

崗位經驗是指在與公司相同或類似崗位所有工作時間的總和，部分崗位的工作特點可能對崗位經驗有一定的要求。

知識包括包括基本知識、專業知識。

技能包括管理技能、專業技能。

素養包括基本職業素養、特殊職業素養，其中特殊職業素養指該崗位的工作性質對任職者的職業素養的特殊要求。

比如：

表：A公司總經理祕書崗位的任職資格為：

表：A公司管理會計崗位的任職資格為：

崗位說明書的維護

通過崗位說明書的編寫，企業就可以將所有的職能都分解到相關崗位上去了，正所謂，“人人有事做”，但是崗位說明書是相對靜態的指導檔案，但是其內涵卻是動態發展的，從崗位基本資訊、崗位使命、崗位職責以及任職資格，都會隨著企業戰略、組織模式、市場環境和人力資源狀況變化而調整，如果調整不及時，崗位說明書對工作的指導意義則越來越不明顯，同時也就失去了崗位說明書本身的價值所在，所以說，崗位說明書的動態維護就顯得非常關鍵了，下表是國內某企業的崗位說明書維護許可權表和崗位說明書維護記錄表，讀者可以參考執行。

表：崗位說明書維護許可權表

表：崗位說明書維護記錄表