會展活動商務邀請函的寫作

商務邀請函的基本內容包括：會展活動的名稱、舉辦城市、地點、時間、背景、目的；主辦機構和組織機構；會展活動的內容和形式、特點等；主要參加或參與物件；會展活動的相關收費標準；聯絡方式以及其他需要說明的事項。

會展活動商務邀請函（信）結構與寫法

⒈　封面　通常會展活動商務邀請函的封面會顯示此商務函的性質。普通的商務邀請函（信）封面以會展活名稱、主題、主辦機構、時間、地點五項內容為主；而特殊的商務邀請函（信）。則在封面上只註明會展活動組織者或專案的名稱、收信機構或人員的相關資訊並註明“通知、特函、”等字樣。

⒉　標題　由會展活動名稱和“邀請函（書）或（信）”組成。

會展活動名稱可以分為三個部分：基本部分、限定部分和附屬部分。其中基本部分和限定部分構成展覽會名稱的主體。例如：第十屆中國家電產品博覽會邀請函（信）、第十二屆中國國際機床機電展覽會邀請函（信）。

⒊　稱呼　邀請函的傳送物件有三類情況：

（1）傳送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統稱），以示禮貌和尊重。

（2）邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，字尾“先生”、“女士”、“同志”等。

（3）網上或報刊上公開發布的邀請函，由於物件不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。

⒋　正文　正文應逐項載明具體內容。

第一部分背景說明。寫明舉辦會展活動的背景和目的；

第二部分組織說明。對會展活動組織結構的進行介紹，包括的主辦者、協辦者、承辦者等；

第三部分是時間與地點。根據會展活動設定的舉辦日期、結束日期與舉辦城市、地點進行描述。

第四部分是會展活動的具體內容介紹。

主要包括了會展活動的展區劃分、展品設定、同期活動、展示服務、會展活動的特點、會展活動的收費標準等相關內容；第五部分聯絡資訊。寫明聯絡聯絡資訊和聯絡方式，包括傳真、電話、郵箱、負責人等。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

⒌　回執　回執是被邀請方根據需要和可能而給予的一種反饋資訊。通常會展活動的回執內容格式統一的會展組織者進行制定。包括了：參與者單位資訊、參與型別、具體展位或廣告位、會議活動預定事項、參與人員資訊、參與時報到資訊說明等。

⒍　落款　會展活動邀請函的落款，通常是會展活動的組織機構名稱加蓋相關印章。如果是多家機構共同主辦或承辦，則由多家機構共同簽名蓋章。以證明此邀請函（信）的真實性與合法性。同時註明邀請函（信）的製作釋出時間。　

⒎　附件　附件是會展商務邀請函（信）的附屬資料，與商務邀請函具有同等的法律效力。附件主要包括會展活動的相關說明、規定、制度、報展注意事項、人員資訊表、服務內容等相關檔案。附件是商務邀請函（信）不可分隔的一部分。

重要提示：會議活動與展覽活動、節慶活動的邀請函在寫法上與內容上有很大差別，通常大型的展覽活動設計到的內容較多。例如：布展規定、進場規定、商務租賃申請等；通常在大型展會活動邀請函（信）中，均包括在內。而會議活動，則通常在收到回執後，在發去相關的入場須知等資訊。不同的會展專案需根據實際情況進行合理處理。切不可照本宣科。