公文函的格式及範文

【摘要】函，即信;公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯絡工作、詢問和答覆問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規定的嚴格限制，如不用正式檔案頭，也可不編檔案號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。

【一、函的涵義和用途】

函，適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

函的使用範圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的"輕武器"。具體來說，函的用途主要包括四個方面:

1、平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯絡，往來。

2、向無隸屬關係的業務主管部門請求批准有關事項。

3、業務主管部門答覆審批無上下級隸屬關係的機關請求批准的事項。

4、機關單位對個人的事務聯絡，如復群眾來信等。

【二、函的特點】

1、使用廣泛性。函的使用不受級別高低，單位大小的限制，收發函件的單位均以比較平等的身份進行聯絡。上至國務院，下至基層組織，企事業單位，社會團體都廣泛地使用函。

2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多數函作平行文。

3、用語謙敬性。不論什麼型別的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的理解和支援。函是最注重使用文言詞彙的公文。函是公文中最富有文學性的文種。

【三、函的型別】

1、商洽函。即不相隸屬機關之間商洽工作，聯絡有關事宜的函。如人員商調，聯絡參觀學習等。

2、詢答函。即不相隸屬機關之間相互詢問和答覆有關具體問題的函。詢答函實際上又可分出"詢問函"和"答覆函"。有些不明確的問題向有關機關和部門詢問，用詢問函。對機關和部門所詢問的問題做出解釋答覆，用答覆函。詢答函涉及的多數是問題而不是具體的工作。

3、批請函。即用於不相隸屬機關之間請求批准和答覆審批事項的函。批請函實際上又可以分為"請批函"和"審批函"。請批函用於向不相隸屬的主管部門請求審批事項，而審批函則用於主管部門答覆不相隸屬機關單位的請批事項。

4、告知函。即告知不相隸屬機關有關事項的函。

以上是按內容和用途對函所作的分類。若按照文面格式分類，函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類，函又可以分為去函和覆函。

【四、函的結構和寫法】

(一)標題

函的標題一般由發文機關，事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。

(二)正文

1、開頭。寫行文的緣由，背景和依據。

一般來說，去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區，本單位的實際需要，疑惑和困難。

覆函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的覆函還簡述來函的主題，這與批覆的寫法基本相同。繼而，有的覆函以"現將有關問題覆函如下"一類文種承啟語引出主體事項，即答覆意見。

2、主體。寫需要商洽，詢問，答覆，聯絡，請求批准或答覆審批及告知的事項。

函，或去函和覆函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較複雜，則分條列項書寫。

3、結語。不同型別的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回覆，則結語常用"特此函告"，"特此函達"。若是要求對方覆函的，則用"盼復"，"望函覆"，"請即覆函"等語。請批函多以"請批准"，"請大力協助為盼"，"望能同意"，"望准予××是荷"等習慣用語收束。覆函的結語常用"特此覆函"，"特此回覆"，"此復"等慣用語。也有的函不寫結語。

【五，注意問題】

1、注意批請函與請示的區別，向有隸屬關係的上級機關請求指示，批准事項用請示，而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項，則用請批函。主管機關答覆請求審批事項，用審批函。

2、開門見山，直奔主題。無論去函還是覆函，都不要轉彎抹角，切忌空話，套話和發空泛的議論。

3、一文一函，簡潔明瞭。

4、語言要規範得體，並體現函的用語特色。發函要使用平和，禮貌，誠懇的語言，對主管機關要尊重，謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語言。覆函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統，猶豫不定。

【關於商洽委託代培涉外祕書人員的函】

××大學文學院:

本集團公司新近上崗的祕書人員缺乏專門的涉外祕書知識，業務素質亟待提高。據報載，貴院將於今年9月開辦涉外祕書培訓班，系統講授涉外祕書業務，公關禮儀，實用文書寫作等課程。這個培訓專案為我集團公司新上崗的涉外祕書人員提供了一個難得的在職進修機會。為能儘快提高本集團公司涉外祕書人員的從業素質，我們擬選派8名在崗祕書人員隨該班進修學習，委託貴院代培。有關代培費用及其他相關經費，將按時如數撥付。

如蒙慨允，懇請函覆為盼。

××集團公司(印章)
二00x年七月二十日