公司檔案管理辦法
公司檔案管理辦法
第一條 設立目的
為規範管理公司在工作中形成的各種具有儲存價值的檔案資料,有效地促進公司經營與發展,根據《中華人民共和國檔案法》相關規定,並結合公司的實際情況,制定本辦法。
第二條 工作原則
公司的檔案工作實行統一領導,分級管理的原則。各_____部門均應配備與工作需要相適應的專職或兼職檔案人員,集中統一管理本部門內部的所有檔案。
第三條 檔案範圍
1.含義:檔案是指在各種管理活動中,具有儲存價值的各種文字、圖表、資料、聲像等不同載體形成的材料;
2.具體範圍:本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄;決策層各種會議記錄、紀要;重要規章制度;重要的契約書、協議書、登記註冊檔案;重要的訴訟檔案;政府頒佈的各種許可證書;各種工程及技術資料、招投標檔案;財務會計資料;重要勞動人事資料;其它有關各單位歷史的檔案等。
第四條 檔案管理人員
本公司檔案管理採用集中與分散相結合的方式。全面性、綜合性的檔案資料由_____部整理,人事方面的檔案由_____部整理,各業務部門的合同、資料由各部門整理,會計檔案由_____部整理並自行歸檔管理。
第五條 具體管理措施
一、歸檔工作
1.歸檔原則_____原始、真實、合符規定。
(1)歸檔資料必須是公司在生產、經營、管理等活動中形成的原始記錄;
(2)資料應按歸檔範圍進行積累,確保完整、準確、系統,反映企業各項活動的真實內容和歷史過程;
(3)歸檔資料應按照國家和公司有關規定、標準和要求,進行整理、編目。
2.歸檔時間
(1)科學技術檔案(科研類、產品類、工程類、基本建設類、裝置儀器類)歸檔時間可視專案週期長短而定,週期短的專案可在科技檔案材料全部形成後一次歸檔。週期較長的專案可以按階段分批歸檔。
(2)文書檔案(行政管理類、經營管理類、生產技術管理類)應按年度歸檔,一般應在第二年上半年內歸檔。
(3)會計檔案應按年度歸檔,一般應在第二年二季度內歸檔。
3.具體內容
(1)立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內檔案要把正文和底稿、檔案和附件、請求和批覆放在一起卷內頁號一律在右角,案卷目錄找印_____份,卷內目錄列印_____份。
(2)案卷厚度一般在_____釐米至____釐米為宜。裝訂前要拆除金屬物,做好檔案材料的檢查,如有破損或褪色的材料,應當進行修補和複製,裝訂部位過窄及有字跡的材料,要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料,要按宗卷大小摺疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應當附上抄件,案卷標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,用毛筆或鋼筆書寫,字跡端正。
(3)根據卷內檔案之間的聯絡,還要進行系統排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等,檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內目錄組合而成。
(4)案卷按年代、機構排列,永久與長、短期案卷分開保管,要編上順序號及註明存放案卷年號與卷號。
二、管理工作
1.管理原則_____檔案的管理應遵循檔案的形成規律,保持檔案之間的有機聯絡,區分不同價值,便於保管和利用。
2.檔案分類
本公司檔案實行按保管期限分類法,具體如下:
(1)永久儲存檔案,包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定;重要的契約書、協議書、登記註冊檔案;重要的訴訟關係檔案;重要的政府許可證書;有關公司歷史的檔案;決算書和其他重要的檔案;
(2)儲存十年檔案,包括請示審批提案檔案,人事任命檔案,獎金工資與津貼有關檔案,財務會計賬簿、傳票與會計分析報表,以及永久儲存以外的重要檔案;
(3)儲存五年檔案,指不需要儲存十年的次重要檔案;
(4)儲存一年檔案,指無關緊要或者臨時檔案。如果是調查報告原件,則由所在部門主管負責確定儲存年限。
3.管理人員日常工作
(1)公司應配置儲存檔案的必要裝置,注意做好保密工作,檔案室的房門窗要堅固,並採取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。
(2)檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好檔案索引,以便於查詢。
(3)每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題及時採取補救措施,對破損或載體變質的檔案要及時進行修補和複製,確保檔案的安全。
4.檔案的銷燬
對於已失去作用的檔案要進行銷燬或用碎紙機進行處理。銷燬檔案材料要經過認真鑑定,確定銷燬的檔案材料必須列冊登記,送______審批後銷燬。
銷燬檔案材料時,必須指派專人監銷,防止失密。
第六條 檔案的利用
(1)借閱檔案採用審批制,並詳細登記,未經許可,任何人不準借閱,註明歸還日期,簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應詳細檢查有無損壞、缺頁等情況,經確認後方可借出。閱後完整按時歸還,歸還時同樣嚴格檢查,以明確責任;
(2)一般檔案須經______在《_______》上簽字批准後,方可借閱本部門有關的檔案資料;重要資料須經_____審批;密級檔案資料,須經______和______共同審批。
(3)原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料,特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關的檔案資料。須經_____審批。
(4)借閱人員需要影印、摘抄,須經_____批准,未經許可,不得擅自影印、摘抄。
第七條 附則
本辦法由________負責解釋,經_______批准後實施。
-
進口裝置合同7篇
合同是保護勞動者權益的重要法律文書,對於維護勞動關係穩定至關重要,通過簽署一份合同,交易的各方可以建立起可靠的法律關係,保證交易的合法性和權益的受到保護,下面是本站小編為您分享的進口裝置合同7篇,感謝您的參閱。進口裝置合同篇1本合同由下列雙方於_________...
-
村土地租賃合同最新6篇
合同的解釋應當根據合同條款和相關法律進行,雙方自願達成的合同是一份法律協議,下面是本站小編為您分享的村土地租賃合同最新6篇,感謝您的參閱。村土地租賃合同篇1甲方名稱:乙方名稱:(承包方)(受讓方)地址:地址:為了規範農村土地承包經營權流轉行為,維護流轉雙方當事人...
-
停車場的租賃合同7篇
通過合同,我們可以保證爭議的解決不會對雙方的合作繼續或中止帶來不必要的法律風險,在合同中規定交易的具體細則和約定,可以確保交易的順利進行,下面是本站小編為您分享的停車場的租賃合同7篇,感謝您的參閱。停車場的租賃合同篇1甲方:,身份證號碼:乙方:,身份證號碼:甲方...
-
返聘人員合同5篇
合同的存在可以規範雙方在爭議時的合作繼續或中止的程式和步驟,通過簽署一份合同,雙方承諾遵守合同中約定的條款,確保合同的有效性和履行,本站小編今天就為您帶來了返聘人員合同5篇,相信一定會對你有所幫助。返聘人員合同篇1甲方:乙方:鑑於乙方為退休人員,不具備勞動法...