辦公用品管理規範
為規範公司日常辦公用品管理,降低辦公耗材的使用成本。特制定本管理制度:
1、適用範圍
1.1 本制度規定了辦公用品的管理內容,管理程式與考核要求。
1.2 本制度適用於辦公用品的採購、保管、領用等管理環節。
2、辦公用品包含日常工作所需用品、印製品等
2.1 日常辦公所需各種文具、電話、紙張、辦公桌椅、各類資料夾類物品,電腦、傳真、影印、印表機等裝置及配件、耗材。
2.2 印刷品指各類信紙信封、名片、帳冊、報表及產品資料、說明書等。
3、管理程式與要求
3.1 公司辦公用品實行限額採購、分類管理。
3.2 各部門所需辦公用品,由財務部指定專人採購及保管。
3.3辦公用品所需費用實行“核定指標,限額使用,限額採購,超額考核”的原則。費用指標由財務部根據部門工作性質及人員構成情況核定下達(各部門辦公費指標包括列印檔案、影印費),費用指標納入全面預算之內。
3.4 各部門所需的辦公用品,實行按月採購,使用部門必須提前以書面形式提出採購申請單(見附表1)並由部門領導稽核;行政辦公室彙總後報主管領導審批後方可由採購部進行採購。
3.5 公司通用(公用)的信紙信封、傳真紙、計算機列印紙、一次性茶杯等物品由行政辦公室根據使用量分批採購與保管。有關部門需要時須指定專人負責領用並辦理領用手續,費用按月結算。
4 、辦公用品採購管理
4.1 行政辦公室要根據公司下達的採購費用計劃,嚴格把好審批關,有效控制費用。
4.2 負責辦公用品採購人員,必須嚴格按照批准的採購計劃進行採購,不得盲目採購,造成積壓。
4.3 採購人員應熟知市場行情,要貨比三家在比質比價的基礎上選好供應商,努力降低採購成本。
4.4行政部對採購回來的價格、質量等進行監督。
5、 庫房管理
5.1 庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立賬冊。
5.2 採購人員購入的物品入庫必須附有合格證及入庫單,收票時要當面點清數目,檢查包裝是否完好,如發現短缺或損壞,應立即拆包清點數目,如發現實物與入庫單數量規格不符時,庫房保管員應向交貨人提出並通知有關負責人。
6 檢查與考核
6.1 採購人員必須樹立嚴謹的工作作風,確保採購的物品品種對路,庫存合理,開支適當,凡因採購人員粗心大意,多采購,造成積壓,每次扣20元。
6.2 採購人員購入的物品必須量適質優,凡購入的物品不合格,按損失金額的50%處罰。
6.3 財務部應嚴格掌握控制辦公用品領用範圍,堅決制止不合理開支,因工作失誤,造成不合理開支,每次扣罰部門或責任人30元。
6.4 各部門必須嚴格按照公司下達的辦公費指標及辦公用品開支範圍,根據本部門工作,合理申報計劃,有效控制辦公用品發放人員範圍。因管理不嚴,辦公用品被私人挪用,每次扣罰責任人30元。
6.5保管員應熟練業務,堅守崗位,服務熱情,無其他任務而服務不及時,每次扣10元。
6.6 上述檢查與考核工作由行政辦公室負責執行,其他部門如發現需考核的事項,可直接向行政主管進行舉報。
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