檔案管理員職責

檔案管理員

1.證照借閱與歸還

A.借合同原件：

借閱人——

領導簽字的“借閱公司證照安全責任承諾書”

在紙質版的登記簿上簽名

出借人：

B.借合同影印或掃描：

借閱人——

在紙質版的登記簿上簽名

C.借公證件：

借閱人——

領導簽字的“借閱公司證照安全責任承諾書”

紙質版登記

在紙質版的登記簿上簽名

D.借證照原件：（閻）

借閱人——

領導簽字的“借閱公司證照安全責任承諾書”

電子版登記

在紙質版的登記簿上簽名

E.合同與證照歸還

出借人——

銷紙質版和電子版的登記

工作步驟：在“移交目錄”表格中查合同號/專案名稱，找到編號，查相應的櫃子。

工作注意：檔案櫃子分佈見登記簿首頁/查詢件電腦表格

如果合同無法找到讓其找財務/每次發現檔案袋裡檔案資料與卷內目錄不一致，做好記錄。

2.檔案接收與歸檔

各部門會不定時的移交一些材料，做好移交記錄。

如果已經建立檔案，及時歸檔，並且更新卷內目錄。（區別之前的字型顏色）

3.業務資料錄入

及時將除錯報告、質檢報告、技檢報告、新梯交接單錄入績效考核表。

錄完放入櫃子，達到一定量及時打包，打包前需要有完整電子版。

工作重點：及時錄入，尤其是每月6號前。

4.他人離職簽字

他人離職要查閱借閱電子記錄，看是否歸還。

5.三種報告整理

同一個專案下的三種報告歸檔到一起。

做好電子版登記。