供電局檔案管理暫行辦法

平遠縣供電局檔案管理暫行辦法

    檔案管理工作是局管理基礎工作的組成部分，是維護本局經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。局檔案是指本局在各項活動中形成的具有儲存價值的各種形式的記錄，其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、財務管理、經營活動、勞動工資、教育培訓和黨、政、工、團工作等方面的材料。為規範局檔案材料的歸檔工作，完整、系統儲存企業檔案，認真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能，依法管理檔案事業，全面提高檔案工作的“三服務”水平。

    根據《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理辦法》、《國有企業檔案材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》，特制定我局檔案管理辦法。

    一．檔案材料的歸檔範圍

    我局在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有儲存價值的檔案材料應列入歸檔範圍，主要有：

    一）生產技術管理方面

    1、上級下達的技術性指示、命令、決議和決定；

    2、主要技術問題的請示和批覆；

    3、本單位近期電力規劃；

    4、有關生產技術和安全方面的規程制度；

    5、有關生產技術的年度計劃、工作總結和統計年報；

    6、有關生產技術管理，技術引進和技術改造等管理形成的各種檔案材料；

    7、有關生產排程、通報、自動化、安全監察、用電管理工作形成的各種檔案材料；

    8、質量管理、標準計量、資訊工作等管理中形成的各種檔案材料。

    二）計劃統計方面：有關各種計劃統計年報表和計劃管理、統計分析活動形成的各種檔案材料。

    三）勞動工資方面：有關定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種檔案材料及名冊、年報表。

    四）財務管理方面：有關財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和檔案等。

    五）教育培訓方面：有關幹部、職工教育和技能培訓的檔案等。

    六）黨、政、工、團工作方面：有關黨務工作以及組織，紀檢監察、宣傳、人事、保衛工作所形成的各種檔案材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種檔案材料等。

    七）基本建設（工程）方面：是指工程建設過程中形成的各種形式的資訊記錄，包括工程準備階段檔案、監理檔案、施工檔案、竣工圖和竣工驗收檔案。

    八）裝置、儀器方面：有關裝置供貨合同、裝置廠試驗報告、合格證、說明書等出廠檔案材料。

    九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經濟合同、技術合同、購電合同、併網協議等合同、協議。

    十）歸檔：檔案材料主要包括紙張，光碟、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。

    二．歸檔時間

一）各項管理工作中形成的檔案材料，應在第二年第一季度內，將應歸檔的檔案材料組成保管單位，由各職能部門負責人審查後，交辦公室歸檔。

二）基建專案檔案在其專案鑑定，竣工驗收後三個月內歸檔，週期長的可分階段，單項歸檔。

    三）會計檔案材料在會計年度終了後由財務部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔，保管一年後由財務部門編造清冊，經部門負責人審定後移交檔案部門保管。

    四）重要會議（如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等）檔案材料應在會議結束後十五日內交辦公室整理歸檔，重要會議記錄應在第二年的一月份交辦公室歸檔。

    五）合同、協議簽訂後移交一份給辦公室歸檔。

    六）重要裝置、儀器開箱時，有關業務部門應在檢查驗收裝置出廠技術檔案材料，在開箱驗收後即時登記，安裝除錯後歸檔。

    七）局員工外出參加公務活動形成的檔案材料應在活動結束後及時歸檔。

    八）光碟、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的檔案材料在工作結束後及時歸檔。

    九）下列檔案材料應隨時歸檔

    1、縣級供電企業體制改革形成的檔案資料包括接管代管縣由供電企業的有關情況、檔案、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的檔案材料。各職能部門專（兼）職資料員在檔案材料形成後及時移交辦公室歸檔。

    2、變更、修改、補充的檔案材料。

    3、內容機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的檔案材料。

    4、企業產權變動過程中的檔案材料。

    5、其他臨時性活動形成的檔案材料。

    三．檔案材料的歸檔要求

    一）歸檔的檔案材料必須準確地反映企業在各項活動的真實內容和歷史面目。

    二）生產建設活動中形成的科技檔案材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄影、磁碟、光碟等），由專案負責人指定有關人員負責收集、整理後交辦公室歸檔保管。

    三）各項管理工作中形成的檔案材料，由各職能部門按其生產範圍，指定有關人員負責收集整理後交辦公室歸檔。

    四）歸檔檔案應為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的檔案材料。檔案材料歸檔後不得更改。

    五）歸檔檔案應齊全完整，已破損的檔案應予修整，字跡模糊或易褪變的檔案應複製。

    六）辦公室在接收歸檔材料時應全面檢查歸檔檔案的質量。交接雙方應認真核對移交清冊，並履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。

    四．檔案資料檔案的保密管理

    一）對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領導批准，只准在檔案室查閱。

二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經局辦公室領導批准。

    三）非財務部人員查閱會計檔案，須經局財務部領導批准。

    四）檔案資料未經批准，不準擅自影印，經批准同意借出或影印的檔案，不準轉借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得帶出局外，更不得劃道填字、塗改、損壞檔案。

    五）外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，須經局辦公室領導批准後方可查閱。

    五．各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作，應納入各項工作計劃、議事日程和有關人員崗位責任制。