泛議中函使用技巧

實際使用中，函”作為黨政機關、群團組織、企事業單位普遍使用的一個重要的公文文種。卻出現了一些不應出現的問題。諸如，對函的法定效力認識不足；對函的使用範圍把握不準；具體寫作上，隨意性很大，不夠規範，等等。筆者想就行政公文“函”使用與寫作方面的問題，談談自己的看法。

一、關於“函”的效力

函，從廣義上講，就是信件。它是人們傳遞和交流資訊的一種常用的書面形式。但是，作為公文法定文種的函，就已經遠遠地超出了一般書信的範疇，不僅用途更為廣泛，最重要的是賦予了其法定效力。年國務院釋出的《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)規定，“函，適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項”。這說明，除有直屬上下級之間隸屬關係外的一切不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，甚至請求批准和答覆審批事項，一律用“函”。國務院辦公廳《關於實施<國家行政機關公文處理辦法>涉及的幾個具體問題的處理意見》在闡述“函的效力”時強調指出：“函作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關許可權決定的法定效力。”在這裡，筆者想舉一個例子來說明這個問題。國務院辦公廳就海關的行政級別問題答覆浙江省人民政府和海關總署時，用的就是函的形式：

國務院辦公廳關於同意海關升格為正廳(局)級直屬海關問題的覆函

國辦函〔〕31號

浙江省人民政府、海關總署：

浙江省人民政府《關於海關升格為正廳級直屬海關的請示》(浙政〔20XX〕27號)收悉。經國務院領導同志同意，現函覆如下：

同意海關升格為正廳(局)級機構，隸屬於海關總署，不增加人員編制。

其他有關事宜，請你們與有關方面協商辦理。

國務院辦公廳

(引自《中華人民共和國國務院公報》，年第16號)

這份重要的檔案，雖然以“函”的形式出現，但實質上具有法定效力，浙江省人民政府、海關總署均應按此執行。

所以，那些把“函”只作為一般書信對待的做法，認為“函”不如其他公文文種有權威的想法，都應該得到糾正。

二、關於“函”的使用範圍

根據新《辦法》的規定，“函”的用途相當廣泛，與原《辦法》比，明顯擴大了許多。

其一，從“函”的適用範圍來看。新《辦法》指出，“函，適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項”。與原《辦法》比，多了一個“答覆審批事項”。這一規定，使過去非隸屬關係的機關之間答覆審批事項也用“批覆”的做法得到糾正，應當說，“答覆審批事項”的“函”量是相當大的。

其二，從對“函”使用的特殊要求來看。新《辦法》第十五條規定，政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”但原《辦法》第十三條中卻規定，政府各部門“可以根據本級政府授權和職權規定，向下一級政府行文”。新《辦法》中的“不得”和原《辦法》中的“可以”，雖一詞之差，其內容則完全相反。原《辦法》的規定，是政府各部門在“根據本級政府授權和職權規定”的前提下，與下一級政府之間視為隸屬關係，可以直接行文。所用文種當然不只侷限於“函”了。新《辦法》則是把本級政府各部門與下級政府之間視為不相隸屬關係，行文只能用“函”。這一規定，又大大擴充套件了函的使用範圍。

三、關於與“函”易混文種的辨析

公文寫作，文種正確選擇和使用十分重要。與函最易混淆的文種主要有：請示、通知、批覆、意見等。

請看以下幾份公文的標題：

1.鄉人民政府給縣財政局的《關於解決修路所需經費的請示》；

2.縣電業局給縣直各單位的《關於近期停電的通知》；

3.市教育局給縣政府《關於調整縣職業教育結構的批覆》；

4.《關於對<市房產開發管理暫行辦法>修改意見的函》。

例1、例2和例3屬文種錯用。這三份檔案標題的文種都應該用“函”，不應該用請示、通知和批覆。因為例1中鄉一級政府和上一級財政局，例2中縣電業局和縣直各單位，例3中市教育局和縣政府，均屬於不相隸屬的關係，因此這些相關單位之間行文，只能用函。

例4有些特殊，在新《辦法》中增加了一個“意見”文種。“意見”可以上行、下行，也可以平行。“意見”作為平行文，一般是在答覆不相隸屬機關詢問和徵求意見時使用。比如起草規範性公文時，往往需要有關部門對草擬的公文提出意見，有關部門在提意見時，過去用“函”回覆，新《辦法》釋出後，就多用“意見”了。所以此例不宜用“函”，應該用“意見”。

四、關於“函”的寫法

據筆者接觸到的一些函件，特別是市縣各部門和縣鄉一級政府的檔案，對函的寫作隨意性相當大，其表現：一是不擬標題，直接出現主送單位。二是主送單位模糊不清，過於籠統。三是有的正文用語較隨便，缺乏應有的禮貌，甚至出現一些以勢壓人或強人所難的語言。四是文尾不規範，缺項問題突出。這些問題，直接影響了公文的質量，甚至貽誤工作。下面具體談談函寫作的一些特殊的東西。

1.標題。函，按其功能劃分，可分為商洽函、詢問函、告知函、請批函、覆函五種。其中前四種為去函，後一種為回函。去函的標題有兩種形式，一種是發文機關名稱、事由和文種構成，即所謂完全標題，如《國務院辦公廳關於羊毛產銷和質量等問題的函》；另一種是事由和文種構成。回函的標題也有兩種形式，一種是四項式，即在完全標題的事由後寫明來函機關的名稱，如《國務院辦公廳關於縣以上地方各級人民政府懸掛國徽和掛機關名稱牌子問題給湖北省人民政府辦公廳的覆函》；另一種是三項式，即省略四項式中的覆函機關的名稱。

2.主送單位。即受文單位，就函來說，一般是一個主送單位的情況較多，要求寫明受文單位的全稱或規範簡稱。但有時也出現多個主送單位的情況，這就要求一定要寫得明確、具體，切忌使用不明確的概括性語言。如國家環保總局《關於開展中東部地區生態功能區劃的函》，主送單位包括19個省、自治區、直轄市政府辦公廳，需要一一點明，不可遺漏。如果用籠統的概括性語言，比如寫成“中東部各省市區人民政府辦公廳”，則會使一些相近的省市提出疑問。所以“函”的主送單位如果交代不清楚，讓人把握不準，就會給工作帶來不便，甚至造成嚴重後果。

3.正文。函的正文長短不等，長的可達幾千字，短的可能只有幾行字，但不分長短，函的正文都要包含緣由、事項和結尾三項內容，缺一不可。緣由，交代發函的根由、背景、事項，寫明具體內容；結尾，用慣用結語，一般不離開“函”字，如去函的結語為“特此函商”，“特此函告”，“請即覆函”等；回函的結語為“特此函覆”，等等。

4.文尾。除了與其他公文一樣要有成文時間，加蓋公章以外，如果是“請求批准”的函，應該在主題詞之上、落款年月日之下加上“附註”，標註聯絡人姓名和電話。因為“請求批准”，函的內容與請示相同。根據《辦法》的要求，“請示應當在附註處註明聯絡人和電話”，以便在上級機關工作人員遇到問題時方便聯絡。“請求批准”函加上附註，其作用也在於方便被請求批准機關工作人員聯絡。“函”文尾處的其他內容，如主題詞、抄送機關、印發機關等，與其他公文相同，在此不贅述。

綜上所述，可以看出，正確認識“函”的法定效力，充分了解“函”的使用範圍，認真研究“函”的規範寫作，對準確使用“函”這個文種，提高公文質量，是十分必要的。