辦公室規章條例

第一條 為簡化學生會日常各項總結、報告的工作程式，保證各項規章制度的順利實施，提高工作科學性和規範性，方便換屆交接時順利完成和保證交接資料的完整，令檔案檔案管理更加簡明化、高效化、正規化，特制定本辦法。

第二條 學生會各部檔案應存放於辦公室祕書處指定的資料夾中，由祕書處統一保管。

第三條 學生會建立會議記錄的責任制度：

（一）學生會主席團會議由祕書長負責會議記錄；

（二）學生會全體學生幹部例會由祕書處負責會議記錄；

（三）辦公室祕書處每個月對會議記錄進行總結、整理，定期向學生會主席團會議報告。

第四條 學生會各部要設立部內專人進行對本部日常工作，例行會議及開展活動的記錄。各部所派專人須經學生會辦公室祕書處的培訓、指導，並接受祕書處監督管理。

第五條 記錄要本著詳實、客觀、準確、及時規範的要求認真執行，要準確記錄發生的時間、地點、參與人員及主要內容。

第六條 大型活動後，主要負責該項活動的學生會幹部，應將本次活動的全部材料及時整理，並裝訂成冊上交辦公室祕書處。

第七條 各部的總結及記錄經辦公室祕書處審查及核實後方可記錄在案，記錄在案的不允許改動。

第八條 為便於檔案的儲存和管理，學生會各部檔案交由辦公室祕書處時，應統一用A4紙張。若交磁碟，須由主管該部的主要學生幹部簽字後，交由辦公室祕書處統一列印。

第九條 建檔採取各部分別建立檔案制度，以備方便下屆瞭解各部工作情況及提高彙總、總結報告材料的高效性及準確性。

第十條 學生會各部對外發送書面檔案前須先到辦公室祕書處存檔。若事關緊急，可先發通知或檔案，再進行存檔。學生會各部向班長，團支書或通過班團例會發文，由主管（或主要幹部）簽字後，交辦公室祕書處轉發各班。

第十一條 學生會各部要求檢視或借閱檔案前，須向辦公室祕書處提交書面申請，並註明檔案的標題、型別、借用時間、歸還時間及負責人，由辦公室祕書處核查後方可查閱。

第十二條 在借閱檔案之前必須首先檢查檔案是否有缺頁、少頁、塗改等情況。如有則應立即向辦公室祕書處反映並由辦公室備案。各種檔案在檢視或借閱時，須保證整潔，不得損壞或遺失，違者由學生會辦公室祕書處給予通報批評，並由借閱人負責補充材料。

第十三條 學生會各部應在其任期內指定專人對本部在本屆學生會的各項工作加以記錄，以備換屆交接檔案之用，辦公室祕書處負責不定期對各部記錄進行抽查。

第十四條 本辦法自公佈之日起實施，學生會辦公室祕書處負責解釋權

學生會辦公室祕書處

20XX/10/16制