公函寫作的四個特性

　　同其他法定文種相比，公函有四個特性，需要在實際寫作中加以注意。
　　
　　一、格式要求的特定性
　　
　　這表現在四個方面：一是發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離有別於其他公文。一般的下行文（命令除外），發文機關標識距紙張上邊緣的距離為62mm；上行文的距離為117mm。公函此間的距離則是30mm。二是眉首各要素的標識位置不同於其他公文。一般公文眉首各要素如份號、密級與保密期限、緊急程度、發文字號等都標識在紅色反線的上方，而公函的眉首要素置於武文線的下方，如將份號、密級與保密期限、緊急程度依次一項一行頂格標識在武文線下一行版心左邊緣位置，發文字號頂格標識在武文線下一行版心右邊緣位置。三是武文線和文武線與其他公文紅色反線的標識有區別。檔案格式是在發文字號之下4mm處印一條紅色反線（長156mm），主體最後一行置版記；而公函是在發文機關標識之下4mm處印一條武文線（長170mm．上粗下細），在距最後一行（即第22行）6mm處印一條文武線（長170mm，上細下粗），沒有版記。四是首頁頁碼的標識要求不同。一般公文的首頁頁碼置於首頁公文版心下邊緣之下一行右下角，公函的首頁則不顯示頁碼，只在第2頁開始顯示頁碼“-2-”。
　　
　　二、行文物件的平等性
　　
　　函適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。這裡的“不相隸屬”包含兩方面的含義：一是一個系統內部的平級機關是不相隸屬機關，比如省委內部的組織部、宣傳部、統戰部是不相隸屬機關，市政府下屬的財政局、人事局、教育局、公安局也是不相隸屬機關；二是在行政組織上沒有領導與被領導關係、業務上沒有指導與被指導關係的機關部門，不論級別高低都是不相隸屬機關，如某省水利廳與某省高等院校、某企業與某駐地部隊等都是不相隸屬關係。可見，不論受文物件是誰，不管行政級別高低，使用公函的單位的地位都是平等的，不存在上級與下級、領導與被領導的關係。所以寫作公函時應從整體上把握好公務往來雙方主體上的平等性。
　　
　　三、適用範圍的廣泛性
　　
　　函適用範圍的廣泛性體現在兩個層面。一是任何機關部門都能使用。函不同於命令、議案等文種對使用物件有嚴格限定，不論任何層級的機關、團體、企事業單位，只要與不相隸屬的機關部門有公務往來，都可以使用函這一文種。由此可見函的適用範圍之廣是其他法定文種無法比擬的。二是功能用途的多樣性。一般文種如請示、批覆等功能比較單一，而函具有商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項四大功能。如可以用商洽函與不相隸屬的機關建立業務關係，用轉辦函向不相隸屬的機關發函協調處理有關事項，用答覆函向不相隸屬的機關建議落實工作，用請批函向不相隸屬的機關尋求政策等。隨著社會生活的多樣化，函的內容將越來越豐富，用途和作用也將越來越廣泛。
　　
　　四、語言表述的平和性
　　
　　公文不同於文學作品和政論文章，它有著獨特的語言風格和表達要求。從總體上說，公文用語講究準確、簡潔、質樸、莊重、規範；從行文關係上說，上行文的措辭謙恭禮讓，下行文的語言準確莊重，平行文的語氣平和誠懇。作為平行文，公函的用語既要體現公文語言的總體要求，又要體現平行文語言的平和性特點。如向不相隸屬機關請求協助、商洽解決辦理某一問題時使用的商洽函、轉辦函等，結尾一般多用“當否、妥否、可否、能否”之類的協商語；向不相隸屬的主管部門詢問有關方針政策的詢問函、請批函等，一般多用“懇請、特請、是否同意”等期請語。這些協商語或期請語，從字面意思上體現的就是一種平等、和氣、協商的態度，而沒有上行文的謙恭、下行文的莊重之態。所以，公函的語言基調總體應保持平和誠懇、協商友好，這是公函與其他法定文種語言上的顯著區別。