機關單位幹部如何正確使用電話

電話，是機關經常使用的辦公用具，是上情下達、下情上報、溝通左右、聯絡上下的一種直接快速工具。因此，正確使用電話，提高電話的使用質量，對於迅速傳達上級的指示，瞭解下情，加強對各項工作的指導，提高機關的辦事效率有著十分重要的意義。正確使用電話是機關幹部的基本功，也是最起碼的要求。機關幹部與電話打“交道”看似是件平常事，但是要使用好電話，發揮其應有的效能，卻並不是一件容易的事情。機關幹部的思想水平高不高，業務能力強不強，機關工作正規不正規，往往可以從打、接電話和處理電話內容中體現出來。所以，機關幹部要提高對使用電話重要性的認識，瞭解和掌握使用電話的一般常識和程式，把這個“基本功”練好。

一、使用電話的一般程式

(一)打電話

一是打電話前要準備好電話內容。電話內容要提綱挈領，語言簡潔，一文一事，開門見山，落筆起句都點明通話的目的和結論。電話內容大體分為四個部分:電話的標題、接受電文的物件、電話的正文、簽發機關和日期。電話發出前必須經主管領導審查同意後，方可下發。如以機關名義下發的電話，必須經主要領導批准。打電話前預先準備好，通起話來才能突出重點，抓住中心，條理清楚，避免拉雜。

二是注意禮節。當電話接通後，要先問明對方是否是所要的單位，接著主動通報自己的單位、職務、姓名，然後，再客氣地問清對方的姓名、職務。在口授電話的內容前，先完成好“開場白”，可以增強雙方的親近感和責任感，便於檢查電話內容的落實情況，同時又能縮短通話時間。萬一發生電話貽誤，也有利於分清責任，總結教訓。

三是重要的電話內容要進行復述和核對。向下打的比較重要的電話內容，除了口齒儘量清楚外，對關鍵詞句要加以解釋。口授完畢後，一般要求對方複述一遍，防止筆誤和口誤。接收電話的人員在接完上級的重要電話後，應主動要求對方再複述一遍。實踐證明，這是糾正對方記錄錯誤的好辦法。

四是打不通的電話，要特別注意。有些一般的電話，一時接不通或找不到人，而自己又要處理其他事情，必須指定代理人代為轉達，但是事後要有檢查，有落實，防止遺忘，在時間允許的情況下，可以再次通知或提醒對方，以示重視。

(二)接電話

一要查明對方的單位、職務和姓名。接到電話後，要主動通報自己的單位、職務、姓名。如對方沒有通報單位、姓名、職務，要很客氣地詢問清楚。如対方通報了，自己沒有聽清楚，可以在通話前再詢問一遍，對方即使是上級機關的負責同志，也要堅持這樣做。這是為了便於萬一有什麼疑問時再請示或協調，也是為了防止壞人利用電話搞詐騙活動。

二要認真做好記錄。所接電話一般都應有記錄，包括髮話單位、授話人、主要內容等都要一一記清楚。記錄電話內容時，可採取速記法，先記在草稿紙上，爾後再工工整整地抄寫到《電話記錄本》上。俗話說，好記性不如爛筆頭。不要認為自己的記憶力強，不會忘記，而麻痺大意，草率從事。重要電話應主動要求對方複述，進行核對，防止遺漏。

三是接完電話應詢問對方“還有什麼要求”或者“還有什麼事情要辦”。這樣做，既是客氣，又是提醒對方。如對方沒有什麼要求和事情，最後說聲“再見”，如果是上級的電話，一般在對方放下電話後，自己再放電話。

四是接到要求找本單位領導或同事的電話，應先問明對方的單位、職務、姓名。但是不要問對方有什麼事。如對方要找的領導和同事不在，則可以問對方能否讓自己轉告，或者說，要不要等他回來後再給你打電話。

(三)電話內容的處理

如何正確處理好電話內容，是一個非常重要的問題。它在一定程度上反映了一個機關人員的思想素質、政治素質、業務水平和辦事能力。能否具備處理電話的能力，需要在實踐中鍛鍊、積累、提高。通常處理電話內容應注意以下三點。

一要分清電話內容的輕重緩急。不管是上級打來的電話，還是下級打來的電話，往往有許多內容都是與本級領導和機關有關的，但是要分清哪些是重要的，哪些是一般的，哪些是馬上就辦的，哪些是今後一段時間內抓好落實的，都必須認真仔細地區分清楚，靈活處置。電話內容處理得是否適當，主要取決於機關人員的政治嗅覺、政策水平和判斷能力。電話內容的份量區分清了，處理起來也就得心應手。

二是常見的幾種電話的處置辦法。一是緊急電話。任務比較緊急，時間比較緊迫的，必須立即報告。二是重要電話，事關政府全域性的，有一定影響的，必須及時報告。對緊急電話和重要電話，要以最快的速度，提出處理的辦法和建議，迅速向領導報告，待領導作出批示或口頭答覆後，再通知有關部門或有關人員處理。三是一般性電話，內容不是很重要，時間比較寬裕的，可以集中起來，向領導彙報或者在交班會上提出。凡是在自己職權範圍內的，又能夠處理的，應抓緊時間辦理，但是辦完後要向領導報告。四是業務性的電話，及時轉交各業務部門，由各業務部門提出落實意見，送領導審批後再具體辦理。

三要對電話內容的落實情況進行反饋。凡是上級電話指示中明確指出要有落實措施、處理結果和完成時限的，必須保質保量，按期完成，並將處理情況及時向上級報告。對下級的請求、報告和要求等，一定要有很強的時限觀念，能辦的馬上就辦，一時解決不了要及時回話。要防止“泥牛入海無訊息”，切實做到“及時答覆、馬上就辦”。

二、使用電話應注意的幾個問題

一要維護電話的嚴肅性。電話既然是一種辦公用具，就要維護其嚴肅性，防止和克服隨意性。在使用電話的過程中，要注意防止三種偏向：一是內容冗長，打電話的讀得口乾舌燥，接電話的記得筋疲力盡。二是通話次數多，通知一件事分幾次打。三是繁雜，電話內容中心不突出，顛三倒四。使用電話中要言簡意賅，切忌漫無邊際、信口開河，東一榔頭、西一棒子，更要注意不要有事無事利用電話嘮嗑。

二要講究禮貌、禮節。有的拿起電話，嗓門粗口氣大，命令式的佈置工作，下達任務;有的不耐煩，不細心;有的“巷子裡扛木頭一一直來直去”，態度生硬。因此，在打接電話過程中，要提倡文明用語，講究語言美。如“您好，請問貴姓?”“您找哪一位?”“您是哪一位?請稍等”等文明用語。接電話時，聽到鈴聲一響，應馬上接聽。打完電話，要說聲“再見”，對方放下電話後自己再放，以表示對對方的尊敬。

三要有嚴謹細緻的作風。無論是打、接電話，還是處理電話內容，都要以對工作高度負責的態度，認真嚴肅地對待，防止誤傳漏記、馬虎處理。特別是對一些重要電話，一定要按照程式辦理，該傳到哪級的傳到哪級，該呈報哪級領導處理的呈報哪級領導，切不可自作主張、擅自處理，或疏漏遺忘、壓而不報，給工作帶來被動和損失。

四要嚴格保密規定。機關使用的《電話記錄本》要妥善儲存，搞好交接，防止丟失;打、接電話時，音量適當，防止洩密。同時，在與外界的接觸中，不要洩漏機關內部的電話號碼，防止壞人通過有線電話竊密。