辦公用品規範化管理制度
一、目的:
為了降低辦公用品消耗,減少損失和浪費,使辦公用品管理規範化,特制訂本制度。
二、辦公用品範圍
2.1文具、紙張等文案用品;
2.1.1文案用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用繫個人使用保管的用品,如筆、筆芯、筆記本、膠棒等。部門領用系本部門共同使用的用品,如訂書機、計算器、剪刀等。
2.2辦公桌、椅、檔案櫃等用品;
2.3電腦、投影儀、印表機、影印機等辦公裝置以及公司集團手機卡。
三、辦公用品的申購及發放
3.1各部門每月25日向行政部提出採購申請,經行政部核對並申報同意後由行政部統一採購、管理及發放。
3.2購入的辦公用品須按類別,品種清點,驗收,統一入庫管理。
3.3辦公常備用品每月10日、20日兩天進行發放,領用時秉承以舊換新原則,由領用人簽字,說明物品名稱、數量等,以控制文具消耗。
3.4辦公裝置及桌椅等由財務部負責核實,行政部根據需要採買發放。
四、辦公用品的管理
4.1各部門應本著節約的原則使用辦公用品。
4.2任何人未經過允許不得擅自領取辦公用品,不得挪用辦公用品及其他物資。
4.3電腦、投影儀、印表機、影印機等辦公裝置及公司集團手機卡均由專人管理,如有遺失或損壞,應由管理人全權負責。
4.3.1電腦管理
保證機器的正常開關機;
嚴禁使用過程中冷關機,對硬碟造成損傷、縮短韌體的使用壽命;
嚴禁玩電腦遊戲、上網聊天;
嚴禁登陸不良網站及非法網站。
定期對電腦進行防毒;
使用完畢後請按照正常關機順序關閉主機及顯示器。
4.3.2印表機、影印機:
保證機器的正常開關機;
定期對裝置進行維護;
影印機連續工作正反面20張時,請待機8分鐘;
各部門應保證機器所需耗材、紙張充足,及時向行政部領用;
4.3.3投影儀
保證機器正常開關機;
關機後靜待風扇停止後方可切斷電源;
使用過程中保持良好的通風環境,不要堵塞通風口;
禁止傾斜90°角以上播放檔案;
使用時間超過兩小時需斷電休息10分鐘。
4.3.4集團手機卡
公司凡試用期滿的員工,必須統一使用公司的集團手機卡,否則不享受公司的話費補貼(特殊情況經經理批准後除外)。
集團手機卡領用者必須嚴格遵守使用制度,如有損壞、丟失,及時報行政部予以補辦、處理。
集團手機卡僅供領用者在公司任職期間使用,離職時必須到行政部辦理相關退還手續。
4.4辦公裝置管理者具有保管與維護責任,不得擅自委託他人保管。因特殊原因不能及時收回時,需指定專人負責保管。
4.5辦公裝置要注意維護保養,嚴格按操作規程進行操作,當裝置出現損壞時,須報直屬上級領導決定後方可修理。
4.6經檢查確認破損辦公器具、裝置已沒有修理必要時,辦公用品管理員向直屬上級領導請示,予以報廢處理。
4.7嚴禁把辦公用品帶回傢俬用。
4.8凡純屬人為原因致使辦公器具、裝置損壞或有意破壞者,追究其責任並照價賠償。
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