公司檔案檔案管理措施

　　公司檔案檔案管理措施

確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。以下是本站為大家整理的公司檔案檔案管理措施參考資料，提供參閱，歡迎閱讀。

公司檔案檔案管理措施一

一、總則

1、技術檔案是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。

2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。

二、技術檔案的編制

1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品程式設計手冊、機械結構圖、程式設計器件燒寫檔案、可程式設計器件原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。

3)產品除錯階段:產品除錯手冊、產品焊裝明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。

2、技術檔案的技術要求和資料等必須貼合國家相關標準和規定要求。

3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。

三、技術檔案的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計檔案，並儲存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都必須重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。

3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。

四、技術檔案的歸檔

1、各相關負責人負責技術檔案的稽核和批准;技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、稽核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、稽核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。

3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。

5、用來儲存歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。

6、歸檔檔案時，須填寫《設計專案歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術檔案的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法堅持不具許可權的檔案。

2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可經過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。

3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得洩露借閱檔案的祕密。

4、如有特殊情景需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者洩漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

公司檔案檔案管理措施二

第一章：總則

一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規範化，結合實際情景，特制訂本制度。

二、本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。

三、切合公司實際，根據不一樣的制度資料編寫相應的規範化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。

四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每週有計劃、每月有總結的工作目標。

第二章：職責範圍

一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。

二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理彙編、資料資訊收集編撰等文字工作。

三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。

四、協調各部門之間的行政關係，為各部門工作開展供給相應的服務。

五、負責公司對內、對外公共關係的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋資訊和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。

七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如:名片印製、收發傳真等。

第三章：工作規範

一、辦公室工作規範包括儀容儀表規範、禮儀規範、言語規範、行為規範，相關規定按照員工守則細則執行。

二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規範開展工作。

第四章：辦公室事務管理

一、文書管理制度

檔案是文書的重要組成部分，檔案是各部門根據自我的職責範圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，檔案特指公司內外部發文檔案;而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上構成的，檔案是文書的延續。現把檔案、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。

(一)檔案管理制度

第一條：管理要點

1、為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。

2、檔案管理的範圍包括:上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。

3、制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等資訊;措辭規範，表達無歧義。

4、根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條：制度規範

1、檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。

　　3、公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。

7、辦公室管理人員對檔案借閱情景進行登記，做好借閱記錄並限期清退。

8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。

第三條：檔案管理流程設計

1、內部檔案管理流程:起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔

2、外部檔案管理流程:外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬

3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬

(二)文書管理制度

第一條：管理要點

1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理範圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁首頁尾，文字資料可根據文書具體資料進行調整。

4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，堅持紙質文件與電子文件的同步更新。

第二條：制度規範

1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學xxx度表;閱讀者需認真學習並簽名備註。

4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

5、根據文書的時效性和儲存的價值性，對文書進行整理銷燬;須上級審批同意，方可銷燬。

6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

第三條：流程設計

起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷燬

(三)檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類檔案、文書資料、其他應存檔的資訊資料。

3、根據文書整理和檔案整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案檔案櫃保管。

第二條：制度規範

1、應歸檔的檔案、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一專案文書材料集中整理，並貼上標籤。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，稽核經過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，異常是員工個人資訊、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條：流程設計

根據檔案、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條：管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程式，節儉辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證價效比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條：制度規範

1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公裝置的入庫登記由行政辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程式:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批准。

3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄;因特殊情景急需領用未填表登記，事後須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次彙總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

第三條管理流程設計

編制《需求計劃表》審批採購入庫登記發放

編制需求計劃統計申購情景月末清算彙總出庫登記

三、圖書管理制度

第一條：管理要點

1、為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規範圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。

3、根據圖書類別，對圖書進行編號，並製作目錄卡以備員工查閱。

第二條：制度規範

1、各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責採購圖書1-2次。

3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標籤並編號登記，註明購進日期、作者、出版社及其他有必要的專案。

4、按照規定時間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、塗寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。

第三條：管理流程設計

1、申購流程:填寫申購單→審批→採購→圖書入庫登記

2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單

四、會議管理制度

第一條：管理要點

1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動本事，進而規範會議管理。

2、根據公司實際及具體的情景，確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。

4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議程序的本事與水平，保證會議實效。

5、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，並遵守會議紀律。

6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。

第二條：制度規範

1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負責會議的召開並負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，列印並張貼。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理並歸檔。

5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外洩。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。

第三條：管理流程設計

會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:進取參與，做好會議記錄→會後:整理會議記錄→張貼→歸檔整理

五、清潔衛生管理制度

第一條：管理要點

1、為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。

2、按照規定，清潔人員完成所有規定專案，併到達相應潔淨標準。

3、辦公室管理人員為第一職責人，管理所有清潔專案並不定時對衛生進行堅持與維護。

第二條：制度規範

1、清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。

3、清潔衛生實行衛生職責制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。

5、值日生在規定時間內做好所有清潔專案，填寫《清潔衛生值日表》，監督員認真核實，並填寫《清潔衛生監督表》。

6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。

第三條：流程設計

安排清潔排班→完成清潔專案→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理

六、日常事務管理

(一)接待管理

第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規範有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、禮儀規範。

第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，並奉上茶水，做好一系列的後續工作。

第四條流程設計:接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走後清潔

(二)報刊收發整理

第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。

第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙並整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。

第四條：報紙每週更換一次，所有報紙每季度處理一次。

第五條：流程設計:收發報刊→整理→放置資料架→定期清理

(三)後勤管理

第一條：為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的進取性和主動性，根據實際嚴格制度。

第二條：後勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記彙總管理工作。

第三條：辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

第四條：根據外出工作人員情景，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

第五條：辦公室人員每週進行一次外出工作時間統計，每兩週進行一次考勤彙總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤彙總。

第六條：流程設計:監督→如實稽核→彙總登記→報表

(四)文化宣傳管理

第一條：負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。

第二條：根據需要，及時收集資訊、加工資訊，做好資訊傳遞工作。

第三條：關注國家政策法規，及時記錄政策動向，製作簡報以供學習。

第四條：收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上籤閱單進行進度跟蹤。

第五條：流程設計:獲取資訊來源→修改整理→張貼→學習→存檔

(五)其他事務

第一條：名片製作、收發傳真等其他事務。

第二條：負責公司文書的列印影印工作。

第三條：負責樹木花卉的養護工作。

第四條：協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。

附則

第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。

第二條：本辦法由總經理核准後實施，修改時亦同。

公司檔案檔案管理措施三

規範性檔案管理辦法

第一條：為提高我局規範性檔案的質量，確保規範性檔案的合法性，保護行政管理相對人的合法權益，根據《行政許可法》的規定，結合本局實際，制定本辦法。

第二條：本局依法制定，涉及管理相對人權利、義務，具有普遍約束力並可反覆適用的規定、辦法、細則、決定、通告等檔案的起草、審查、備案、登記、公佈，適用本辦法。

下列檔案不適用本辦法：

(一)部署工作，規範本機關、本系統內部工作的檔案;

(二)會議紀要。

第三條：規範性檔案資料應貼合下列規定：

(一)貼合法律、法規、規章的規定;

(二)貼合職權法定原則;

(三)與WTO原則或其他規範性檔案相協調，無地方保護和行業保護的規定。

第四條：規範性檔案不得創設下列事項：

(一)行政許可;

(二)行政事業性收費;

(三)行政處罰;

(四)行政強制措施;

(五)限制或者處分公民、法人或者其他組織的法定權益;

(六)法律、法規、規章規定之外的義務。

第五條：法制辦負責對規範性檔案進行監督和管理(包括規範性檔案的制定、審查、廢止、備案、清理、彙編等)。

第六條：規範性檔案原則上由業務工作機構指定專人負責起草。需報市政府或市人大批准的規範性檔案，應由業務工作機構組織起草小組進行起草。起草小組能夠吸納有關部門的人員、有關專業人員或社會團體的代表參加。

第七條：規範性檔案初稿構成後，應由負責起草的業務工作機構將以下材料提交法制辦審查：

(一)規範性檔案文字;

(二)制定規範性檔案的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題;

(三)制定規範性檔案的依據文字。

規範性檔案資料與其他行政機關職責相關聯的，還應供給與其他行政機關協商情景的說明。

第八條：法制辦應當在收到送審材料之日起7個工作日內提出審查意見。遇特殊情景，可再延長7個工作日。

第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規定，對規範性檔案進行審查並按下列規定處理：

(一)貼合本辦法第三條、第四條規定的，簽署同意意見後轉局辦公室進行文字把關;

(二)送審材料不貼合本辦法第三條、第四條規定的，將送審材料退回負責起草的業務工作機構，並書面說明理由;

(三)送審材料只存在立法技術問題的，予以修改並簽署同意意見後轉局辦公室進行文字把關。

第十條：凡資料涉及本辦法第四條規定事項之一的規範性檔案，經局辦公會議討論決定或局長批准後，由法制辦負責提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室按照有關規定進行登記審查：

(一)規範性檔案文字和提請審查的公函(一式兩份);

(二)制定規範性檔案的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題;

(三)制定規範性檔案的依據文字;

(四)本部門法制工作機構的書面意見。

規範性檔案資料與其他行政機關職責相關聯的，還應供給與其他行政機關協商情景的說明。

第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規定事項之一的規範性檔案，由主管局領導稽核經局長批准後簽發，並應自發布之日起7個工作日內由法制辦將下列材料送市政府法制辦公室進行備案審查：

(一)規範性檔案文字和提請審查的公函(一式兩份);

(二)制定規範性檔案的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題;

(三)制定規範性檔案的依據文字;

(四)本部門法制工作機構的書面意見。

負責起草規範性檔案的業務工作機構應當在規範性檔案釋出後3日內將第一款第(一)、(二)、(三)項材料交法制辦。

第十二條：規範性檔案除按本辦法第九條、第十條規定交市政府法制辦進行登記審查和備案審查以外，還應在釋出之日起3日內由負責起草的業務工作機構將規範性檔案文字一式五份交法制辦，由法制辦統一送市政府法制辦、市人大、上級質監局等部門備案。

第十三條：規範性檔案應當自發布之日起30日內在本局網站上公開，亦可同時採取其他方式公開。規範性檔案在本局網站的公開程式按照本局政務公開的有關規定執行。

第十四條：規範性檔案應自發布之日起30日後施行。確因特殊情景，不立即施行將有礙於規範性檔案正確施行的，可自發布之日起施行。

第十五條：規範性檔案目錄由法制辦按年編印發布，規範性檔案按政府每屆任期彙編一本。

第十六條：對違反本辦法的職責追究，按照《儀徵市規範性檔案制定與備案審查辦法》規定處理。

第十七條：本辦法由揚州市儀徵質量技術監督局法制機構負責解釋。

第十八條：本辦法自發布之日起施行。

公司檔案檔案管理措施四

機要檔案是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的檔案，機要檔案的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程式

(一)機要檔案由機要人員簽收、啟封、核對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，檔案應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。

(二)按領導籤批的範圍進行傳閱。

(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

(四)歸檔，交上級部門。

二、傳閱

(一)傳閱檔案要嚴格履行登記手續，按照檔案閱讀範圍進行傳閱。

(二)機要人員要隨時掌握檔案行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領導閱後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要檔案管理，防止檔案丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。

(二)對於機要檔案，要單獨存放，嚴加保管。

(三)借閱機密、祕密級檔案，需經辦公室主任批准;絕密級檔案一般不外借，確需借閱，需經分管領導批准。

(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密檔案留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密檔案，不得複製或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的檔案，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密檔案，應及時送交機要室登記歸檔。

(三)幹部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要檔案全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要檔案收回。