文員崗位職責說明書

一、崗位描述（崗位設定的意義）

文員是屬於公司行政人員的範疇，它的設定是為了更好的實現公司的內部管理。作為一名文員，其主要的工作是協助公司的各方人員工作的順利開展，工作難度不是很大，但是很雜，也很重要，是一個企業不可或缺的崗位。

二、工作內容

1、前臺

一個公司的前臺就是一個公司給人的第一印象，是一個公司展示給客戶的最先的形象。前臺是公司形象的首席代表，很重要。那麼前臺的工作自然也是非常的重要的。前臺的工作主要包括以下幾個方面：

（1）來訪人員的接待：有客戶來訪，應禮貌友好的微笑、問好，並詢問到訪目的及其約見人員，然後請到訪人員在休息室就坐，給到訪人員倒水，最後電話告知約見人員並依據其意見進行處理；

（2）電話接聽、轉接、記錄、轉達；

（3）檔案的列印、影印，傳真的傳送及接收；

（4）公司信件、快遞等的簽收、傳達；

（5）報紙的收發整理；

（6）會議的各項工作：

A、通知應參會人員會議的時間、地點及會議的主要內容，

B、會場的佈置準備工作，

C、會議前與會人員的簽到，

D、做好會議記錄，

E、會後會場的整理；

（7）物品領取的登記及物品回收登記入檔；

（8）保持前臺的乾淨整潔不凌亂；

（9）其他協助性工作。

2、客服工作

（1）電話約訪、回訪客戶；

（2）客戶叫裝叫修電話的接聽及處理：接聽電話並做好記錄，然後找出客戶跟蹤單，填寫叫修單，確定技術人員，傳送資訊或電話通知技術人員客戶資訊（包括姓名、地址、電話、機型、叫修內容等）；若自己不能進行處理，則請示上級主管，由其進行處理。

3、檔案管理

（1）客戶檔案管理：客戶檔案的分類、建檔及更新；

（2）員工檔案管理：新進員工檔案的建立、更新及完善；

（3）員工離職手續的辦理：已領取物品的收回，人員檔案的重新歸檔等。

4、網站維護

（1）對公司的網站進行日常的更新維護，主要是行業新聞的每日更新及公司內部公告的釋出和業績的通報；

（2）網站進行模組整改時能提供網站的整改方案。

5、其他

檔案的錄入、整理、存檔等，以及其他協助性的工作或應急工作。

三、所屬部門

文員歸屬部門是由公司的特殊性及崗位的普遍性所決定的，文員既屬於行政部的行政人員，又屬於售後部的售後服務人員。

四、考勤考核

1、考勤

（1）上班時間：

週一至週五 上午8：10—12：00

下午14：00—18：00

週六、週日 週六9：00 準時參加售後部會議

週六週日會安排行政人員輪流值班

2、考核

（1）每天按時上班，上班打卡考勤，下班不用打卡；

（2）每天下班前半個小時即17：30，填寫《當天工作總結及計劃表》，表格的填寫要求真實、客觀、恰當詳細的分點列示；

（3）如要請假或調班，則要求提前申請；若因特殊情況無法提前申請，則事後應補寫申請單，說明事由；否則視為曠工。

3、國家法定節假日（元旦、春節、清明、五一、中秋、國慶、等）的假期按照國家有關規定執行。

五、所需技能

1、能較為熟練的使用office 辦公軟體，熟悉電腦的基本操作；

2、熟練使用列印傳真一體機；

3、其他應具備的基本技能。

六、所需職業素養

待人友善熱情，有較好的服務精神，處事細緻謹慎，有上進心，學習能力較強，能吃苦耐勞，具備較好的團隊合作精神。