電子政務工作電子檔案管理工作心得體會

電子政務是指運用資訊及通訊網路技術打破行政機關的組織界限，優化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態，實現政府、非政府組織、企業和公民之間的良性互動。電子政務系統實質上是政府辦公自動化在範圍和功能方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統中，公文的起草、稽核、簽署、釋出以及收文辦
理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統中執行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由於這些公文是通過電子政務公文處理平臺產生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式並不能簡單套用紙質檔案的歸檔和管理方法，而應將電子檔案的管理功能嵌入電子政務系統之中，實行文件一體化管理與全過程管理等方式，並採取多種措施，以確保電子檔案的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統的檔案與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，並且兩個流程之間是通過檔案實體的交接而銜接的。而文件一體化管理是按照檔案生成與執行規律，採取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理檔案。文件一體化管理與傳統檔案和檔案管理相比較，最大的區別是通過對檔案和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程式上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重複性作業。

一、電子檔案管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子檔案的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照檔案的生成、積累、鑑定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子檔案，那麼電子檔案的真實性就難於保證了，電子檔案的流失也是不可避免的，並且還會造成部分的重複勞動。因為電子檔案在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；
有些在檔案形成時已提取了主題詞，檔案歸檔之後還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質檔案管理系統中後期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對於電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從檔案生命週期的“前端”就開始控制檔案的歸檔活動。具體來說，在檔案系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；
就應該考慮歸檔與歸檔後文件管理的需求，將集中管理一份檔案的所有相關資訊作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之後，將相關檔案實時歸檔。並且要求使用者及時著錄和鑑定檔案資訊，並且把著錄、鑑定資訊與電子檔案之間建立聯絡，以保證檔案歸檔時，將該電子檔案與相關資訊一併移交或傳送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據電子檔案的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子檔案從產生到永久儲存或銷燬進行全過程和全方位的管理，以確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。

電子檔案全程管理原則具體應該體現在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統的設計與執行、管理制度的內容和執行等方面。以電子檔案管理系統對檔案流程各階段的管理和監控為例：設計的系統應對產生於機構內部各部門及其應用系統上的電子檔案進行統一的歸口登記、分類、鑑定，同時監控和記錄針對檔案的一切操作，如檔案的創立、登記、修改、稽核、簽署、分發等。而且，對檔案進行的技術操作，包括操作平臺的轉換、儲存位置的改變等都應該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對於證明和保證電子檔案的行政有效性和法律證據性都有著重要的作用。

二、電子公文的真實性保障

判斷傳統檔案的真實性，主要考察兩個方面：一是檔案載體的原始性；
二是檔案形式的原始性，其主要是指具體的檔案內容、字型、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發生了變化，就可以對檔案的真實性表示懷疑。但判斷傳統檔案真實性的準則並不適用於電子檔案，因為一是電子檔案的載體與其資訊是可以分離的，載體的不固定性，使得電子檔案不再具有傳統意義上的“原件”的概念；
二是電子檔案的更改可以不留痕跡，複製起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子檔案的真實性必須更多地著眼於其內容的真實性，主要是認定檔案是否就是當時當人當事形成的，主要關注的是其本質的要素保持不變。國際上的一般做法是採用法定程式對電子檔案的生命週期進行全過程管理，並通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿電子檔案從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數字資訊的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般可採取的措施是：

2.1在計算機系統中設定安全防護技術措施

一是建立對電子檔案操作者的身份識別與訪問許可權的控制，防止非法侵入。

二是設定操作日誌 ，自動記錄實施操作的人員、時間、內容等。

三是對電子印章、數字簽署等採取防止非法使用的措施。在國家立法機構正式頒佈有關電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子檔案，歸檔時應附加有法律效力的非電子檔案簽章。

2.2身份識別技術

身份識別技術主要用於正確識別通訊使用者或終端的個人身份。最常
用的方法是給每個合法使用者一個“通行字”，代表該使用者的身份。通行字一般由數字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法使用者要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與儲存在系統內有關該使用者的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法使用者，就可接受他對系統進行訪問；
如果驗證不合法，計算機就會拒絕該使用者對系統進行訪問。

2.3防寫技術

將數字資訊檔案設定為“只讀狀態”，在這種情況下，使用者只能從計算機上讀取資訊，而不能對其作任何修改，可以有效地防止使用者更改數字資訊內容，從而達到保護其真實性的目的。

三、電子公文的完整性保障

傳統檔案的完整性保障主要是通過鑑別檔案最初形成的資訊內容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據所要求的各要素。而電子檔案的顯示，卻隨著使用軟體的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子檔案的資訊與其載體又是可以分離的，因而使得傳統檔案完整性的判斷標準不再適用於電子檔案。

目前比較一致的看法是，電子檔案的完整性一是指電子檔案和與之具有有機聯絡的其他相關檔案數量齊全；
二是指每一份電子檔案的內容、結構和背景資訊沒有缺損。為此，要求電子檔案歸檔時，有關電子檔案的支援軟體和軟體的支援文件、以及有關的元資料都應同時歸檔。在同一活動中，有時除了形成電子檔案之外，還可能形成一些紙質檔案，為保持這些檔案之間的有機聯絡，確保同一活動中形成的電子檔案管理的資訊完整性，應儘可能將這些紙質檔案作數字化處理，作為電子檔案一併儲存。對於在不同應用系統中分散形成的、不同媒體的內容相關的電子檔案，如有關同一事件的電子檔案一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關資料庫中，則應收集齊全並保持有機聯絡。在電子政務系統中按公文處理流程生成的公文，其構成要素包括檔案處理單、原文、附件、電子檔案的紙質拷貝件等，都應納入歸檔的範圍。

四、電子檔案的可讀性保障

電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統上形成的。其內容格式及資料結構不盡相同。這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法的不同。又由於計算機技術的飛速發展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬體技術不久就有可能過時，以致新的軟硬體無法讀取原先儲存的資料，所以為保證數字資訊檔案長期可存取性，建議採取以下幾種措施：

4.1採用通用技術

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統一，這將給今後利用工作帶來許多的困難。所以在電子檔案歸檔時，應把屬於特殊格式的電子檔案轉換成通用的檔案格式；
或將電子檔案建立在通用的資料平臺上，以消除由於技術不同或技術過時所帶來的影響。一般文字型電子檔案以ml文件和rtf、tt為通用檔案格式；
影象電子檔案以jpeg、tiff為通用格式；
影像資料以mpeg、avi為通用檔案格式；
音訊電子檔案以wav、mp3為通用檔案格式；
多媒體音像資料以mpeg、avi為通用檔案格式。

4.2打包儲存法

打包儲存法就是在儲存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟體及其應用系統一併儲存，並與電子檔案儲存在一起。在使用該電子檔案時，可運用與該電子檔案儲存在一起的這些軟體系統進行讀取。此法一般是針對那些無法轉換為通用檔案格式的電子檔案，如用音訊裝置獲得並經過計算機處理的動態影像檔案，應注意收集其非通用格式的壓縮演算法和相關軟體。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術環境下，適時重寫資訊資料，防止由於儲存載體物化效能變化而引起的資訊丟失，這也是電子檔案長期儲存的一種基本方法，此法目前已大量地應用於磁碟、光碟、磁帶檔案資訊的長期儲存上，但它不能解決電子檔案由於計算機軟硬體過時所引起的長期儲存問題。

4.4再生性儲存法

再生性儲存法是指將技術過時的儲存在磁性載體或光碟上的電子檔案管理，適時地轉移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計算機軟硬體技術讀取，從而避免了計算機軟硬體過時所帶來的麻煩，並能很好地保證電子檔案長久的可讀性。其不足之處是失去數字化資訊可遠距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點。而且，有些電子檔案資訊，如聲音資訊、視訊資訊、超文字資訊、多媒體資訊等也無法轉移到紙上或縮微品上。

4.5遷移法

遷移法就是將數字資訊從一種技術平臺轉換到另一種技術平臺上的複製方法，它是計算機軟硬體變化適時改變數字資訊格式的一種處理過程。這一過程使得數字資訊在將來也可以被讀取。遷移也意味著資料資訊從一個儲存載體轉移到另一個儲存載體上，以進行數字資訊的長期儲存與讀取。採用遷移法，通常是將對軟體依賴性強的格式遷移到對軟體依賴性低的通用格式上。或者將數字資訊從品種繁多的格式遷移到易於管理的標準格式中。目前遷移技術被認為是保護數字資訊長期存取的必須和恰當的選擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計算機技術的升級，還應適時再遷移，從而使數字資訊隨技術更新而一代一代地向下流存。

以上介紹的幾種方法，一般地說，對於使用頻率很高、軟硬體技術未過時的、僅是儲存載體理化效能發生變化的，可採用拷貝法；
對於使用頻率較高、軟硬體技術已快過時的，可採用遷移法；
對於使用頻率較低、軟硬體技術已快過時的、並且確有長期儲存價值的數字資訊可用再生儲存法。

五、電子檔案的安全性保障

建立健全科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞資訊失真的隱患，這也是確保電子資訊檔案真實可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子檔案是由人制作的，其管理和利用都要按人的意願進行。因此對參加電子檔案製作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度，以約束涉及電子檔案與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規範是保證數字資訊保安的一項極為重要的措施。

5.2加強對電子檔案製作和管理人員的管理和教育

在電子檔案的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子檔案人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓等途徑，提高他們對保證電子檔案和檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學管理電子檔案的素質，增強他們工作的責任感，並樹立一絲不苟的工作作風。

5.3建立全過程的管理制度

要實現電子政務環境下電子檔案的科學管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；
為保證電子公文的真實性、完整性、可讀性與安全性，就必須採取一系列相應的技術措施和手段，以確保管理目標的實現。

電子檔案從形成到電子檔案管理的開發利用，中間要經過很多環節，哪一個環節出了問題，都會影響到電子檔案的真實可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環節的職責要求，就顯得非常重要。如電子檔案形成之後，要及時收集積累，以防分散狀態下發生資訊丟失；
電子檔案歸檔時，要嚴格檢查相關檔案是否收集齊全，否則就會給將來利用帶來困難和麻煩；
遷移時，要認真檢查是否發生資訊丟失。任何環節的疏忽，都將對數字資訊的真實性與可靠性造成危害。