函的寫作和範文

一、函的概念

函是不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答覆問題，或者向有關主管部門請求批准事項時所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的範圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面，它除了主要用於不相隸屬機關相互洽工作、詢問和答覆問題外，也可以向有關主管部門請求批准事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用於上級機關答覆下級機關的詢問或請求批准事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時還可用於上級機關對某件原發檔案作較小的補充或更正。不過這種情況並不多見。

二、函的特點

（一）溝通性。函對於不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答覆問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。

（二）靈活性。表現在兩個方面：一是行文關係靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關係的限制。二是格式靈活，除了國家高階機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編髮文字號，甚至可以不擬標題。

（三）單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

三、函的分類。

函可以從不同角度分類：

（一）按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用於機關單位正式的公務活動往來；便函則用於日常事務性工作的處理。便函不屬於正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間並加蓋公章

即可。

（二）按發文目的分。函可以分為發函和覆函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。覆函則是為回覆對方所發出的函。

（三）另外，從內容和用途上，還可以分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答覆事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

四、函的結構、內容和寫法

由於函的類別較多，從製作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規範性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個專案內容。

1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關。即受文並辦理來函事項的機關單位，於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。

（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然後用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函覆如下：”等過渡語轉入下文。覆函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然後再交代根據，以說明發文的緣由。

2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是洽工作，詢問和答覆問題，還是向有關主管部

門請求批准事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬於覆函，還要注意答覆事項的針對性和明確性。

（三）結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時覆函，或請對方提出意見或請主管部門批准等。

（四）結語。通常應根據函詢、函告、函或函覆的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（）”、“請即覆函”、“特此函告”、“特此函覆”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通訊件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

（五）結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；並加蓋公章。

五、撰寫函件應注意的問題

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至於覆函，則要注意行文的針對性，答覆的明確性。

其次，函也有時效性的問題，特別是覆函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

例文一 洽事宜函

中國科學院*研究所關於

建立全面協作關係的函

*大學：

近年來，我所與你校雙方在一些科學研究專案上互相支援，取得了一定的成績，建立了良好的協作基礎。為了鞏固成果，建議我們雙方今後能進一步在學術思想、科學研究、人員培訓、儀器裝置等方面建立全面的交流協作關係，特提出如下意見：

一、定期舉行所、校之間學術討論與學術交流。（略）

二、根據所、校各自的科研發展方向和特點，對雙方共同感興趣的課題進行協作。（略）

三、根據所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以幫助。（略）

四、雙方科研教學所需要高、精、尖儀器裝置，在可能的條件下，予對方提供利用。（略）

五、加強圖書資料和情報的交流。

以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關內容進一步磋，達成協議，以利工作。特此函達，務希研究見覆。

中國科學院*研究所（蓋章）

一九九五年×月×日

例文二 通知事宜函

國務院辦公廳關於羊毛產銷和質量等問題的函

國辦函 [1993] 2號

國家計委、經貿辦、農業部、業部、經貿部、紡織部、技術監督局：

為進一步發展我國羊毛生產，搞活羊毛流通，提高羊毛質量，根據國務院領導同志的批示，現就有關問題通知如下：

一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。（略）

二、技術監督局要加強羊毛的質量監督和檢驗工作。（略）

三、要儘快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。（略）

四、為了促進國內養羊業的發展，支援紡織工業生產和擴大出口創匯。（略）

上述有關政策，請有關部門、各地區特別是羊毛生產區認真研究落實，執行中的問題，由國家計委和經貿辦協調，並督促落實。

國務院辦公廳（蓋章）

一九九三年一月三日

例文三 徵求意見函

國務院辦公廳關於徵求

《國家行政機關公文處理辦法（草案）》

意見的函

國辦函 [1999] *號

各省、市、區人民政府、國務院各部門辦公廳（室）：

現將我們草擬的《國家行政機關公文處理辦法（草案）》送給你們，請組織有關同志討論修改，並將修改意見於十一月底前告訴我們。

國務院辦公廳（蓋章）

一九九九年×月×日

例文四 請求批准函

廣州*局銷售公司請求批准函

*局銷辦函 [1996] 5號

廣州*局：

我銷售公司從去年十月成立以來，國內務活動日益增多，經常有許多檔案、合同、契約、技術資料需要影印，為便於工作，我們擬購買一臺影印機，請給予批准。

可否，請批覆。

廣州*局銷售公司（蓋章）

一九九六年一月十日

例文五 答覆事宜函

*市人民政府辦公廳關於臨時工、合同工

能否執罰問題請示的覆函

市政辦函 [1996] 40號

市市容環境衛生管理局：

你局《關於明確臨時工、合同工能否執罰問題的請示》收悉。現覆函如下：

《中華人民共和國行政處罰法》於起執行。該法對行政執法主體及執法人員作出了明確而嚴格的規定。按照行政處罰法和國務院《關於貫徹實施〈中華人民共和國行政處罰法〉的通知》，從今年10月1日起，合同工、臨時工再不能從事行政處罰工作。

……

你局應按照上述精神，對全市市容衛生執罰人員進行清理，理順執罰體制，保證行政處罰法的貫徹實施，促進市容衛生管理工作。

此復

*市人民政府

一九九六年十月七日

例文六 報送材料函

關於上報《*公司二期改造專案評估報告》的函

*工銀字 [199×] *號

*市*分行：

現呈報〈 *公司二期改造專案評估報告〉，請審閱。

附件：*公

司二期改造專案評估報告。（略）

*×工銀行（蓋章）

一九九×年十一月五日

例文七 轉辦函

*省人民代表大會常務委員會關於轉辦提案的函

×人函 [1999] 2號

省人民政府：

省九屆人大三次會議已經閉幕。會間，省人民代表以主人翁精神，對改進省人民政府的工作提出了許多寶貴建議，同時提出了一些應當解決的問題和要求。根據大會決定現將責成省人民政府研究辦理的二百二十七件提案轉去，望抓緊認真處理，並及時將處理結果報來。在處理社會治安等有關提案時，可請省高階人民法院和人民檢察院密切配合。

附：〈*省第九屆人民代表大會第三次會議提案及審查意見〉（抄送單位附件各二冊）

*省人民代表大會常務委員會（蓋章）

一九九九年×月*日

附件：（略）

例文八 催辦函

交通部廣州救撈局催辦函

*造船廠：

貴廠**年為我局建造的2640馬力拖輪“穗救202”輪，出廠至現在已經三年了，可是當時欠裝的拖纜機至今尚未安裝。為此我局曾多次去函催貴廠儘快給予解決，但貴廠一直未明確答覆。該輪由於缺少拖纜機，長期無法正常執行生產任務，經濟上已造成了很大的損失。為此特再次函請貴廠儘快為我局“穗救202”輪安裝拖纜機，以免再延誤該輪的正常生產。

敬禮

交通部廣州救勞局（蓋章）

**年×月×日

例文九

關於出席**研討會的邀請函

*祕書長：

最近，國家*部**科學研究院批准關於**課題研究的專案。經議，定於三月下旬在*省*市召開該項課題第一次研討會。現將有關事項函告如下：

一、會議報到時間（略）

二、會議地址（略）

三、聯絡人及電話（略）

特邀請您屆時出席。

**研究中心（蓋章）

1996年10月1日